Идет загрузка документа (555 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Список юридических лиц, в деятельности которых не образовываются документы национального архивного фонда

ЛІГА:ЗАКОН
Шаблон от 23.05.2013

СПИСОК
ЮРИДИЧНИХ ОСІБ, У ДІЯЛЬНОСТІ ЯКИХ НЕ УТВОРЮЮТЬСЯ ДОКУМЕНТИ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

______________________________________________________
(повне найменування архіву)

NN з/п

Індекс юридичної особи

Найменування юридичної особи

Форма власності на документи

Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу

Примітки

1

2

3

4

5

6

На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:

державна _____________,

комунальна _____________,

приватна _____________

_____________________________________________________________
(найменування посади укладача списку)

__________________
(підпис)

_______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державного архіву
__________ N _____

Формат А4 (210 х 297).

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника юридичної особи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву

________
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

________
(підпис)

_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата      Відбиток печатки установи із зазначенням
              ідентифікаційного коду

Дата    Відбиток печатки архіву із зазначенням
             ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                           (місце складення)

ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ
НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

 

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

У зв'язку із ___________________________________________________________________________
                                                               (закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
                                                                           (найменування юридичної особи)
а ___________________________________________________________________________ приймає
                                                                                      (найменування архіву)
документи фонду N ______ назва ________________________________________________________
___________________________________________ за _________________________________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них:

NN з/п

Номери і назви описів

Кількість примірників кожного номера опису

Кількість справ (документів)

Кількість архівних електронних справ (документів)

Кількість страхових копій

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

Номери відсутніх справ ________________________________________________________________

Всього прийнято _____________________________________________________ справ (документів)
_________________________________________________ од. зб. архівних електронних документів
                                              (цифрами і словами)
_________________________________________________________________ од. зб. страхових копій
                                                                      (цифрами і словами)

Передавання здійснив:
__________________________________________
  (найменування посади)      (підпис)      (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.

 

Приймання здійснив:
_______________________________________
  (найменування посади)     (підпис)    (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.

Зміни до облікових документів внесено

________________________________
(найменування посади)

_______________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Формат А4 (210 х 297).

 

Картка обліку роботи
з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи Національного архівного фонду

 

 

Індекс юридичної особи

Найменування юридичної особи, її підпорядкованість

Місцезнаходження юридичної особи

 

 

Відомості про укладання угоди з архівом

Форма власності на документи

Місце зберігання документів (адреса)

  

 

 

Прізвище, ім'я, по батькові, N телефону

керівника юридичної особи

Голови ЕК юридичної особи

керівника служби діловодства

зав. архівним підрозділом (особи, відповідальної за архів)

 

  

 

 

Дата створення (реєстрації) юридичної особи

Дата, N наказу про створення ЕК юридичної особи

Дата, N наказу про призначення особи, відповідальної за архів

 

 

 

Погодження з ЕПК державного архіву (дата, N протоколу) нормативно-методичних документів

інструкції з діловодства

номенклатури справ

положення про ЕК

положення про архівний підрозділ

 

 

 

 

Відомості про перевіряння

Дата

Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка проводила перевіряння

Тема перевіряння

Примітки

Відомості про упорядкування та передавання документів до архіву

Схвалення ЕПК

Погодження ЕПК

Схвалення ЕК юридичної особи

Передавання справ до архіву

описів справ постійного зберігання

описів справ з кадрових питань (особового складу)

актів про вилучення для знищення

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

кількість

крайні дати

дата, N акта

Назва, дата, N документа про ліквідацію юридичної особи

Відомості про передавання документів на постійне зберігання до архіву і місце зберігання справ з кадрових питань (особового складу) після ліквідації юридичної особи

Формат А4 (210 х 297).

 

АРКУШ ФОНДУ

Крайні дати кожної назви фонду

Назва фонду

1

2

Дата першого надходження фонду

Дата надсилання картки фонду до архівної установи вищого рівня

Назва архівної установи або ініціали та прізвище особи-власника; місцезнаходження фонду

N фонду

Колишній N фонду

1

2

3

4

5

Облік неописаних документів

Дата запи-
су

Надходження

Вибуття

Наявність (залишок)

підстава

кількість

підстава

кількість

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

назва доку-*
мента

N доку-
мента

дата

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елект-
рон-
них доку-
ментів

назва доку-
мента

N доку-
мента

дата

справ

доку-
ментів

арку-
шів

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Облік описаних документів

Дата запи-
су

Надходження

Вибуття

Наявність (залишок) справ

Наявність (залишок) архівних електронних справ

Наявність (залишок) архівних електронних документів

N опи-
су

N то-
му опи-
су

роки

назва опису або ано-
тація доку-
ментів

Кількість

N опи-
су

N то-
му опи-
су

роки

Підстава

Кількість

за да-
ним опи-
сом

за да-
ним то-
мом опи-
су

по фон-
ду в ціло-
му

за да-
ним опи-
сом

за да-
ним то-
мом опи-
су

по фон-
ду в ціло-
му

за да-
ним опи-
сом

за да-
ним то-
мом опи-
су

по фон-
ду в ціло-
му

справ

архів-
них елек-
трон-
них справ

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

назва доку-
мента

N доку-
мента

дата доку-
мента

справ

архів-
них елек-
трон-
них справ

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Формат А4 (210 х 297).

