Идет загрузка документа (1678 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Перечня типовых документов

Главное архивное управление при Кабинете Министров Украины
Перечень, Приказ от 20.07.1998 № 41
Утратил силу

Про затвердження Переліку типових документів

Наказ Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
від 20 липня 1998 року N 41

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
17 вересня 1998 р. за N 576/3016

Із змінами і доповненнями, внесеними
 
наказами Державного комітету архівів України
 від 23 жовтня 2001 року N 82
,
 від 26 листопада 2001 року N 93
,
 від 24 березня 2003 року N 45
,
 від 24 березня 2003 року N 46
,
 від 23 червня 2005 року N 86
,
 від 25 березня 2008 року N 52

Наказ втратив чинність
(згідно з наказом Міністерства юстиції України
 від 12 квітня 2012 року N 578/5)

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, НАКАЗУЮ:

(преамбула в редакції наказів Державного
 комітету архівів України від 23.06.2005 р. N 86
,
 від 25.03.2008 р. N 52)

1. Затвердити Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.

(пункт 1 у редакції наказу Державного
 комітету архівів України від 25.03.2008 р. N 52)

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Портнову Г. В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України наказу "Про затвердження Переліку типових документів".

3. Українському державному науково-дослідному інституту архівної справи та документознавства (Ляхоцький В. П.) після державної реєстрації наказу "Про затвердження Переліку типових документів" видати Перелік на госпрозрахункових засадах на замовлення архівних установ.

 

Начальник Головного управління

Р. Я. Пиріг

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
від 20 липня 1998 р. N 41

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 вересня 1998 р. за N 576/3016

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

(назва у редакції наказу Державного
 комітету архівів України від 25.03.2008 р. N 52)

Вказівки щодо застосування Переліку

I. Загальні положення

1.1. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", з врахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.

1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими підприємствами, установами та організаціями (далі - організації) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності організацій.

1.3. Склад документів і строки їх зберігання визначено у Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.

1.4. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.

Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.

1.5. Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення складу Національного архівного фонду (далі - НАФ).

Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також у практиці роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.

II. Структура Переліку і порядок його застосування

2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом, він включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності організацій, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з вужчим колом питань.

2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених до статті.

2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.

2.3.1. До першої групи належать організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ. Вона включає організації - джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій подаються в графі 3-й Переліку.

Відповідно до законодавства державні і комунальні організації - джерела формування НАФ передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, а інші організації - на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

2.3.2. Друга група включає організації, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подаються в графі 4-й Переліку.

2.4. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ з метою внесення до НАФ або для знищення лише за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускається.

2.5. Документи повинні відбиратися до НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження до державних архівів та архівних відділів міських рад дублетних документів.

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.

Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації - автора документа.

Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до НАФ надходить від органів державної статистики. Відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до одного державного архіву (архівного відділу міської ради) відбирається до складу НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані.

З метою забезпечення збереженості найбільш цінних документів широкого користування допускається певна дублетність таких документів при їх надходженні на зберігання до різних державних архівів (архівних відділів міських рад). Так, підлягають внесенню до НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.

Щодо інших видів документів державним архівам (архівним відділам міських рад) надається право самостійно розв'язувати питання усунення їх дублетності.

2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації (далі - НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації - розробники, а також організації - замовники цієї документації.

Повний комплект НТД з проектування об'єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника.

Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з наступною передачею до державних архівних установ.

Патентна документація вноситься до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.

НТД з електронними носіями інформації, що має культурну цінність, вноситься до НАФ у випадках, коли її інформація не дублюється в документах з паперовою основою.

2.8. Постійні строки зберігання НТД у Переліку означають, що для внесення до НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, НТД з яких має культурну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до строків, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.

2.9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 1998 році, починається з 1 січня 1999 року.

Строки зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - "В", обчислення цього строку слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

2.10. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має строк зберігання "постійно" або позначку "ЕПК" (експертно-перевірна комісія державного архіву), за будь-яким відомчим (галузевим) переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до НАФ або знищується після її практичного використання.

2.11. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

2.12. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими організаціями, але не може бути менше одного року.

В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку, здійснюється з указаного моменту.

2.13. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

2.14. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

III. Організація діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання або для знищення

3.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, для організації роботи з проведення експертизи цінності документів організації створюють постійно діючі експертні комісії (далі - ЕК).

ЕК організацій спільно з архівними підрозділами і службами діловодства визначають порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводять експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

3.2. Організація і проведення експертизи цінності документів, що надійшли на зберігання до музеїв та бібліотек, покладається відповідно на фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії.

3.3. У своїй роботі ЕК, фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Переліком.

3.4. Документи, відібрані експертизою їх цінності для внесення до НАФ, описуються відповідно до чинних архівних правил.

Організації - джерела формування НАФ здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення цих документів для знищення після зведення описів справ організації за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК організації одночасно. Схвалені ЕК організації описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація - фондоутворювач має право знищувати документи.

3.5. Державні архіви (архівні відділи міських рад) перевіряють правильність відбору документів до НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або для знищення.

3.6. Організації, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК організації, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником організації, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за цим Переліком вичерпані.

3.7. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

3.8. Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій - джерел формування НАФ), а також порушення встановлених цим Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.9. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Держкомархів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).

3.10. Із введенням у дію цього Переліку "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., не застосовується на території України.

У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать даному Переліку.

