Идет загрузка документа (69 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Перечень документов отделов регистрации актов гражданского состояния со сроками их хранения

Минюст
Перечень, Приказ от 04.11.2002 № 94/5
Утратил силу

ПЕРЕЛІК
документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання

(Перелік введено в дію з 1 січня 2004 року одночасно з набранням чинності Сімейним кодексом України згідно з наказом Міністерства юстиції України від 17 січня 2003 року N 4/5)

Наказ втратив чинність
(згідно з наказом Міністерства юстиції України
 від 30 грудня 2013 року N 2804/5)

N статті 

Найменування документів 

Термін зберігання у відділі реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції 

Термін зберігання у відділі реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції 

Примітка 

1. Керівництво та контроль 

Копії нормативно-правових актів з питань діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану (постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, актів органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, які стосуються безпосередньої діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану) 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

Копії наказів Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, розпоряджень органів виконавчої влади, місцевого самоврядування 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

Надіслані для відома 

Документи (правила, положення, інструкції, методичні рекомендації, вказівки тощо) Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції 

До заміни новими 

До заміни новими 

  

Документи (огляди, інформації тощо) з питань реєстрації актів цивільного стану з іноземцями та особами без громадянства 

Постійно 

Постійно 

  

Документи (довідки, доповідні записки, акти тощо) комплексних, цільових, контрольних перевірок роботи державних органів реєстрації актів цивільного стану 

Постійно 

Постійно 

  

Документи (довідки, акти, службові записки) ревізій державних органів реєстрації актів цивільного стану, проведених фінансовими органами 

5 років 

5 років 

За умови проведення ревізії 

2. Організаційні питання 

Положення про відділ реєстрації актів цивільного стану та розподіл обов'язків між працівниками відділу реєстрації актів цивільного стану 

3 роки після заміни новим 

3 роки після заміни новим 

  

Плани роботи відділу реєстрації актів цивільного стану 

1 рік 

1 рік 

  

Номенклатура справ відділу реєстрації актів цивільного стану 

До заміни новою 

До заміни новою 

  

10 

Звіти про реєстрацію актів цивільного стану (форма 97, форма 97-А та додаток до неї) 

5 років 

5 років 

  

11  

Звіти про витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

12 

Документи (протоколи засідань, рішення тощо) атестаційної, кваліфікаційної комісії 

5 років 

5 років 

  

13 

Документи (навчальні програми, плани, довідки, відомості тощо) з питання підвищення ділової кваліфікації працівників відділів реєстрації актів цивільного стану та посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад 

5 років 

5 років 

  

14 

Документи (положення, перелік, тарифи та інше), пов'язані з організацією роботи щодо надання працівниками відділів реєстрації актів цивільного стану додаткових платних послуг правового та технічного характеру 

До заміни новими 

До заміни новими 

  

15 

Документи (виступи, статті, доповіді тощо) з питань правової пропаганди серед населення 

3 роки 

3 роки 

  

16 

Документи (огляди, інформації, довідки тощо) узагальнення практики роботи державних органів реєстрації актів цивільного стану 

5 років ЕПК 

5 років ЕПК 

  

17 

Журнал особистого приймання громадян керівником відділу реєстрації актів цивільного стану 

5 років 

5 років 

  

18 

Журнал обліку звернень громадян, що надійшли до відділу відповідно до Закону України "Про звернення громадян" 

5 років 

5 років 

  

19 

Звернення громадян, що надійшли до відділу реєстрації актів цивільного стану відповідно до Закону України "Про звернення громадян":  

  

  

  

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі державних органів реєстрації актів цивільного стану, усунення недоліків та зловживань; 

Постійно 

Постійно 

  

б) особистого та другорядного характеру 

5 років 

5 років 

  

20 

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями з питань діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану (запити стосовно витребування копій актових записів цивільного стану, підтверджень щодо проведеної реєстрації актів цивільного стану тощо, відповіді) 