 

___________________________________________________________________________
(найменування архіву)

  

КНИГА ОБЛІКУ
НАДХОДЖЕНЬ ДОКУМЕНТІВ НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

  

Том N _____________

Почато ____________

Закінчено __________

  

  

Формат А4 (210 х 297).

N з/п

Дата запису

Назва, N і дата документа, за яким прийнято надходження

Назва фонду

Крайні дати документів

Кількість

Короткий зміст і характе-
ристика стану документів

Найменування юридичної особи або прізвище фізичної особи, від якої надійшли документи, та її місцезнаходження / місце проживання

Прізвище працівника архівної установи, який здійснив приймання

N фонду

Примітки

 

 

 

 

 

спр.

док.

арк.

аед*

 

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Разом надійшло за ______ рік ____________ справ + __________ документів + ___________ аркушів, у тому числі:

від юридичних осіб __________ справ, документів особового походження __________________ справ + _____________ документів + ________________ аркушів;

______________________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + __________ архівних електронних документів*, у тому числі:

від юридичних осіб __________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*), документів особового походження __________________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + _____________ архівних електронних документів*.

___________________________________________________________
(найменування посади)

__________________
(підпис)

______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____________
* Заповнюється за наявності архівних електронних документів.

Формат А4 (210 х 297).

 

_____________________________________________________________________________
(найменування архіву)

  

КНИГА
ОБЛІКУ НАДХОДЖЕНЬ СТРАХОВОГО ФОНДУ

  

Том N _____________

Почато ____________

Закінчено __________

  

  

Формат А4 (210 х 297).

NN з/п

Дата надходження

Документ, за яким прийнято копії

Дата копіювання

NN фондів

NN описів

Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ

СФ (кільк. од. зб.)

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Разом надійшло за ______ рік ______________________________________ од. зб. страхового фонду,
                                                                                             (цифрами і словами)
скопійовано ____________________________________________________ од. зб., у тому числі
                                                                               (цифрами і словами)
________________________________________________________________ архівних електронних,
                                                                      (цифрами і словами)
________________________________________________________________ унікальних.
                                                                      (цифрами і словами)

____________________________________________________________
(найменування посади)

__________________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Формат А3 (297 х 420).

 

_________________________________________________________
(найменування архіву)

  

ОПИС N ________
СТРАХОВОГО ФОНДУ

  

  

Формат А4 (210 х 297).

NN од. зб. страхового фонду

Дата копіювання

Кількість кадрів в од. зб.

Кількість справ, внесених до од. зб.

Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання СФ

Примітки

NN фондів

NN описів

NN справ унікальних

разом

унікальних

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом до опису внесено _______________________________ од. зб. страхового фонду
                                                                                    (цифрами і словами)
                                на _______________________________________ справ,
                                                                                  (цифрами і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
                                     _________________________________________
                                                                                   (цифрами і словами)

_______________________________
(найменування посади)

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Формат А4 (210 х 297).

 

_________________________________________________
(найменування архіву)

  

РЕЄСТР ОПИСІВ

  

Почато ______________

Закінчено ____________

  

  

Формат А4 (210 х 297).

N з/п

Надходження

Вибуття

дата запису

фонд

опис N

том N

назва опису (тому)

крайні дати документів

кількість

дата запису

підстава

куди вибув

N

назва

справ

аркушів в опису

примірників опису (тому)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Формат А3 (297 х 420).

  

_________________________________________________
(найменування архіву)

  

СПИСОК ФОНДІВ

  

Том N _______________

Почато ______________

Закінчено ___________

  

  

Формат А4 (210 х 297).

N фонду

Дата першого надходження

Назва фонду

Попередній номер фонду

Відмітка про вибуття

Примітки

1

2

3

4

5

6

За ________ рік надійшло: __________ фондів, у тому числі ___________________ фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження

За _________ рік вибуло: _____________ фондів, у тому числі _________________ фондів юридичних осіб та __________ фондів особового походження

Разом на 01 січня ____________________ фондів: з N __________ по N _________________________________________________________________________,
                                                                              (цифрами і словами)

у т. ч. номерів             переданих _____________,

                                     вибулих _______________,

                                    об'єднаних ____________,

                                     вільних _______________.

_________________________________
(найменування посади)

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Формат А4 (210 х 297).