(Вказівки із змінами, внесеними згідно з наказами
 Державного комітету архівів України від 23.10.2001 р. N 82,
 від 24.03.2003 р. N 46,
 у редакції наказу Державного комітету
 архівів України від 25.03.2008 р. N 52)

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

АС

- автоматизована система

БПЛ

- бібліографічні покажчики літератури

ВРІ

- вибірково розповсюджена інформація

ВТК

- відділ технічного контролю

ГОЦ

- головний обчислювальний центр

ГС

- галузевий стандарт

ГФАП

- галузевий фонд алгоритмів і програм

ДержФАП

- державний фонд алгоритмів і програм

ДЗК

- документаційне забезпечення керівництва

ДКР

- дослідно-конструкторська робота

ДС

- державний стандарт

ДТР

- дослідно-технологічна робота

ЕП

- ескізний проект

ЕОМ

- електронно-обчислювальна машина

КСУЯП

- комплексна система управління якістю продукції

НДР

- науково-дослідна робота

ОТ

- обчислювальна техніка

ОЦ

- обчислювальний центр

ПДП

- проекти детального планування

ПКР

- проектно-конструкторська робота

Пост.

- постійно

р.

- рік

СТП

- стандарт підприємства

ТЕД

- техніко-економічна документація

ТЗ

- технічне завдання

ТЕІ

- техніко-економічна інформація

ТК

- тематичні картки

ТЕО

- техніко-економічне обґрунтування

ТП

- технічний проект

ТПЛ

- тематичні покажчики літератури

ТУ

- технічні умови

ЧАСТИНА 1
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Номер статті 

Вид документів 

Строк зберігання документів 

Примітка

в організаціях, в діяльності яких утворюються документи НАФ 

в організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ 

1

2

3

4

5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ
1.1. Розпорядча діяльність

1.

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим:

  

  

  

 

а) за місцем розробки 

Пост. 

 

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба1 

Доки не мине потреба

1 На державне зберігання не передаються 

 

 

 

 

 

1а. 

Депутатські запити, звернення та документи з їх виконання 

5 р. ЕПК 

5 р. 

  

 

 

 

 

 

2.

Укази, розпорядження Президента України:

 

 

(1) При
надходженні
до різних

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

державних

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

архівних установ на зберігання приймаються укази, розпорядження щодо діяльності даної організації

3.

Декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; постанови, розпорядження Ради міністрів Автономної Республіки Крим:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

приймаються декрети,

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

постанови, розпорядження щодо діяльності даної організації

4.

Протоколи, стенограми засідань Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, їх президій та комісій; документи (довідки, доповідні записки, доповіді, огляди та ін.) до них

Пост.

-

 

5.

Розпорядження голів обласних, районних, районних Автономної Республіки Крим, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах (Києві і Севастополі) державних адміністрацій: 

  

  

  

 

а) з основної діяльності 

Пост.1 

До ліквідації організації1 

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба 

 

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу 

75 р.1 

75 р.1 

  

 

в) про надання відпусток 

5 р. 

5 р. 

 

 

г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань 

3 р.2 

3 р.2

2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях 

6.

Рішення, протоколи засідань органів місцевого самоврядування (сільських, селищних, міських рад) та їх виконавчих органів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

7.

Проекти законів, указів, постанов, розпоряджень; ініціативні пропозиції, внесені до органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, доповідні записки, висновки та ін.) з їх розробки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

8.

Висновки про проекти законодавчих актів та розпорядчих документів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

9.

Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з виконання доручень

Пост.

5 р.

 

10.

Постанови, рішення, протоколи засідань центральних та місцевих органів виконавчої влади:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання

 

а) за місцем проведення

Пост.

-

приймаються документи

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

Доки не
мине
потреба

щодо діяльності даної організації

11.

Протоколи, стенограми нарад у міністрів, керівників інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій 

Пост. 

До ліквідації організації

 

12.

Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, національних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів: 

  

  

  

 

а) в організації, що проводить захід 

Пост. 

10 р. 

 

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р. 

 

13.

Документи (довідки, звіти, доповіді, огляди) про реалізацію рішень з'їздів, конгресів, конференцій, нарад

Пост.

5 р.

 

14.

Протоколи загальних зборів: 

  

  

  

 

а) працівників організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) структурних підрозділів організацій 

1 р. 

1 р. 

  

15.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми постійно діючих наукових, експертних, методичних, консультативних комітетів, рад, комісій:

 

 

(1) При
надходженні
до різних державних архівних установ на зберігання приймаються документи щодо

 

а) за місцем проведення

Пост.

3 р.

діяльності

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба(1)

3 р.

даної організації

16.

Накази, розпорядження міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій 

 

 

а) з основної діяльності 

Пост.1 

До ліквідації організації1

1 Надіслані для відома - доки не мине потреба

 

б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу

75 р.1 

75 р.1 

  

 

в) про надання відпусток 

5 р.

5 р. 

 

 

г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань

3 р.2 

3 р.2 

2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях 

17.

Проекти наказів, розпоряджень міністерств, підприємств, установ, організацій

1 р.

1 р.

 

18.

Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації:

  

  

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.1 

До ліквідації організації

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від керівного органу 

 

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

  

19.

Проекти правил, положень, інструкцій, методичних вказівок та рекомендацій; документи (довідки, висновки, доповідні записки та ін.) з їх розробки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

20.

Листування про розробку, застосування та роз'яснення правил, положень, інструкцій; методичних вказівок та рекомендацій

3 р.

