ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа
N з/п | Реквізити | Пояснення до заповнення |
1 | 2 | 3 |
1. | Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
2. | Автор | під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
3. | Дата документа | дата, що проставляється на документі установою-автором, автоматично додається до РКК з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
4. | Індекс документа | індекс, присвоєний документу установою-автором, автоматично додається з документа, що надійшов або надсилається |
5. | Дата надходження | дата надходження документа формується автоматично під час створення РКК вхідного документа установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом |
6. | Індекс вхідного документа | індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем (адресатом). Також заноситься в РКК вихідного документа відправника на підставі електронного повідомлення про отримання вхідного документа адресатом |
7. | Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
8. | Резолюція | додається автоматично при створенні резолюції: основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
9. | Відповідальний виконавець | додається автоматично при створенні резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
10. | Строки виконання | проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
11. | Позначка про виконання | короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді (за необхідності - час виконання) |
12. | Ім'я файла проекту електронного документа та посилання на нього | зазначаються ім'я файла проекту та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
13. | Ім'я файла електронного документа та посилання на нього | зазначаються ім'я файла та посилання на нього, формат якого визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
14. | Ім'я файла XML-документа та посилання на нього | зміст посилання може мінятися залежно від стану і статусу електронного документа: вихідний; для оперативного зберігання; архівний |
15. | Кількість аркушів у створеному документі | зазначається кількість аркушів у примірнику електронного документа з паперовим носієм інформації |
16. | Строк зберігання електронного документа | строк зберігання зазначається відповідно до типових або галузевих переліків |
17. | Відмітка про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів | зазначаються новий строк зберігання документів, дата та номер протоколу засідання експертної комісії установи, на якому прийнято рішення щодо збільшення тимчасового строку зберігання документів |
Конвертація електронного документа | ||
18. | Ім'я файла конвертованого електронного документа та посилання на нього | формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
19. | Дата конвертування електронного документа | зазначається фактична дата проведення конвертування документа |
20. | Дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів | додаються з відповідного акта про конвертування електронних документів |
21. | Ім'я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на нього | формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
22. | Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила конвертування | додаються із акта про конвертування |
23. | Прізвище, ініціали та посада особи, яка здійснила контроль за виконанням конвертування | додаються із акта про конвертування |
24. | Формат файла до конвертування | додається із акта про конвертування |
25. | Формат файла після конвертування | додається із акта про конвертування |
26. | Версія конвертування | додається із акта про конвертування |
27. | Дата знищення файла конвертованого електронного документа | додається із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
28. | Дата та індекс акта про знищення файла конвертованого електронного документа | додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
29. | Прізвище, ініціали та посада особи, що здійснила знищення файла конвертованого електронного документа | додаються із акта про знищення файлів конвертованого електронного документа |
30. | Дата та індекс електронного звіту технічної перевірки електронних документів | додаються із звіту про технічну перевірку електронних документів |
31. | Ім'я файла звіту технічної перевірки електронних документів та посилання на нього | формат посилання на ім'я файла визначається на етапі розробки технічного завдання на створення ІАС установи |
Контроль за виконанням електронних документів | ||
32. | Дата та час прочитання повідомлень про надходження виконавцем | відомості, зазначені у пунктах 32 - 37, формуються автоматично засобами ІАС та визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС та її модернізації |
33. | Дата та час надходження пропозицій (зауважень) |
|
34. | Дата та час внесення зміни до проекту електронного документа |
|
35. | Дата та час ознайомлення виконавця з електронним документом |
|
36. | Дата та час ознайомлення виконавця з пропозиціями (зауваженнями) |
|
37. | Дата та час ознайомлення виконавця з проектом електронного документа |
|
Архівні реквізити | ||
38. | Номер опису справ структурного підрозділу | дані, зазначені у пунктах 38 - 49, додаються із відповідного опису справ |
39. | Дата складання опису справ структурного підрозділу | |
40. | Номер електронної справи за загальним порядком справ в структурному підрозділі | |
41. | Номер тому електронної справи | |
42. | Індекс електронної справи (тому, частини) | |
43. | Заголовок електронної справи (тому, частини) | |
44. | Строк зберігання електронної справи (тому, частини), стаття за переліком | |
45. | Номер фонду | |
46. | Код державної архівної установи, архівного відділу міської ради (за ЄДРПОУ) | |
47. | Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради | |
48. | Ідентифікатор країни походження | |
49. | Код установи (за ЄДРПОУ) | |
50. | Дата та індекс електронного повідомлення про отримання/відхилення електронного документа | додаються із електронного повідомлення |
51. | Прізвище, ім'я та посада особи, яка отримала електронне повідомлення про отримання/відхилення електронного документа | вибираються із списку осіб, відповідальних за отримання електронних повідомлень, що міститься в ІАС установи |