5 років ЕПК 

5 років 

  

3. Реєстрація актів цивільного стану 

21 

Книги реєстрації актів про народження 

75 років 

75 років 

  

22 

Медичні довідки та списки про народження дітей, заяви про реєстрацію народження дитини 

3 роки 

  

23 

Заяви матерів, які не перебувають у шлюбі, щодо внесення відомостей про батька до актового запису про народження дитини 

3 роки 

  

24 

Акти, протоколи, довідки, що представлені у зв'язку з реєстрацією знайденої дитини 

20 років 

  

25 

Копії рішень органів опіки та піклування щодо вирішення питань відносно неповнолітніх дітей 

3 роки 

  

26 

Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку з народженням дитини 

3 роки 

  

27 

Корінці довідок про реєстрацію народження дитини для одержання щомісячної допомоги 

3 роки 

  

28 

Книги реєстрації актів про смерть 

75 років 

75 років 

  

29 

Списки дітей, померлих у віці до одного року 

3 роки 

  

30 

Копії повідомлень про померлих дітей у віці до 16 років 

3 роки 

  

31 

Копії повідомлень про громадян, які померли, для зняття з обліку в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів 

3 роки 

  

32 

Копії рішень судів про оголошення громадянина померлим, установлення факту смерті або реєстрації смерті 

3 роки 

  

33 

Корінці довідок про виплату одноразової допомоги у зв'язку зі смертю 

3 роки 

  

34 

Копії списків паспортів, паспортних документів, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв'язку з реєстрацією смерті померлих громадян 

3 роки 

  

35 

Книги реєстрації актів про шлюб 

75 років 

75 років 

  

36  

Заяви громадян про реєстрацію шлюбу, а також документи, необхідні для реєстрації шлюбу з іноземцями та особами без громадянства (доручення або їх копії, довідки про сімейний стан, переклади з витягів паспортів, квитанції про сплату держмита тощо) 

3 роки 

  

37 

Заяви про реєстрацію шлюбу осіб, які не з'явилися на призначений їм день 

3 роки 

  

38 

Журнал обліку заяв про шлюб 

3 роки 

  

39 

Книги реєстрації актів про розірвання шлюбу 

75 років 

75 років 

  

40 

Документи про розірвання шлюбу стосовно подружжя, яке не має (неповнолітніх) дітей; щодо одного із подружжя, якщо другий із подружжя визнаний безвісно відсутнім, визнаний недієздатним, засуджений за вчинення злочину до позбавлення волі на строк не менше як три роки (заяви, постанови відділу реєстрації актів цивільного стану про розірвання шлюбу, копії вироків суду (виписки з вироків), копії повідомлень про розірвання шлюбу для внесення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу, квитанції про сплату держмита тощо) 

20 років 

  

41  

Документи про розірвання шлюбу від подружжя на підставі рішень судів (витягів з рішень) про розірвання шлюбу (заяви, рішення суду (витяги з рішень), копії повідомлень про розірвання шлюбу для внесення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу) 

20 років 

  

42 

Заяви осіб, які не з'явилися на реєстрацію розірвання шлюбу 

3 роки 

  

43 

Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу за взаємною згодою подружжя, на підставі рішення (вироку) суду про визнання громадян безвісно відсутніми, недієздатними, а також копії вироків суду (виписки з вироків) про засудження громадян до позбавлення волі на строк не менше як три роки 

3 роки 

  

44 

Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу на підставі рішення суду (витягу з рішення) про розірвання шлюбу 

3 роки 

  

45 

Заяви подружжя про поновлення шлюбу у разі, якщо з'явився один з подружжя, визнаний раніше судом безвісно відсутнім, та копія рішення (ухвали) суду про скасування такого рішення 

3 роки 

  

46 

Повідомлення про реєстрацію розірвання шлюбу, отримані від інших відділів реєстрації актів цивільного стану 

1 рік 

3 роки 

  