3 р.

 

1.2. Контроль

21.

Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) про перевірку виконання Конституції і законів України, актів Президента України, постанов Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим, актів Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, рішень місцевих органів виконавчої влади та самоврядування:

 

 

(1) При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що проводить перевірку

 

а) за місцем перевірки та в організації, що проводить перевірку

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

22.

Документи (програми, доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти) про перевірку виконання рішень колегій, наказів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій:

 

 

(1) При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від

 

а) за місцем перевірки та в організації, що проводить перевірку

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

організації, що проводить перевірку

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

23.

Листування про перевірку виконання розпорядчих документів органів державної влади та місцевого самоврядування

5 р.

5 р.

 

24.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, акти) комплексних ревізій та перевірок установ, організацій, підприємств органами виконавчої влади, органами вищого рівня кооперативних, громадських організацій (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, передбачених ст. 341, 342):

  

  

  

 

а) за місцем ревізії та в організації, що здійснює перевірку 

Пост.1 

10 р. 

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р.

 

25.

Листування з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування про проведення та результати ревізій, перевірок; про організацію та поліпшення контролю і перевірки виконання

3 р.

3 р.

 

26.

Журнали обліку ревізій, перевірок та контролю за виконанням їх рекомендацій

3 р.

3 р.

 

27.

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про виконання пропозицій за результатами обстежень, перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації.

10 р. ЕПК

10 р.

 

28.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян:

 

 

(1) У разі неодноразового

 

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі установ, організацій, підприємств або про усунення серйозних недоліків та зловживань

Пост.

10 р.

звернення - 5 р. після останнього розгляду

 

б) особистого та другорядного характеру

5 р.(1)

5 р.(1)

 

29.

Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

30.

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

 

1.3. Організаційні основи управління

31.

Типові статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських):

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

 

32.

Статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських): 

  

  

  

 

а) за місцем складання і затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

3 р.

3 р.1 

1 Після заміни новими 

33.

Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

34.

Проекти статутів, положень; документи (довідки, доповідні записки, пропозиції, відгуки) з їх розробки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

35.

Структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі, схеми організації управління та пояснювальні записки до них(1):

 

 

(1) Див. також ст. 393

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

36.

Проекти структур і організаційно-адміністративних схем побудови центральних і місцевих органів галузі

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

37.

Листування про розробку структур і організаційно-адміністративних схем побудови центральних і місцевих органів галузі та про вдосконалення структури управління

3 р.

3 р.

 

38.

Списки (мережа) організацій системи:

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

 

39.

Списки підприємств, організацій, звільнених від податків та неподаткових платежів у бюджет:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

40.

Листування про мережу організацій системи

3 р.

3 р.

 

41.

Переліки питань, розглянутих на засіданнях колегій міністерств

5 р.

-

 

42.

Плани роботи та порядок денний засідань колегіальних органів

1 р.

1 р.

 

43.

Відомості про організації, їх функції та структуру, які складаються для міжнародних і українських довідників, покажчиків

Пост.

3 р.

 

44.

Документи (історичні й тематичні огляди діяльності галузі, історичні довідки) з історії організацій

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

45.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності: 

  

  

  

 

а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня 

Пост.1 

До ліквідації організації1

1 З оперативних та адміністративно-господарських питань - 5 р. 

 

б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації 

5 р. ЕПК 

5 р. 

 

46.

Штатні розписи та переліки змін до них:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

3 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

47.

Проекти штатних розписів, документи (довідки, висновки, відгуки) з їх розробки

3 р.

3 р.

 

48.

Листування про затвердження та зміну штатів

1 р.

1 р.

 

49.

Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій: 

  

  

  

 

а) за місцем затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

3 р.1 

3 р.1 

1 Після заміни новими 

50.

Положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

51.

Листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення та ліквідацію організацій

10 р. ЕПК

10 р.

 

52.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення організацій, їх реорганізацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

53.

Інструкції, правила державної реєстрації господарських товариств, окремих підприємців та ліцензування всіх видів господарської діяльності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

54.

Установчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників):

  

  

  

 

а) за місцем складання і затвердження 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

До заміни новими 

До заміни новими 

  

55.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни: 

  

  

  

 

а) керівників організацій 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) відповідальних працівників та секретарів в організаціях 

3 р.1 

3 р.

1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів 

56.

Документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

57.

Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями 

3 р. 

3 р. 

  

58.

Документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти) про відрядження:

 

 

(1) Щодо участі в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост.

 

а) у межах України

3 р.(1)

3 р.(1)

в організаціях

 

б) закордонні

Пост.

3 р.

 

59.

Листування про відрядження

3 р.

3 р.

 

60.

Документи (умови, положення, програми, довідки, доповідні записки, звіти, відгуки) про проведення творчих, наукових, інших конкурсів та оглядів:

 

 

 

 

а) за місцем проведення

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

61.

Листування про скликання з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів

3 р.

3 р.

 

62.

Документи (доповіді, стенограми, протоколи, тези доповідей) про організацію та проведення професійних свят, вручення нагород:

 

 

 

 

а) за місцем проведення

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

63.

Вітальні адреси, листи, телеграми з приводу ювілейних дат колективів та окремих осіб

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Урядові, що належать видатним митцям, діячам науки і техніки, - пост.

64.

Листування про організацію та проведення свят, пов'язаних із ювілейними датами організацій та окремих осіб

3 р.(1)

3 р.