 

Коди

форми документа

установи-укладача

202

 


Найменування
архівної установи
________________ N ________________
___________________________________
(місце складання)

Паспорт архівної установи
на 01 січня 20__ року

Індекси

Назви розділів і показників

Одиниці виміру

Всього по області/ місту/
АРК/
НАН України (Україні)

Цент-
ральні державні архівні установи

Державні архіви областей, міст Києва та Севасто-
поля, АРК

Галузеві державні архіви

Архівні відділи рай-
держадмі-
ністрацій

Архівні відділи міських рад

Інститут архіво-
знавства НБУВ НАН України

Архівні підроз-
діли наукових установ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

Будівлі та приміщення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1

Кількість будівель:

спеціально збудованих
пристосованих

 

будівля
будівля

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2

Кількість будівель, які забезпечено позавідомчою охороною

будівля

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3

Кількість будівель, які обладнано
охоронною сигналізацією:

всього
у т. ч. в робочому стані
підключено до ЦП

 
будівля
будівля
будівля

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4

Кількість будівель, які обладнано
пожежною сигналізацією:

всього
у т. ч. в робочому стані
підключено до ЦП

 
будівля
будівля
будівля

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5

Об'єм архівосховищ:

спеціально збудованих
пристосованих

 

куб. м
куб. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6

Площа архівосховищ:

спеціально збудованих
пристосованих

 

кв. м
кв. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.7

Площа відокремлених сховищ страхового фонду

кв. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.8

Місткість приміщень:

спеціально збудованих
пристосованих

 

од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.9

Кількість сховищ у будівлях:

спеціально збудованих
пристосованих

 

сховища
сховища

 

 

 

 

 

 

 

 

1.10

Кількість сховищ, які обладнано:

охоронною сигналізацією
у т. ч. в робочому стані

пожежною сигналізацією
у т. ч. в робочому стані

 

сховища
сховища

сховища
сховища

 

 

 

 

 

 

 

 

1.11

Кількість сховищ, в яких встановлено:

автоматичні системи
пожежогасіння
у т. ч. в робочому стані

 

 
сховища
сховища

 

 

 

 

 

 

 

 

1.12

Кількість сховищ, в яких
встановлено:

систему кондиціонування та
вентиляції повітря
у т. ч. в робочому стані

 
сховища
сховища

 

 

 

 

 

 

 

 

1.13

Загальна протяжність стелажного

обладнання
у т. ч. дерев'яних полиць

 

пог. м
пог. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.13.1

Ступінь заповнення стелажного обладнання

відсоток

 

 

 

 

 

 

 

 

1.14

Приміщення для зберігання
облікових документів:

кількість приміщень (сховищ)
площа

 
 

сховища
кв. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.15

Робочі приміщення

кількість приміщень
площа

 

кімната
кв. м

 

 

 

 

 

 

 

 

1.16

Кількість первинних засобів
пожежогасіння (вогнегасників),
якими обладнано приміщення:

архівосховища
сховища для зберігання
облікових документів
робочі приміщення
лабораторія мікрофільмування
та реставрації документів
допоміжні приміщення

 
 
 

вогнегасник
 
вогнегасник
вогнегасник
 
вогнегасник
вогнегасник

 

 

 

 

 

 

 

 

1.17

Читальний зал:

кількість кімнат
площа
кількість місць

 

кімната
кв. м
місце

 

 

 

 

 

 

 

 

1.18

Лабораторія мікрофільмування
та реставрації документів:

кількість кімнат
площа
наявність системи
кондиціонування та вентиляції
повітря

 
 

кімната
кв. м
кімната

 

 

 

 

 

 

 

 

1.19

Форма власності на приміщення:

державна
комунальна
приватна

 

будівля
будівля
будівля

 

 

 

 

 

 

 

 

1.20

Наявність системи зовнішнього
відеоспостереження:

у т. ч. в робочому стані
кількість камер

 
будівля
будівля
камера

 

 

 

 

 

 

 

 

1.21

Наявність системи внутрішнього
відеоспостереження:

- читальний зал:

кількість камер
у т. ч. в робочому стані

- інші приміщення:

кількість камер
у т. ч. в робочому стані

 

 

 
камера
камера

 

камера
камера

 

 

 

 

 

 

 

 

1.22

Орендовано приміщень:

кількість будівель
у них сховищ
кімнат

 

будівля
сховища
кімната

 

 

 

 

 

 

 

 

1.22.1

Площа приміщень в
орендованих будівлях

архівосховищ
кімнат

 
 

кв. м
кв. м

 

 

 

 

 

 

 

 

2

Види й обсяг документів НАФ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1

Документи на паперовій основі
всього:

фонд
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1

Управлінські документи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.1

Фондів усього
у т. ч. фондів періоду незалежності

фонд
фонд

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. періоду незалежності

унікальних

од. зб.
од. зб.
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.3

Одиниць зберігання, внесених
до описів всього
у т. ч. періоду незалежності

 
од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.5

Створено страховий фонд на:

одиниць зберігання всього
у т. ч. періоду незалежності
на унікальні документи

 

од. зб.
од. зб
.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.6

Мікрофотокопій страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.7

Мікрофіш страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.1.8

Мікрофотокопій і мікрофіш, що надійшли з інших архівів

кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2

Документи особового походження

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.1

Фондів всього
у т. ч. періоду незалежності

фонд
фонд

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. періоду незалежності

унікальних

од. зб.
од. зб.