47 

Книги реєстрації актів про встановлення батьківства 

75 років 

75 років 

Що велися до 2003 року 

48 

Заяви про визнання батьківства та документи, пов'язані з унесенням змін до актового запису про народження 

30 років 

30 років 

  

49 

Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства 

3 роки 

  

50 

Повідомлення про внесення змін та доповнень до актового запису про народження, у зв'язку з визнанням батьківства 

3 роки 

  

51 

Книги реєстрації актів про переміну прізвища, імені та по батькові 

75 років  

75 років 

  

52 

Журнали обліку заяв громадян про переміну прізвища, імені, по батькові 

10 років 

  

53 

Документи про переміну прізвища, імені, по батькові (заява, витяг з паспорта, копії свідоцтв та актових записів цивільного стану, висновок, копії дозволу на реєстрацію, повідомлень про внесення змін до актових записів цивільного стану, повідомлень до паспортної служби органу внутрішніх справ, військового комісаріату, квитанція про сплату держмита та інше) 

10 років 

  

54 

Книги реєстрації поновлених актів про народження 

75 років 

75 років 

  

55 

Книги реєстрації поновлених актів цивільного стану (про смерть, одруження, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові) 

75 років 

75 років 

  

56 

Копії рішень судів про встановлення фактів реєстрації актів цивільного стану 

5 років 

  

57 

Копії рішень судів про усиновлення, про скасування усиновлення або визнання його недійсним 

5 років 

  

58 

Повідомлення про внесення змін до актових записів про народження у зв'язку з усиновленням 

5 років 

5 років 

  

59 

Повідомлення про внесення змін, доповнень та виправлень до актових записів цивільного стану, отримані від інших відділів реєстрації актів цивільного стану 

3 роки 

3 роки 

  

60 

Копії повідомлень про зміну військовозобов'язаними і призовниками прізвища, по батькові у зв'язку з реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу, визнанням батьківства 

3 роки 

  

61 

Алфавітні журнали до книг реєстрації актів цивільного стану (за кожним видом окремо) 

75 років 

75 років 

  

62 

Алфавітні журнали про видане свідоцтво при усиновленні на підставі рішення суду 

75 років 

75 років 

  

63 

Журнали обліку заяв про внесення змін, доповнень та виправлень до актових записів цивільного стану 

5 років 

  

64 

Документи про внесення змін, доповнень та виправлень до актових записів цивільного стану (заяви громадян, витяги з паспортів, копії свідоцтв та актових записів цивільного стану, висновок, копії повідомлень про внесення змін, виправлень, доповнень до актових записів цивільного стану та інше) 

10 років 

  

65 

Журнали обліку заяв про поновлення втрачених актових записів цивільного стану, у тому числі про реєстрацію народження з пропуском установленого строку 

5 років 

  

66 

Документи про поновлення втрачених актових записів цивільного стану (заяви громадян, витяги з паспортів, повідомлення про відсутність актових записів, копії свідоцтв та актових записів цивільного стану, висновок та інші) і документи перевірок за заявами про реєстрацію народження з пропуском установленого строку 

10 років 

  

67 

Журнали обліку заяв про анулювання актових записів цивільного стану 

3 роки 

3 роки 

  

68 

Документи про анулювання актових записів цивільного стану, у тому числі рішення судів (заяви громадян, витяги з паспортів, копії свідоцтв та актових записів цивільного стану, висновок та інше) 

10 років 

10 років 

  

69 

Заяви громадян про видачу повторних свідоцтв, довідок про реєстрацію актів цивільного стану, довідок про сімейний стан 

1 рік 

1 рік 

  

70 

Журнал обліку виданих довідок про проведену реєстрацію акта цивільного стану 

3 роки 

3 роки 

  

71  

Журнал обліку виданих громадянам України та особам без громадянства довідок про сімейний стан для подальшого їх використання за кордоном 

3 роки 

3 роки 

  

72 

Свідоцтва, що надійшли з інших відділів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам, та документи, пов'язані з видачею цих свідоцтв (супровідні листи, заяви про отримання свідоцтв, квитанції про сплату державного мита тощо) 