(1) Якщо є відомості з історії діяльності організації та окремої особи, - пост.

65.

Тематичні альбоми фотографій

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

66.

Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти) про надання організаціями допомоги, в тому числі благодійної, навчальним закладам, інтернатам, іншим закладам соціально-культурної сфери

Пост.

5 р.

 

1.4. Правове забезпечення управління

67.

Висновки з питань дотримання трудового законодавства

Пост.

5 р.

 

68.

Листування з правових питань

10 р.

10 р.

 

69.

Листування про складання договорів та угод, форми договорів

3 р.

3 р.

 

70.

Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил та ін.)

До ліквідації
організації

До ліквідації
організації

 

71.

Листування про застосування трудового законодавства

10 р.

10 р.

 

72.

Заяви, висновки з питань житлового законодавства та розв'язання конфліктів з житлових питань

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після приватизації житла

73.

Листування про розбір конфліктів з житлових питань

3 р.

3 р.

 

74.

Судово-арбітражні справи

3 р.(1) ЕПК

3 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

75.

Листування про арбітражну практику та ведення арбітражних справ

3 р.

3 р.

 

76.

Картотеки, книги реєстрації арбітражних справ

3 р.

3 р.

 

77.

Листування претензійне про постачання, підряди та послуги

3 р.(1)

3 р.

(1) З експорту та імпорту - 10 р.

78.

Журнали обліку претензій та позовів

3 р.

3 р.

 

79.

Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з карних та цивільних справ; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

80.

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів, арбітражу

3 р.(1)

3 р.

(1) У частині виконання фінансовими органами відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно - пост.

81.

Постанови, висновки в справах про адміністративні стягнення

3 р.

3 р.

 

82.

Листування про адміністративні стягнення

1 р.

1 р.

 

83.

Висновки комісій з трудових конфліктів

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після прийняття рішення

84.

Листування про трудові конфлікти

10 р.

10 р.

 

85.

Конфліктні справи з винахідництва

10 р. ЕПК

10 р.

 

86.

Договори про надання юридичної допомоги організаціям

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

87.

Книги записів юридичних консультацій

3 р.

3 р.

 

1.5. Організація документаційного забезпечення управління
та відомчого зберігання документів

88.

Типові й примірні номенклатури справ:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

89.

Індивідуальні номенклатури справ:

 

 

(1) На держзберігання

 

а) установ, організацій, підприємств

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

не передаються. Зберігаються в

 

б) структурних підрозділів

3 р.

3 р.

наглядовій справі державної архівної установи

90.

Документи перевірок стану діловодства та архівної справи

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після наступної перевірки

91.

Відомості про документообіг організацій

3 р.

3 р.

 

92.

Листування про вдосконалення діловодства та архівної справи

3 р.

3 р.

 

93.

Класифікатори справ і документів:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

94.

Картотеки, журнали, переліки, графіки, довідки, контрольні листи, зведення контролю виконання документів

3 р.

3 р.

 

95

Картотеки, журнали реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

 

96.

Журнали, картки реєстрації прийому відвідувачів керівництвом організацій

3 р.

3 р.

 

97.

Листування про застосування технічних засобів у діловодстві та архівній справі організацій

3 р.

3 р.

 

98.

Розрахунки розсилки наказів, розпоряджень, вказівок, рішень, указів, постанов

3 р.

3 р.

 

99.

Покажчики, картотеки до законів, указів, наказів, розпоряджень, вказівок, правил, інструкцій, положень

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

100.

Реєстраційні картки і журнали, бази даних: 

  

  

  

 

а) організаційно-розпорядчої документації 

Пост.1 

До ліквідації організації1 

1 Зберігаються в організації. Підлягають прийманню в держархіви, якщо можуть бути використані як науково-довідковий апарат 

 

б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів 

3 р. 

3 р. 

 

101.

Реєстри на відправлену кореспонденцію

1 р.

1 р.

 

102.

Картки і журнали реєстрації телеграм і телефонограм, телексів, телефаксів

1 р.

1 р.

 

103.

Журнали обліку:

 

 

 

 

а) бланків суворої звітності

1 р.

1 р.

 

 

б) креслень, кінофотодокументів, магнітних стрічок

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

в) віддрукованих документів

1 р.

1 р.

 

 

г) врученої кореспонденції

1 р.

1 р.

 

104.

Замовлення на виконання машинописних та розмножувальних робіт

1 р.

1 р.

 

105.

Листування про порушення правил пересилання документів

1 р.

1 р.

 

106.

Листування про організаційно-методичні питання діловодства та архівної справи

3 р.

3 р.

 

107.

Справи фондів (історичні довідки до фондів, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду) 

Пост.1 

До ліквідації організації 

1 У разі ліквідації організації передаються на держзберігання 

108.

Списки, листи, картки фондів

Пост.(1)

-

(1) При ліквідації організації передаються на держзберігання

109.

Описи справ:

 

 

(1) Після

 

а) постійного зберігання

Пост.

-

знищення

 

б) тимчасового зберігання

3 р.(1)

3 р.(1)

справ

110.

Акти, довідки про підсумки перевірок архівними установами стану діловодства та архівної справи

5 р.

5 р.

 

111.

Доповідні записки, довідки про роботу діловодних та архівних служб

5 р.

5 р.

 

112.

Переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, що підлягають державному зберіганню:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

113.

Висновки, відгуки, рецензії, листування про зміни та доповнення переліків документів

3 р.