од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.3

Одиниць зберігання, внесених
до описів усього
у т. ч. періоду незалежності

 
од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.5

Створено страховий фонд на
одиниць зберігання
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.6

Мікрофотокопій страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.2.7

Мікрофіш страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3

Наукова-технічна документація

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.1

Комплексів документів

комплекс

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.2

Фондів

фонд

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.3

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів

унікальних

од. зб.
од. зб.

од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.5

Створено страховий фонд на
одиниць зберігання
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.6

Мікрофотокопій страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3.7

Мікрофіш страхового фонду

од. обл.
кадр

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2

Кінодокументи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених до описів

од. обл.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів

унікальних

од. зб.
од. зб.

од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.3

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3

Фотодокументи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених до описів

унікальних

 
фотоальбомів

од. обл.
од. обл.

од. обл.
документ

од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.2

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4

Фонодокументи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених до описів

од. обл.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів

унікальних

 
грамофонних звукозаписів
у т. ч. внесених до описів

од. зб.
од. зб.

од. зб.
документ

од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.3

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5

Відеодокументи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених до описів

од. обл.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів
унікальних

од. зб.
од. зб.
од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.3

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
од. зб ./ од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6

Архівні електронні документи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених до описів

аед./справа
аед./справа

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів
унікальних

од. зб.
од. зб
.
аед.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6.3

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
аед./справа
аед.

 

 

 

 

 

 

 

 

3

Електронні інформаційні ресурси

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.1

Одиниць обліку всього
у т. ч. внесених описів

од. обл.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. внесених до описів
унікальних

од. зб.
од. зб.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.3

Створено страховий фонд
всього
у т. ч. на унікальні документи

 
од. обл.
од. обл.

.

 

 

 

 

 

 

 

4

Документи з кадрових питань (особового складу)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1.1

Фондів всього
у т. ч. фондів періоду незалежності

фонд
фонд

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1.2

Одиниць зберігання всього
у т. ч. періоду незалежності

од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1.3

Одиниць зберігання, внесених
до описів усього
у т. ч. періоду незалежності

 
од. зб.
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.1.4

Закартоновано одиниць зберігання

од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Кількість і стан довідкового апарату

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1

Описів на документи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

 

в тому числі на:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.1

Управлінські документи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.1.1

Управлінські архівні електронні
документи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

 
опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.2

Документи особового
походження всього
у т. ч. у друкованому вигляді

 
опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.2.1

Архівні електронні документи
особового походження всього
у т. ч. у друкованому вигляді

 
опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.3

Науково-технічну документацію
всього
у т. ч. у друкованому вигляді

 
опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.4

Кінодокументи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.5

Фотодокументи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.6

Фонодокументи всього
в т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.7

Відеодокументи всього
у т. ч. у друкованому вигляді

опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.8

Документи з кадрових питань
(особового складу) всього
у т. ч. у друкованому вигляді

 
опис
опис

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2

Карток усього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

у тому числі:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1

Тематичних карток всього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

у тому числі на:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.1

Управлінську документацію
всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.1.1

Управлінську архівну
електронну документацію всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.2

Документи особового
походження всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.2.1

Архівні електронні документи
особового походження всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.3

Науково-технічну документацію
всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.4

Кінодокументи всього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.5

Фотодокументи всього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.6

Фонодокументи всього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.1.7

Відеодокументи всього
у т. ч. включених до каталогів

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.2

Карток на документи з кадрових
питань (особового складу) всього
у т. ч. включених до каталогів

 
картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3

Пройшли тематичне розроблення

фондів всього
одиниць зберігання

 

фонд
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

у тому числі:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3.1

Управлінської документації

фондів
одиниць зберігання
у т. ч. архівних електронних
справ
документів

 

фонд
од. зб.
 
од. обл.
од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3.2

Документації особового походження

фондів
одиниць зберігання

 

 
фонд
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3.3

Науково-технічної документації

фондів
одиниць зберігання

 

фонд
од. зб.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.4

Закаталогізованих одиниць обліку кінодокументів

од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.5

Закаталогізованих одиниць обліку фотодокументів

од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.6

Закаталогізованих одиниць обліку фонодокументів

од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.7

Закаталогізованих одиниць обліку відеодокументів

од. обл.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.8

Підготовлено оглядів всього
у т. ч. виданих друком

огляд
огляд

 

 

 

 

 

 

 

 

 

у тому числі:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.8.1

Тематичних оглядів всього
у т. ч. виданих друком

огляд
огляд

 

 

 

 

 

 

 

 

5.8.2

Оглядів фонду всього
у т. ч. виданих друком

огляд
огляд

 

 

 

 

 

 

 

 

5.9

Підготовлено путівників, буклетів
та інших довідників, за
документами архіву всього
      у т. ч. виданих друком

 
 
довідник
довідник

 

 

 

 

 

 

 

 