1 рік  

1 рік 

  

73 

Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

74 

Книги обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів цивільного стану працівникам відділу 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

75 

Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові і усиновлення 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

76 

Книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

77 

Книги обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

78 

Реєстри бланків свідоцтв, виданих виконавчими органами сільської, селищної, міської (міст обласного значення) ради 

3 роки 

  

4. Діловодство та архів 

79 

Книги обліку поштових витрат, реєстри, квитанції на відправку рекомендованої кореспонденції, акти про відсутність вкладень у конверті 

1 рік 

1 рік 

  

80 

Справа архівного фонду (історичні довідки до фондів, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду) 

Постійно 

Постійно 

  

81 

Журнал обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг 

Постійно 

Постійно 

  

82 

Описи справ: 

  

  

  

а) постійного зберігання 

Постійно 

Постійно 

  

б) тимчасового зберігання 

3 роки 

3 роки 

Після знищення справ 

83 

Довідки обласного державного архіву про підтвердження або відсутність проведеної реєстрації акта цивільного стану, на підставі яких видаються повторні свідоцтва 

10 років 

10 років 

  

84 

Копії повідомлень, надісланих обласними управліннями юстиції до державних архівів, про видачу повторних свідоцтв 

3 роки 

3 роки 

  

85 

Акти про прийняття, передавання бланків свідоцтв 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

86 

Акти про знищення бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

87 

Акти приймання-передавання документів та матеріальних цінностей відділу реєстрації актів цивільного стану у зв'язку зі зміною кадрів 

Постійно 

Постійно 

  

88 

Журнали реєстрації вхідних та вихідних документів 

3 роки 

3 роки 

  

89 

Акти про знищення других примірників книг реєстрації актів цивільного стану у зв'язку з передачею перших примірників до державного архіву 

Постійно 

Постійно 

На державне зберігання не передаються 

90 

Акти про передачу на зберігання до державного архіву книг реєстрації актів цивільного стану та метричних книг 

Постійно 

Постійно 

  

91 

Журнал реєстрації копій наказів 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

92 

Розносна книга для місцевої кореспонденції 

3 роки 

3 роки 

  

 

Директор Департаменту у справах
цивільного стану громадян
 

 
В. В. Кунда
 

 

УМОВНІ ЗНАКИ

1 - актовий запис про народження;

1 П - поновлений актовий запис про народження;

2 - актовий запис про смерть;

3 - актовий запис про одруження;

4 - актовий запис про розірвання шлюбу;

5 - актовий запис про переміну прізвища, імені, по батькові;

6 П - поновлені актові записи цивільного стану (про смерть, одруження, розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові).

 

ЖУРНАЛ
обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг (фондова книга)

Номери книг за порядком  

Найменування адміністративно-
територіальної одиниці (повіт, волость, район, місто, район у місті, селище, село та інше), за якою складено актові записи цивільного стану 

Вид актового запису цивільного стану 

З номера до номера  

Дата початку і закінчення  

Кількість аркушів  

Примітка (номери відсутніх актових записів цивільного стану)  

1  

2  

3  

4  

5  

6  

7  

 

АКТ
про передачу книг реєстрації актів цивільного стану та довідково-пошукових матеріалів до них у відділах реєстрації актів цивільного стану

__________________________________________________________________
                                      (найменування відділу реєстрації актів цивільного стану)
__________________________________________________________________

передав до ________________________________________________________
                                                (найменування відділу реєстрації актів цивільного стану) 

для проведення звірки та подальшої передачі до державного архіву книг реєстрації актів цивільного стану і довідково-пошукових матеріалів до них:

N з/п  

N книги  

Найменування книг реєстрації актів цивільного стану  

Дата початку та закінчення  

Кількість листів  

Примітки  

1  

2  

3  

4  

5  

6  

7  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Усього передано __________ книг реєстрації актів цивільного стану

N з/п  

Найменування довідково-пошукових матеріалів  

Вид носія  

Кількість (лист/штука)  

Примітка  

1  

2  

3  

4  

5  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Усього передано ______________ одиниць довідково-пошукових матеріалів.