3 р.

 

114.

Топографічні покажчики

1 р.(1)

-

(1) Після заміни новими

115.

Тематичні й фондові огляди, довідки, інформаційні листи про склад та зміст документів

Пост.(1)

-

(1) При ліквідації організацій передаються на держзберігання

116.

Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації
організації

-

 

117.

Акти надання документів у тимчасове користування

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після повернення документів

118.

Документи (заяви, дозволи, листування) про допуск до ознайомлення з архівними документами

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Майстрів мистецтв, учених - пост.

119.

Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після повернення документів

120.

Журнали обліку видачі документів з архіву

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

121.

Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу

3 р.

3 р.

 

122.

Журнали, картки реєстрації архівних довідок, копій, витягів з документів

3 р.

3 р.

 

123.

Журнали реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.1. Організація і методика планування

124.

Переліки показників і форм до розробки проектів державних планів економічного і соціального розвитку України та Автономної Республіки Крим:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

125.

Вказівки, інструкції органів державної влади, місцевого самоврядування про порядок розробки й погодження норм, нормативів, титульних списків та інших документів з планування:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

126.

Листування про організацію та методику планування:

 

 

 

 

а) з Міністерством економіки України

Пост.

5 р.

 

 

б) з місцевими економічними органами, об'єднаннями, підприємствами, організаціями

5 р.

5 р.

 

2.2. Прогнозування і перспективне планування

127.

Прогнози соціально-економічного і науково-технічного розвитку України, регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем розробки та узагальнення

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

128.

Доповіді Міністерства економіки України про темпи, пропорції, тенденції розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

129.

Проекти цільових комплексних програм розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

130.

Цільові комплексні програми розвитку економіки України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

131.

Проекти основних напрямів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, галузей народного господарства та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

132.

Документи (доповіді, звіти, огляди) про хід та підсумки виконання комплексних цільових програм:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

133.

Листування про розробку, погодження та хід виконання комплексних цільових програм

10 р.

-

 

134.

Контрольні цифри основних напрямів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

135.

Документи (розрахунки, довідки, обґрунтування) до основних напрямів економічного і соціального розвитку України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

136.

Пропозиції та зауваження постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад міністерств, місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування до проектів основних напрямів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

137.

Основні напрями економічного і соціального розвитку України, окремих регіонів та галузей народного господарства:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

138.

Основні напрями економічного і соціального розвитку підприємств, установ і організацій: 

  

  

  

 

а) за місцем складання 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

139.

Основні показники для розробки і складання перспективних планів підвідомчим підприємствам і організаціям:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

140.

Документи (доповідні записки, довідки, листування) про складання та доведення перспективних планів економічного і соціального розвитку до підвідомчих підприємств і організацій

5 р.

5 р.

 

141.

Довідки, протоколи узгоджень розбіжностей щодо перспективних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства

Пост.

-

 

142.

Документи (доповіді, довідки, розрахунки, листування) щодо коригування перспективних планів економічного і соціального розвитку 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

143.

Доповіді Міністерства економіки, інших центральних органів виконавчої влади про основні підсумки виконання перспективних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

2.3. Поточне планування

144.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, районів, міст та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

145.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства, розроблені економічними органами, та пояснювальні записки до них:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

146.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку галузей народного господарства, підприємств, установ, організацій та пояснювальні записки до них

Пост.

5 р.

 

147.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку з окремих напрямів діяльності галузей народного господарства, підприємств, установ, організацій та пояснювальні записки до них

3 р.

3 р.

 

148.

Пропозиції та зауваження постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад, міністерств до проектів річних планів економічного і соціального розвитку

Пост.

-

 

149.

Документи (доповіді, висновки, довідки) економічних органів про результати розгляду пропозицій і зауважень постійних комітетів Верховних Рад України, Автономної Республіки Крим, місцевих рад, міністерств до проектів річних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

150.

Річні плани економічного і соціального розвитку України, Автономної Республіки Крим, областей, районів, міст:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

151.

Витяги з планів і проектів планів, що надсилаються Міністерством економіки в організації

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

152.

Річні плани економічного і соціального розвитку міністерств:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

5 р.

 

153.

Річні плани організацій з основної діяльності

Пост.(1)

5 р.

(1) За наявності відповідних звітів - 5 р.

154.

Річні плани структурних підрозділів організацій

1 р.

1 р.

 

155.

Оперативні плани з усіх напрямів діяльності організацій та їх структурних підрозділів

1 р.

1 р.

 

156.

Основні показники для розробки та складання річних і оперативних планів підвідомчими підприємствами і організаціями:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

157.

Документи (відомості, таблиці, аналізи) про розрахунки та обґрунтування проектів річних планів

5 р.

5 р.

 

158.

Листування з Міністерством економіки про складання та узгодження річних планів економічного і соціального розвитку

5 р.

5 р.

 

159.

Листування з підприємствами і організаціями галузей та іншими організаціями про розробку та узгодження річних і оперативних планів

3 р.

3 р.

 

160.

Пропозиції міністерств, інших організацій про порядок проведення економічних експериментів

5 р.

5 р.

 

161.

Документи (доповіді, звіти, довідки, висновки) про порядок проведення економічних експериментів 

  

  

  

 

а) за місцем складання 

Пост. 

5 р. 

  

 

б) в інших організаціях 

5 р. 

5 р. 

  

162.

Листування міністерств з організаціями про проведення економічних експериментів

3 р.