5.10

Обсяг інформації, введеної до електронних баз даних

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.10.1

Аркушів фондів

аркуш

 

 

 

 

 

 

 

 

5.10.2

Карток фондів

картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.11

Кількість карток каталогу

складених карток
введених до банку даних

 

картка
картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.11.1

Кількість карток фільмового каталогу (укладених для банку даних)

картка

 

 

 

 

 

 

 

 

5.12

Кількість баз даних
об'єм баз даних

од.
байт

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13

Кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), на які створено фонд користування:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

в тому числі на:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.1

Управлінських документів
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.2

Документів особового
походження всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.3

Науково-технічної документації
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.4

Кінодокументів
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.5

Фотодокументів
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.6

Фонодокументів
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

5.13.7

Відеодокументів
всього
у т. ч. унікальних

 
од. зб. / од. обл.
документ

 

 

 

 

 

 

 

 

6

Кількість видань у довідково-інформаційному фонді архіву

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.1

Книг і брошур усього
у т. ч. заінвентаризовано

од.
од.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.2

Журналів:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.2.1

Річних комплектів журналів

комп.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.2.2

Номерів журналів
у т. ч. заінвентаризовано

од.
од.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.3

Газет:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.3.1

Річних підшивок всього
у т. ч. заінвентаризовано

підшивка
підшивка

 

 

 

 

 

 

 

 

6.4

Спеціальних видань (карти,
креслення, листівки, плакати
тощо) всього
у т. ч. заінвентаризовано

 
 
од.
од.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.5

Дублетного й обмінного фонду

од.

 

 

 

 

 

 

 

 

7

Кадри:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.1

Штатна чисельність бюджетних
працівників усього
у т. ч. кількість вакантних посад

 
од.
од.

 

 

 

 

 

 

 

 

7.1.1

Держслужбовців

особа

 

 

 

 

 

 

 

 

7.2

Чисельність працівників госпрозрахункових підрозділів

од.

 

 

 

 

 

 

 

 

Керівник архівної установи

______________________
(підпис)

___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Відбиток печатки архівної установи
із зазначенням ідентифікаційного коду.

Прізвище укладача паспорта, номер службового телефону.

Формат А4 (210 х 297).

 

ВІДОМОСТІ
ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ФОНДІВ АБО ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ СТАНОМ НА 01 січня ____ року

Розділ 1.*

ВІДОМОСТІ
ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ФОНДІВ СТАНОМ НА 01 січня ____ року

N з/п

N фонду

Категорія фонду

Назва фонду

Надійшло

Вибуло

Загальна кількість на 01 січня _____ року

Примітки.
Підстава і кількісні показники щодо кожного надходження та вибуття документів

анотація документів

роки

анотація документів

роки

описано

скопійовано для страхового фонду

не описано справ (доку-
ментів, аркушів, архівних елект-
ронних документів)

справ

архівних елект-
ронних справ

архівних елект-
ронних доку-
ментів

уніка-
льних доку-
ментів

справ

уніка-
льних доку-
ментів

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

На 01 січня _____ року було ______ фондів, _____ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, _____ архівних електронних документів.

За ____ рік надійшло __________ фондів, ______ справ, ______ документів, _____ аркушів; _____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів;

вибуло ___ фондів, ____ справ, ____ документів, _____ аркушів; ____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів.

На 01 січня ____ року є _____ фондів, _____ справ, _____ документів, _____ аркушів; ___ архівних електронних справ, ______ архівних електронних документів.

За списком фондів з N 1 по N ___ дорадянського періоду є в наявності ___ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ___, втрачених _____, пропущених ____).

За списком фондів з N 1 по N ___ радянського періоду та періоду незалежності є в наявності ____ фондів (номерів переданих ____, приєднаних _____, втрачених _____, пропущених _______).

За списком партійних фондів з N 1 по N __ є в наявності ____ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ____, втрачених ____, пропущених ______).

____________
* Заповнюється архівними установами з фондовою організацією документів.

Розділ 2.*

ВІДОМОСТІ ПРО ЗМІНИ У СКЛАДІ ТА ОБСЯЗІ ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ
СТАНОМ НА 01 січня ______ року

NN з/п

Вид доку-
ментів

Надійшло

Вибуло

Загальна кількість на 01 січня _____ року

Примітки.
Підстава і кількісні показники щодо кожного надходжен-
ня і вибуття документів

анотація доку-
ментів

роки

анотація доку-
ментів

роки

описано

скопійовано для страхового фонду

неописано

од. зб.

од. обл.

архів-
них елект-
рон-
них справ

уніка-
льних доку-
ментів

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

од. зб.

од. обл.

уніка-
льних доку-
ментів

од. зб.

од. обл.

архів-
них елек-
трон-
них доку-
ментів

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

На 01 січня _____ року було _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.

За __________ рік:

надійшло ___________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів;

вибуло _____________ од. зб., ______________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.

На 01 січня _____ року є в наявності _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.

