Идет загрузка документа (231 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Опись [дел постоянного, длительного хранения]

ЛІГА:ЗАКОН
Шаблон от 25.02.2015

_______________________________________________________________
(найменування установи)
_______________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

ОПИС N ___

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)

N з/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати у справі (томі, частині)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Кількість архівних електронних документів

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

До опису внесено ________________________________________________________________ справ
                                                                                             (цифрами і словами)
з N _________________________ по N ________________________________________, у тому числі:
_____________________________________________________ справ з паперовим носієм інформації;
                                               (цифрами і словами)
_________________________________________________ справ з паперовим і електронним носіями
                                       (цифрами і словами)
інформації (одночасно).

Архівні електронні справи містять _______________________________________________________
                                                                                                                                             (цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: _____________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери _____________________________

Найменування посади укладача опису

____________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
служби діловодства установи________
_________________________________
  (підпис)   (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.

Передав ________________________________________________________________________ справ
                                                                                          (цифрами і словами)
та _______________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**,
                                      (цифрами і словами)
у тому числі:
справи, що містять архівні електронні документи
____________________________________________________ за номерами ______________________
                                                      (цифрами і словами)

Найменування посади
працівника структурного підрозділу

____________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Прийняв ________________________________________________________________________ справ
                                                                                               (цифрами і словами)
та _________________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів,
                                          (цифрами і словами)
у тому числі:
архівних електронних справ _____________________________________________________________
за номерами __________________
                                   (цифрами і словами)

Керівник архіву
(особа, відповідальна за архів) установи

____________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

____________
* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.

** Передаються разом зі справами служби діловодства.

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
_______ ________________________
     (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата   Відбиток печатки установи із
           зазначенням ідентифікаційного коду

АКТ
_____________ N _____
_____________________
          (місце складання)

Про вилучення для знищення електронних документів,
не внесених до Національного архівного фонду

На підставі
_____________________________________________________________________________________
                                          (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_____________________________________________________________________________________
                                                             або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили
практичне значення, документи фонду N __________________________________________________
                                                                                                                                              (назва фонду)

N з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів
(номенклатур)
за рік
(роки)

Індекс справи
(тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи
(тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом __________________________________________________________ справ за _________ роки.
                                                                 (цифрами і словами)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності електронних документів

____________
(підпис)

________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК (ЕК) державної архівної установи,
архівного відділу міської ради
_______________ N _____

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
 
_______________ N _____

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _________ роки схвалено (протокол від __________ N __________).

Документи в кількості _____________________________________________________________ справ
                                                                                                                   (цифрами і словами)
знищено шляхом видалення файлів методом, який не дозволяє відновлення інформації.

Найменування посади особи, яка знищила електронні документи

____________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

Найменування установи

Фонд N _________

ОПИС N ________
справ постійного зберігання
за ____ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи
________ __________________________
    (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки установи із
            зазначенням ідентифікаційного
            коду

_____________________________________________________________________________________
(найменування розділу або структурного підрозділу установи)

N з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Кількість архівних електронних документів

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

До опису внесено ______________________________________________________________ справ
                                                                                               (цифрами і словами)
з N ___________________ по N ___________________, у тому числі:
___________________________________________________ справ з паперовим носієм інформації;
                                          (цифрами і словами)
_______________________________________________ справ з паперовим і електронним носіями
                                         (цифрами і словами)
інформації (одночасно).

Архівні електронні справи містять ______________________________________________________
                                                                                                                         (цифрами і словами)
архівних електронних документів,
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери ____________________________, пропущені номери _________________________

______________________________
(найменування посади укладача опису)

____________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
_______________ N _____

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК архіву*
_______________ N _____

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК установи
_______________ N _____

Прийнято на постійне зберігання _________________________________________________ справ
                                                                                                                    (цифрами і словами)
з N ___________________ по N ___________________, у тому числі:
__________________________________________________________ архівних електронних справ,
                                                  (цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
                                                                    (цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери _________________________, пропущені номери ____________________________

Разом за цим томом опису прийнято на постійне зберігання
___________________________________________ справ з N _____________ по N ____________,
                                                (цифрами і словами)
у тому числі: _______________________________________________ архівних електронних справ,
                                                                (цифрами і словами)
що містять ____________________________________________ архівних електронних документів,
                                                              (цифрами і словами)
номери архівних електронних справ: ___________________________________________________,
літерні номери __________________________, пропущені номери ___________________________

Зберігач фондів

____________
(підпис)

________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач відділу (архівосховища)

____________
(підпис)

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

____________
* Для установ, що є джерелами комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад.

 

Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради _________

__________________________________________________
__________________________________________________
(найменування державної архівної установи, архівного відділу міськради)

Код установи _________

__________________________________________________
__________________________________________________
(найменування установи і структурного підрозділу)

 

Ф.        N ______________

Оп.       N ______________

Справа N ______________

Архівна електронна
справа N ____________, том N ______

_____________________________________________________________________________________
(заголовок справи)

_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(дата)

Зберігати _______________________

N з/п

Індекс електронного документа

Дата електронного документа

Заголовок електронного документа

Ім'я файла архівного електронного документа

Примітка

1

2

3

4

5

6

Разом ________________________________________________________________________ архівних
                                                                                            (цифрами і словами)
електронних документів.

Найменування посади особи, яка сформувала справу

____________
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ N ______________

N з/п

Індекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів

Ім'я файла архівного електронного документа

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

Разом:
___________________________________________________________________________ документів,
                                                                    (цифрами і словами)
____________________________________________________________________ аркушів документів,
                                                               (цифрами і словами)
____________________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
                                                            (цифрами і словами)

______________________________
(найменування посади укладача опису)

____________
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
юридичної особи
________    ________________________
    (підпис)       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки установи із
            зазначенням ідентифікаційного коду

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________    ________________________
    (підпис)       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки установи із
            зазначенням ідентифікаційного коду

АКТ
_______________ N __________
___________________________
                (місце складення)

ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

У зв'язку із ___________________________________________________________________________
                                                             (закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
                                                                              (найменування юридичної особи)
а ____________________________________________________________________________ приймає
                                                                              (найменування архіву)
документи фонду N ______ назва ________________________________________________________
___________________________________________ за _________________________________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них:

N з/п

Номери і назви описів

Кількість примірників кожного номера опису

Кількість справ (документів)

Кількість архівних електронних справ (документів)

Кількість страхових копій

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

Номери відсутніх справ ________________________________________________________________

Всього прийнято _____________________________________________________ справ (документів);
                                                                             (цифрами і словами)
__________________________________________________ од. зб. архівних електронних документів;
                                             (цифрами і словами)
_________________________________________________________________ од. зб. страхових копій.
                                                              (цифрами і словами)

Передавання здійснив:
______________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)  

___ ____________ 20__ р.

Приймання здійснив:
______________________________________
  (найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Зміни до облікових документів внесено

________________________________
                  (найменування посади)

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

____________

Опрос