3 р.

 

163.

Зведені таблиці виробничих потужностей за галузями промисловості та підприємствами

Пост.

-

 

164.

Зведені баланси виробничих потужностей підприємств за галузями народного господарства, промисловості в регіонах:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

165.

Баланси виробничих потужностей підприємств:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

10 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

166.

Документи (розрахункові відомості, таблиці, графіки) про використання виробничих потужностей підприємств

Пост.

10 р.

 

167.

Документи (доповідні записки, довідки, листування) про внесення змін у показники затверджених річних планів міністерств, інших організацій

5 р.

5 р.

 

168.

Доповіді Міністерства економіки, інших центральних органів виконавчої влади про хід та підсумки виконання річних планів економічного і соціального розвитку:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

169.

Аналізи, огляди техніко-економічних показників галузей народного господарства, підприємств, організацій:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

170.

Документи (доповідні записки, довідки, розрахунки) про виробничо-економічну діяльність галузей народного господарства, підприємств, організацій

Пост.

5 р.

 

171.

Листування про виробничо-економічну діяльність

5 р.

5 р.

 

172.

Листування про техніко-економічні дослідження в галузях народного господарства

3 р.

3 р.

 

2.4. Ціноутворення

173.

Довідки, розрахунки з прогнозування і вдосконалення цін на перспективу та організації загальних переглядів оптових цін:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

174.

Довідки, розрахунки рівня та динаміки державних роздрібних цін на товари народного споживання:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

175.

Зведені відомості про результати перевірок дотримання державної дисципліни цін:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

176.

Пояснювальні записки міністерств, підприємств, установ, організацій до довідок перевірки дотримання державної дисципліни цін

Пост.

5 р.

 

177.

Тарифи, цінники: 

  

  

  

 

а) за місцем затвердження 

Пост.1 

До ліквідації організації 

1 На державне зберігання приймаються вибірково 

 

б) в інших організаціях 

До перегляду цін 

До перегляду цін 

  

178.

Документи (проекти, розрахунки, обґрунтування, довідки) про розробку та затвердження оптових, роздрібних, закупівельних цін, тарифів, прейскурантів, націнок, знижок:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

 

179.

Затверджені міністерствами оптові, роздрібні, заготівельні, закупівельні ціни й тарифи:

 

 

(1) На державне зберігання приймаються вибірково у вигляді

 

а) за місцем затвердження

Пост.(1)

-

хронологічної

 

б) в інших організаціях

До
перегляду
цін

До
перегляду
цін

вибірки

180.

Документи (калькуляції, розрахунки, довідки) про розробку тимчасових, роздрібних і оптових цін, затверджуваних міністерствами

5 р.

5 р.

 

181.

Протоколи узгодження та затвердження міністерствами тимчасових, роздрібних і оптових цін

5 р.

-

 

182.

Листування про встановлення, розробку та порядок застосування тимчасових, роздрібних і оптових цін

5 р.

5 р.

 

183.

Збірники тарифів:

 

 

(1) На держзберігання

 

а) за місцем затвердження

Пост.(1)

-

приймаються

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

вибірково у вигляді хронологічної вибірки

184.

Висновки щодо тарифів

5 р.

5 р.

 

185.

Листування з іноземними виробниками про тарифи

10 р.

-

 

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ПОДАТКОВА ПОЛІТИКА

3.1. Фінансування

186.

Листування з організації та методики фінансування

3 р.

3 р.

 

187.

Листування з валютних питань

10 р.

-

 

188.

Фінансові плани перспективні:

  

  

  

 

а) за місцем розробки 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) в інших організаціях 

Доки не мине потреба 

Доки не мине потреба 

  

189.

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

10 р. 

  

 

б) річні 

Пост.1 

10 р. 

1 За місцем розробки, в інших організаціях - доки не мине потреба 

 

в) квартальні 

3 р.2 

3 р.3 

2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р. 

 

г) місячні 

1 р.4 

1 р.5 

4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р. 

190.

Проекти фінансових планів (балансів прибутків та видатків), розрахунки до них

3 р.

3 р.

 

191.

Документи (розрахунки, таблиці, довідки) про розбіжності проектів фінансових планів

3 р.

3 р.

 

192.

Документи (довідки, відомості, доручення, обгрунтування) про зміни фінансових планів

3 р.

3 р.

 

193.

Плани фінансування та кредитування організацій:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших

 

а) зведені річні

Пост.

-

організаціях -

 

б) річні

Пост.(1)

10 р.

доки не мине

 

в) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

потреба

 

г) місячні

1 р.(4)

1 р.(5)

(2) За відсутності річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.
(4) За відсутності річних і квартальних - пост.
(5) За відсутності річних і квартальних - 10 р.

194.

Документи (висновки, розрахунки, довідки, витяги) до планів фінансування та кредитування:

 

 

 

 

а) річних

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальних і місячних

1 р.

1 р.

 

195.

Документи (договори, розрахунки, відомості, довідки, обгрунтування) про зміну планів фінансування та кредитування

3 р.

3 р.

 

196.

Ліміти (лімітні довідки) фінансування за видами діяльності

Пост.

10 р.

 

197.

Листування з фінансовими органами про фінансове планування, виконання балансів прибутків та видатків

3 р.

3 р.

 

198.

Аналізи звітних даних про виконання балансів прибутків та видатків

Доки не
мине
потреба

3 р.

 

199.

Заявки на іноземну валюту

5 р.