Керівник архівної установи

______________________
(підпис)

___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Відповідальний за облік
документів в архівній установі

 
______________________
(підпис)

 
___________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____________
* Заповнюється архівними установами з нефондовою організацією документів.

Формат А4 (210 х 297).

 

КАРТКА ФОНДУ

Дата першого надходження фонду

Дата внесення картки фонду до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації

Центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства

Найменування та місцезнаходження архівної установи, іншої юридичної особи чи призвіще та місце проживання фізичної особи - власника документів

Місцезнаходження фонду - фактична адреса (будівлі/корпусу архівної установи, іншої юридичної особи, фізичної особи)

Номер фонду

 

 

  

 

 

 

Крайні дати кожної назви фонду

Назва фонду

 

 

 

 

 

 

                                                                      Роки

 

 

 

 

Обсяг фонду на 01 січня

Описано

справ

 

 

 

 

архівних електронних справ

 

 

 

 

архівних електронних документів

 

 

 

 

унікальних документів

 

 

 

 

Скопійовано для страхового фонду

справ

 

 

 

 

унікальних документів

 

 

 

 

Неописано

справ

 

 

 

 

документів

 

 

 

 

архівних електронних документів

 

 

 

 

аркушів

 

 

 

 

(лицьовий бік картки фонду)

Короткий зміст документів

Крайні дати документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Попередній N фонду ______________________________________________________________________________________________________

Примітки ________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________
(найменування посади)

_________________
(підпис)

_______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

(зворотний бік картки фонду)

Формат А5 (148 х 210).

 

КАРТКА ДОКУМЕНТІВ НЕФОНДОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ

Дата першого надход-
ження документів

Дата внесення картки до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації

Центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства

Найменування та місцезнаходження архівної установи, іншої юридичної особи чи прізвище та місце проживання фізичної особи - власника документів

Місцезнаходження документів - фактична адреса (будівлі/корпусу архівної установи, іншої юридичної особи, фізичної особи)

Вид документів*

  

 

 

 

 

 

 

Роки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обсяг документів на 01 січня

описано

одиниць зберігання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

одиниць обліку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

унікальних документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

архівних електронних документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

скопійовано для страхового фонду

одиниць зберігання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

одиниць обліку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

унікальних документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

не описано

одиниць зберігання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

одиниць обліку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

архівних електронних документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(лицьовий бік картки документів нефондової організації)

____________
* Зазначається вид аудіовізуального документа або іншого спеціального документа.

Короткий зміст документів

Крайні дати документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примітки
________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________
(найменування посади)

_____________
(підпис)

________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

(зворотний бік картки фонду)

Формат А5 (148 х 210).

 

АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ N ____

У справі підшито і пронумеровано ____________________________________ аркушів;

у т. ч.: літерні аркуші ___________;

пропущені номери________________

+ аркушів внутрішнього опису __________

Особливості фізичного стану та формування справи

NN аркушів

1

2

  

__________________________________
(найменування посади працівника архіву)

_______________
(підпис)

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ
N _________

NN з/п

Індекс документа

Дата документа

Заголовок документа

NN аркушів

Ім'я файла архівного електронного документа*

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

Разом:
______________________________________________________ документів,
                                                       (цифрами і словами)
______________________________________________________ аркушів документів,
                                                       (цифрами і словами)
______________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
                                                       (цифрами і словами)

_________________________________
(найменування посади укладача опису)

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

____________
* За відсутності архівних електронних справ графа 6 випускається.

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

КАРТКА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ

 

Фонд
N _____

Опис
N _____

Од. зб.
N ______

Куди або кому видано

Дата видавання і підпис працівника

Позначка про повернення

1

2

3

4

5

6

  

Формат А4 (210 х 297).

 

______________________________________________________________________________
(найменування архіву)

КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА

 

Фонд N ____ назва _____________________________________________________________

Опис N

Справи
з N ___ до N ___

Стелаж N

Шафа N

Полиця N

Примітки

1

2

3

4

5

6

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

6

(зворотний бік)

  

Формат А6 (148 х 105).

 

_________________________________________________________________
(найменування архіву)

КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА

СТЕЛАЖ N __________

Шафа N

Полиця N

Фонд N

Опис N

Справи (од. зб.)
з N ___ до N __

Примітки

1

2

3

4

5

6

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

6

(зворотний бік)

  

Формат А5 (148 х 210).

 

Найменування архіву

ДОЗВОЛЯЮ
видавання документів

Найменування посади керівника архіву

ЗАМОВЛЕННЯ
НА ВИДАВАННЯ
ДОКУМЕНТІВ ДО РОБОЧИХ
КІМНАТ АБО ЛАБОРАТОРІЇ

________           _______________________
    (підпис)                  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата

Прошу видати

___________________________________
(найменування посади)

 

_______________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

для _________________________________________________________________________________
                                                                (мета роботи з документами)
такі документи:

N фонду

N опису

N справи (документа)

Заголовок справи (документа)

Крайні дати документів

Кількість аркушів

Підпис працівника, який отримав документи

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

Працівник, що отримав документи

___________________________________
(найменування посади)

 

______________
(підпис)

 

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

(зворотний бік)

Формат А5 (148 х 210).