М. П. 

Здав _________________________________
                                 (найменування посади
______________________________________
                           підпис, ініціали, прізвище) 

М. П. 

Прийняв ______________________________
                                       (найменування посади,
______________________________________
                            підпис, ініціали, прізвище) 

  

"___" ____________ ____ р. 

 

Проведено звірку:

 

Проведено звірку.

Ця книга реєстрації актів цивільного стану доповнена такими актовими записами цивільного стану:

N ________________________________________________________________
__________________________________________________________________

У цій книзі реєстрації актів цивільного стану замінені такі актові записи цивільного стану:

N _______________________________________________________________

М. П.  

 

Фонд N ___

____________________________________________________________
(найменування відділу реєстрації актів цивільного стану)

ОПИС N
справ постійного зберігання

за __________ рік

N з/п  

Індекс справи  

Заголовок справи (тому, частини) 

Дати справи
(тому, частини) 

Кількість аркушів у справі (томі, частині) 

Примітка  

дата початку  

дата закінчення 

1  

2  

3  

4  

5  

6  

7  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

У цей розділ опису внесено __________________________________ справ
                                                                                            (цифрами і літерами) 

з N __________ до N _________________, у тому числі:

літерні номери ____________________________________________________

пропущені номери _________________________________________________

____________________________
(посада особи, яка склала опис) 

_______
(підпис) 

_______________________
(прізвище, ініціали) 

"___" ____________ 20__ р.

____________________________
(посада керівника архіву /особи, відповідальної за архів/) 

_______
(підпис) 

_______________________
(прізвище, ініціали) 

"___" ____________ 20__ р.

СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК державного архіву
______________ N ____ 

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК управління юстиції
_______________ N ____ 

Примітки:

справа - книга реєстрації актів цивільного стану (метрична книга), алфавітні книги;

індекс справи - номер, який присвоюється книзі актових записів цивільного стану (метричній книзі) відповідно до виду актових записів цивільного стану та його порядкового номера;

заголовок справи - найменування книги актових записів цивільного стану (метричної книги).

 

ЗАТВЕРДЖУЮ 

ЗАТВЕРДЖУЮ 

_______________________________
(посада керівника відділу реєстрації актів цивільного стану) 

_______________________________
(посада керівника державного архіву) 

__________
(підпис) 

___________________
(прізвище, ініціали) 

__________
(підпис) 

___________________
(прізвище, ініціали) 

__________
(дата) 

___________________
(місце для гербової печатки) 

__________
(дата) 

___________________
(місце для гербової печатки) 

АКТ
_____________________________________
(назва відділу реєстрації актів цивільного стану)
приймання-передавання справ на державне зберігання

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та у зв'язку із __________________________________________________
                                    (завершенням строку зберігання документів, ліквідацією установи тощо) 
_________________________________________________________________
          (назва фонду: книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричні книги) 
_________________________________________________________________
                                                         (найменування державного архіву) 

приймає на державне зберігання документи за ________, а також довідковий
                                                                                                                (роки)
апарат до них.

N з/п  

Номери і назви описів 

Кількість примірників кожного опису 

Кількість справ  

Примітка 

1  

Номери відсутніх справ ____________________________________________.

Усього прийнято ____________________ справ.
                                               (цифрами і літерами) 

У ____________________________________________ фонд N ____________.
                          (найменування державного архіву) 

Передавання здійснив: 

Приймання здійснив: 

_____________________________
      (посада, підпис, прізвище, ініціали) 

_____________________________
       (посада, підпис, прізвище, ініціали) 

"___" ____________ 20__ р. 

"___" ____________ 20__ р. 

Місце для печатки відділу реєстрації актів цивільного стану 

Місце для печатки державного архіву 

____________

Опрос