Порядок заполнения реквизитов регистрационно-контрольной карточки электронного документа

N з/п

Реквізити

Пояснення до заповнення

1

2

3

1.

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

2.

Автор
(кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

3.

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою-автором, автоматично додається до РКК з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

4.

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою-автором, автоматично додається з документа, що надійшов або надсилається

5.

Дата надходження

дата надходження документа формується автоматично під час створення РКК вхідного документа установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом

6.

Індекс вхідного документа

індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом

7.

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

8.

Резолюція

додається автоматично при створенні резолюції: основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

9.

Відповідальний виконавець

додається автоматично при створенні резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

10.

Строки виконання

проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

11.

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді (за необхідності - час виконання)

12.

Ім'я файла проекту електронного документа та посилання на нього

зазначаються ім'я файла проекту та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

13.

Ім'я файла електронного документа та посилання на нього

зазначаються ім'я файла та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

14.

Ім'я файла XML-документа та посилання на нього

зміст посилання може мінятися залежно від стану і статусу електронного документа: вихідний; для оперативного зберігання; архівний

15.

Кількість аркушів у створеному документі

зазначається кількість аркушів у примірнику електронного документа з паперовим носієм інформації

16.

Строк зберігання електронного документа

строк зберігання зазначається відповідно до типових або галузевих переліків

17.

Відмітка про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів

зазначаються новий строк зберігання документів, дата та номер протоколу засідання експертної комісії установи, на якому прийнято рішення щодо збільшення тимчасового строку зберігання документів

Конвертація електронного документа

18.

Ім'я файла конвертованого електронного документа та посилання на нього

формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

19.

Дата конвертування електронного документа

зазначається фактична дата проведення конвертування документа

20.

Дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів

додаються з відповідного акта про конвертування електронних документів

21.

Ім'я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на нього

формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

22.

Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила конвертування

додаються із акта про конвертування

23.

Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила контроль за виконанням конвертування

додаються із акта про конвертування

24.

Формат файла до конвертування

додається із акта про конвертування

25.

Формат файла після конвертування

додається із акта про конвертування

26.

Версія конвертування

додається із акта про конвертування

27.

Дата знищення файла конвертованого електронного документа

додається із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

28.

Дата та індекс акта про знищення файла конвертованого електронного документа

додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

29.

Прізвище, ініціали та посада особи, що здійснила знищення файла конвертованого електронного документа

додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа

30.

Дата та індекс електронного звіту технічної перевірки електронних документів

додаються із звіту про технічну перевірку електронних документів

31.

Ім'я файла звіту технічної перевірки електронних документів та посилання на нього

формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи

Контроль за виконанням електронних документів

32.

Дата та час прочитання повідомлень про надходження виконавцем

відомості, зазначені у пунктах 32 - 37, формуються автоматично засобами ІАС та визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС та її модернізації

33.

Дата та час надходження пропозицій (зауважень)

34.

Дата та час внесення зміни до проекту електронного документа

35.

Дата та час ознайомлення виконавця з електронним документом

36.

Дата та час ознайомлення виконавця з пропозиціями (зауваженнями)

37.

Дата та час ознайомлення виконавця з проектом електронного документа

Архівні реквізити

38.

Номер опису справ структурного підрозділу

дані, зазначені у пунктах 38 - 49, додаються із відповідного опису справ

39.

Дата складання опису справ структурного підрозділу

40.

Номер електронної справи за загальним порядком справ в структурному підрозділі

41.

Номер тому електронної справи

42.

Індекс електронної справи (тому, частини)

43.

Заголовок електронної справи (тому, частини)

44.

Строк зберігання електронної справи (тому, частини), стаття за переліком

45.

Номер фонду

46.

Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради (за ЄДРПОУ)

47.

Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради

48.

Ідентифікатор країни походження

49.

Код установи (за ЄДРПОУ)

50.

Дата та індекс електронного повідомлення про отримання/відхилення електронного документа

додаються із електронного повідомлення

51.

Прізвище, ім'я та посада особи, яка отримала електронне повідомлення про отримання/відхилення електронного документа

вибираються із списку осіб, відповідальних за отримання електронних повідомлень, що міститься в ІАС установи