 

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N __________
НАЯВНОСТІ ТА СТАНУ ДОКУМЕНТІВ

Фонд N ________ назва _________________________________________________________

 

Перевіряння проводили ____________
                                                                  (дата)

______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)

______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)

______________________________________________________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали, прізвище)

N описів

Кіль-
кість справ
(од. зб.)
опису за обліко-
вими доку-
ментами

N невияв-
лених справ

Літерні N

Пропущені номери

Шифри справ, непра-
вильно підкла-
дених до даного фонду

NN справ, вида-
них у тимча-
сове корис-
тування

Кіль-
кість справ (описа-
 них), що є в наяв-
ності

Тимча-
сові шифри неопраць-
ованих справ

NN справ (од. зб.), що потребують

N справ, доку-
менти яких мають неви-
правні пошкод-
ження

При-
мітки

внесені до опису, але не врахо-
вані у підсум-
ковому запису

не внесені до опису, але врахо-
вані у підсум-
ковому запису

врахо-
вані у підсум-
ковому запису

не врахо-
вані підсум-
ковому запису

дезін-
фекції

дезін-
секції

рес-
тав-
рації

оправ-
лення або під-
шивки

віднов-
лення згаса-
ючих або слабо-
контраст-
них текстів

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом: ____________________________________________________________________________________________________________справ.*
                                                                                                                                       (цифрами і словами)

Аркуш склали

______________________________________________________________
(найменування посади)

__________________
(підпис)

_______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________________________________________________________
(найменування посади)

__________________
(підпис)

_______________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

____________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (NN 2 - 18).

Формат А3 (297 х 420).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________           _______________________
    (підпис)                  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата     Відбиток печатки архіву із зазначенням
             ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                    (місце складення)

ПЕРЕВІРЯННЯ НАЯВНОСТІ І СТАНУ
ДОКУМЕНТІВ

 

Фонд N _________

Назва фонду ________________________________________________________________________

Перевіряння проводилося з ______________ до __________________________________________
                                                                            (дата)                                                                        (дата)

Перевірянням встановлено:

1. Внесено до описів _________________________________________________ справ (документів).
                                                                                           (цифрами і словами)

2. Не виявлено в наявності ____________________________________________ справ (документів).
                                                                                                      (цифрами і словами)

3. Мають літерні номери ________________________________________________ справ,
                                                                                                    (цифрами і словами)

з них:

     а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому запису

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому запису

_________ справ (документів).
  (цифрами)

4. Пропущено номерів:

     а) врахованих у підсумковому запису

 

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     б) не врахованих у підсумковому запису

_________ справ (документів).
  (цифрами)

5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів

_________ справ (документів).
  (цифрами)

6. Разом з числа внесених до описів у наявності є

_________ справ (документів),
  (цифрами)

з них:

     а) потребують дезінфекції і дезінсекції

 

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     б) невиправно пошкоджені

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     в) потребують ремонту

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     г) потребують оправлення або підшивки

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     ґ) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів

_________ справ (документів);
  (цифрами)

     д) мають у зовнішньому оформленні коштовності

_________ справ (документів).
  (цифрами)

7. Не внесених до описів
____________________________________________________________________ справ (документів).
                                                                            (цифрами і словами)

8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є
____________________________________________________________________ справ (документів).
                                                                             (цифрами і словами)

9. Характеристика умов зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

Перевіряння проводили

______________________________
(найменування посади)

 

_______________
(підпис)

 

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________________________
(найменування посади)

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

______________________________
(найменування посади)

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Погоджено:

 

 

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________            _______________________
    (підпис)                   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата       Відбиток печатки архіву із зазначенням
                ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                         (місце складення)

 

ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИ В ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ

Фонд N _____________

Назва фонду _________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

У ході виконання _____________________________________________________________ виявлено
                                                                                                                  (вид роботи)
такі технічні помилки в записах:

Назва облікового документа

Наявний напис

Слід написати

1

2

3

Акт укладено

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________             _______________________
    (підпис)                     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата       Відбиток печатки архіву із зазначенням
                ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                            (місце складення)

 

ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХ ДОКУМЕНТІВ

У ході ______________________________________________________________________________
                                                                                                      (вид роботи)
було виявлено _______________________________________________________________________
                                                                                            (у сховищі, робочому приміщенні)
____________________________________________________________________________________
такі документи:

N з/п

Заголовок (назва) документа (документів)

Шифри (за наявності)

До якого фонду мають бути фондовані

1

2

3

4

Разом виявлено _____________________________________________________ документів (справ).
                                                                                      (цифрами і словами)

Акт укладено

______________________________________
(найменування посади)

 

___________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

 

 

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

___________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Формат А4 (210 х 297).

 

КАРТКА ОБЛІКУ
НЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ

Назва архіву ___________

Архівосховище N _________________

Фонд N ____, назва фонду ____________________________________________________________

N опису

N справи (документа)

Заголовок справи (документа)

Крайні дати документів

Кількість аркушів у справі (документі)

Назва документа (документів), що підтверджує відсутність справи (документа)

Позначки про хід розшуку

Результати розшуку

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________          _______________________
    (підпис)                 (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата       Відбиток печатки архіву із зазначенням
                ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                         (місце складення)

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ ЯКИХ
ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО

 

Фонд N __________________________

Назва фонду ___________________________________________________________________

У результаті ______________________________________________________________ встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з обліку:

NN з/п

Опис N

Справа N

Заголовок документів (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Причини відсутності (назва, номер і дата документа)

1

2

3

4

5

6

7

Разом _______________________________ справ, ________________________________ документів.
                                       (цифрами і словами)                                                           (цифрами і словами)

Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими документами:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Старший зберігач фондів

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів

___________ N ______

___________ N ______

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________             _______________________
    (підпис)                     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата       Відбиток печатки архіву із зазначенням
                ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                           (місце складення)

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО

 

Фонд N ____________

Назва фонду _________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

У результаті _________________________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку:

NN з/п

Опис N

Справа N

Заголовок документа (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Можливі причини відсутності

1

2

3

4

5

6

7

Разом _________________________ справ, ______________________________________ документів.
                                (цифрами і словами)                                                         (цифрами і словами)

Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Старший зберігач фондів

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом і розшуком документів

___________ N ______

___________ N ______

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________          _______________________
    (підпис)                (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата      Відбиток печатки архіву із зазначенням
              ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                         (місце складення)

ПРО ЗАВЕРШЕННЯ РОЗШУКУ ДОКУМЕНТІВ

Комісія у складі

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________________________________
(найменування посади)

____________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

__________________________________
(найменування посади)

____________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

з ____________ по ____________ провела перевіряння наявності і стану документів
               (дата)                             (дата)
фонду N _____________________________________________________________________________
                                                                                                            (назва фонду)

У ході перевіряння встановлено:

1. Документи фонду внесено до описів NN _______________________________________________.

2. До описів внесено __________________________ справ, _______________________ документів.
                                                               (цифрами і словами)                                             (цифрами і словами)

3. У наявності є ___________________________ справ, ___________________________ документів.
                                                     (цифрами і словами)                                                     (цифрами і словами)

4. Не виявлено ___________________________ справ, ____________________________ документів.
                                                    (цифрами і словами)                                                    (цифрами і словами)

У результаті розшуку з ____________ по _________________________________________________:
                                                              (дата)                                                                              (дата)

1. Знайдено __________________________ справ, ________________________________ документів.
                                            (цифрами і словами)                                                       (цифрами і словами)

2. Складено акти про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено, на _______________________ справ, ______________________________ документів.
                                                    (цифрами і словами)                                                  (цифрами і словами)

3. Складено акти про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано,
на _______________________________ справ, __________________________________ документів.
                              (цифрами і словами)                                                                (цифрами і словами)

У результаті проведеної роботи станом на ____________ у фонді N __________________________
                                                                                                          (дата)
____________________________________________________________________________________
                                                                                                 (назва фонду)
у наявності є _________________________ справ, ________________________________ документів;
                                             (цифрами і словами)                                                      (цифрами і словами)
внесено до описів ________________________ справ, _____________________________ документів.
                                                      (цифрами і словами)                                                (цифрами і словами)

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Завідувач архівосховища

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Старший зберігач фондів

_______________
(підпис)

__________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

____________
(підпис)

 

_________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

 

Найменування архіву

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________           _______________________
    (підпис)                  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата      Відбиток печатки архіву із зазначенням
               ідентифікаційного коду

АКТ

_______________ N _____________
_______________________________
                         (місце складення)

 

ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Фонд N ____

Назва фонду ________________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

N опису

N справи (документа)

Заголовок пошкодженого документа (справи)

Крайні дати

Кількість аркушів

Характер та причини пошкоджень

1

2

3

4

5

6

Разом виявлено пошкоджених ________________________________________ документів (справ).
                                                                                                         (цифрами і словами)

Завідувач відділу

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Зберігач фондів

_______________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки __________________________________
_____________________________________________________________________________________

Експерти

_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

_______________
(підпис)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

Зміни до облікових документів внесено:

__________________________________
(найменування посади)

 

_____________
(підпис)

 

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ____________ 20__ року

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК (ЕК) архіву

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву

___________ N ______

___________ N ______

Формат А4 (210 х 297).

 

_____________________________________________________________________
(найменування архіву)

 

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
КОРИСТУВАННЯ КАТАЛОГАМИ

 

Початок _________

Закінчення _______

 

 

Формат А4 (210 х 297).

 

NN з/п

Дата користування

Вид каталогу

Тема дослідження, запиту

Відомості про користувача

Наслідки звернення до каталогу

1

2

3

4

5

6

 

Формат А4 (210 х 297).

____________

 

Опрос