-

 

200.

Валютні плани 

Пост. 

10 р. 

  

201.

Проекти валютних планів, документи (розрахунки, таблиці, довідки) до них 

5 р. 

5 р. 

  

202.

Звіти про виконання валютних планів, платежів і надходження валюти: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) місячні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, квартальних - пост.
4 За відсутності річних, квартальних - до ліквідації організації 

203.

Звіти про витрачання іноземної валюти в закордонних відрядженнях

10 р.

-

 

204.

Довідки про інвалютні розрахунки з іноземними державами:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) квартальні

3 р.

-

 

 

в) місячні

1 р.

-

 

205.

Плани капітальних вкладень, матеріальних балансів:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших

 

а) річні

Пост.(1)

10 р.

організаціях -

 

б) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

доки не мине

 

в) місячні

1 р.(4)

1 р.(5)

потреба
(2) За відсутності річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.
(4) За відсутності річних і квартальних - пост.
(5) За відсутності річних і квартальних - 10 р.

206.

Документи (довідки, висновки, розрахунки) до планів капітальних вкладень, матеріальних балансів:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальні, місячні

1 р.

1 р.

 

207.

Річні плани з усіх видів податків

5 р.

5 р.

 

208.

Проекти річних планів з усіх видів податків; документи (розрахунки, довідки, відомості) щодо їх розробки

3 р.

3 р.

 

209.

Проекти планів з капітальних вкладень та матеріальних балансів

3 р.

3 р.

 

210.

Плани та розрахункові завдання із залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

 

211.

Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

3 р.

 

 

б) квартальні

3 р.

3 р.

 

212.

Кошториси з бюджету, спеціальних та інших коштів міністерств, інших організацій, розрахунки до них:

 

 

(1) За місцем розробки, в інших організаціях - доки не
мине
потреба

 

а) річні

Пост.(1)

10 р.

(2) За відсутності

 

б) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

річних - пост.
(3) За відсутності річних - 10 р.

213.

Плани утворення, розподілу і використання фондів

3 р.

3 р.

 

214.

Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

215.

Документи (бюджетні доручення, виписки банків) про фінансування всіх видів діяльності

5 р.

5 р.

 

216.

Листування про фінансування всіх видів діяльності

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Листування про фінансування закордонних відряджень - 5 р.

217.

Листування про розподіл, регулювання, відпуск коштів підвідомчим організаціям за затвердженими фінансовими планами

3 р.

3 р.

 

218.

Листування про позакошторисні й цільові асигнування

3 р.

3 р.

 

219.

Документи (довідки, висновки, розрахунки) про створення фондів підприємств, установ, організацій та їх використання

5 р.

5 р.

 

220.

Доповідні записки, довідки про затвердження статутних фондів підприємств, установ, організацій

Пост.

10 р.

 

221.

Листування, відомості про стан і використання фондів на винахідництво та раціоналізаторські роботи

3 р.

3 р.

 

222.

Документи (подання, доповідні записки, обгрунтування, відомості) про утворення та зміни в складі й характері спецфондів

10 р.

10 р.

 

223.

Економічні нормативи, нормативи обігових коштів, розподілу прибутку та ін. і розрахунки до них

Пост.

5 р.

 

224.

Листування про економічні нормативи

3 р.

3 р.

 

225.

Документи (акти, виписки банків, відомості, розрахунки) про амортизаційні відрахування підприємств

5 р.

5 р.

 

226.

Листування про амортизаційні відрахування

3 р.

3 р.

 

227.

Документи (аналізи, довідки, розрахунки) про утворення та надання господарським організаціям обігових коштів

5 р.

5 р.

 

228.

Листування про утворення, накопичення обігових коштів та про розрахунки за обіговими коштами

3 р.

3 р.

 

229.

Відомості, листування про ставки всіх видів податків та розрахунки рентабельності

3 р.

3 р.

 

230.

Аналітичні таблиці виконання планів усіх видів податків

10 р.

3 р.

 

231.

Оперативні звіти про виконання планів усіх видів податків (квартальні)

3 р.

3 р.

 

232.

Зведення і повідомлення про податкові надходження та заборгованість за ними:

 

 

 

 

а) квартальні

3 р.

3 р.

 

 

б) місячні

1 р.

1 р.

 

233.

Листування з банками про капіталовкладення та про розгляд документів, що подаються до банків

3 р.

3 р.

 

234.

Документи (висновки, довідки, звіти) про виділення додаткових капіталовкладень та їх перерозподіл

Пост.

10 р.

 

235.

Документи (розрахунки, довідки, таблиці) про загальнодержавні й місцеві податки та збори, про відрахування до бюджету з прибутків

3 р.

3 р.

 

236.

Листування про валютні відрахування та їх використання

5 р.(1)

-

(1) Листування із зовнішньоторговельними організаціями - 10 р. ЕПК

237.

Оперативні зведення про виконання плану прибутку

1 р.

1 р.

 

238.

Звіти (аналітичні таблиці) про виконання планів прибутку, платежів до бюджету, стан власних обігових коштів

10 р.

10 р.

 

239.

Листування про залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

 

240.

Оперативні звіти, відомості про виконання внесків власних коштів на капітальне будівництво

3 р.

3 р.

 

241.

Оперативні звіти про непродуктивні видатки (місячні)

1 р.

1 р.

 

242.

Листування про поточне фінансування та кредитування

3 р.

3 р.

 

243.

Документи (положення, картки, листування) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закриття рахунку

244.

Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків

3 р.

3 р.

 

245.

Листування з банками за несплаченими рахунками і за відмовами банків у сплаті рахунків

3 р.

3 р.

 

246.

Документи (плани, обгрунтування, довідки, розрахунки) про вдосконалення апарату управління, розподіл встановлених завдань із скорочення апарату управління, затвердження граничних асигнувань та їх змін

10 р.

10 р.

 

247.

Документи (відомості, довідки, розрахунки) про бюджетні завдання

10 р.

10 р.

 

248.

Листування про скорочення адміністративно-господарських витрат та про витрати на утримання апарату управління

3 р.

3 р.

 

249.

Акти, доповідні записки про перевірку дотримання штатно-кошторисної дисципліни

5 р.

5 р.

 

250.

Листування про порушення фінансової дисципліни

3 р.

3 р.

 

251.

Листування про взаємні розрахунки і перерозрахунки за здану продукцію

3 р.

3 р.

 

252.

Термінові фінансові повідомлення та рекламації за ними

1 р.

1 р.

 

253.

Документи (довідки, заявки, таблиці, ліміти, розрахунки) про оплату імпортного обладнання

5 р.

5 р.

 

254.

Листування про зміни підписів

3 р.

3 р.

 

3.2. Кредитування

255.

Доповідні записки, довідки з кредитних питань

5 р.

-

 

256.

Кредитні плани і розрахунки до них:

 

 

 

 

а) зведені річні

5 р.(1)

-

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

 

б) річні

5 р.

-

 

 

в) квартальні

3 р.

-

 

 

г) місячні

1 р.

-

 

257.

Касові плани:

 

 

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

 

а) річні, квартальні

3 р.(1)

3 р.

 

 

б) місячні

1 р.

1 р.

 

258.

Звіти з касового плану

3 р.(1)

3 р.

(1) У Нацбанку та його органах - пост.

259.

Документи (зобов'язання, довідки, повідомлення) про кредитні операції, що подаються до Нацбанку і надходять від нього

1 р.

1 р.

 

260.

Заявки на кредити, касові заявки

1 р.

1 р.

 

261.

Листування про заявки на кредити

1 р.

1 р.

 

262.

Видаткові розписи за відкритими фінансовими органами кредитами

3 р.

3 р.

 

263.

Листування про кредитні операції

3 р.(1)

3 р.

(1) Листування з зовнішньоторговельними організаціями - 5 р.

264.

Зведені відомості по відкритих кредитах 

Пост. 

10 р. 

  

265.

Видаткові касові розписи і повідомлення про кредити

3 р.

3 р.

 

266.

Відомості про розасигнування кредитів організаціям:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

5 р.

 

 

б) квартальні

3 р.

3 р.

 

 

в) місячні

1 р.

1 р.

 

267.

Щомісячні відомості про залишки кредитів

1 р.

1 р.

 

268.

Листування про видачу та повернення позик

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після сплати позики

269.

Прибутково-видаткові касові відомості та ордери:

 

 

 

 

а) місячні

1 р.

1 р.

 

 

б) щоденні

1 р.

1 р.

 

3.3. Державна податкова політика

270.

Інструкції, методичні рекомендації про оподаткування всіх видів господарської діяльності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

-

 

271.

Класифікація прибутків та видатків бюджетів

Пост.

-

 

272.

Журнали обліку підприємств з іноземними інвестиціями

Пост.

-

 

273.

Особові рахунки платників усіх видів податків

5 р.(1)

-

(1) Після припинення діяльності

274.

Відомості про протиправні дії щодо працівників органів Державної податкової адміністрації

Пост.

-

 

275.

Листування з Державною податковою адміністрацією та її органами на місцях про оподаткування всіх видів господарської діяльності

10 р. ЕПК

10 р.

 

276.

Листування з підприємствами, господарськими товариствами про оподаткування всіх видів діяльності

10 р. ЕПК

10 р.

 

277.

Листування з органами Державної податкової адміністрації про стягнення податків з усіх видів господарської діяльності

5 р.

5 р.

 

278.

Листування з судовими, правоохоронними органами про справи, пов'язані із платежами в державний бюджет

10 р. ЕПК

10 р.

 

279.

Листування про виявлення розходжень у надходженні прибутків і податків за даними органів Державної податкової адміністрації та банківських установ

10 р.

5 р.

 

280.

Листування з акціонерними і комерційними банками про зарахування платежів у бюджет

5 р.

5 р.

 

281.

Листування з органами Державної податкової адміністрації про порушення при стягненні податків і зборів та оскарження дій адміністрації

10 р. ЕПК

10 р.

 

282.

Листування з особами вільних професій, служителями релігійних культів, іноземними громадянами про сплату податків

10 р. ЕПК

10 р.

 

283.

Документи (акти, довідки, доповіді, протоколи) перевірки підприємств, організацій, господарських товариств органами Державної податкової адміністрації

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Підприємств з іноземними інвестиціями - 10 р.

284.

Документи (акти, довідки, доповіді) про перевірку звітів, балансів, декларацій прибутків підприємств, організацій, господарських товариств:

 

 

 

 

а) річних

5 р.

5 р.

 

 

б) квартальних

3 р.

3 р.

 

285.

Документи про адміністративні порушення податкового законодавства (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листування)

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після накладення адміністративного стягнення

286.

Документи (акти, довідки, доповіді, листування) про усунення недоліків і порушень, виявлених під час перевірок

3 р.

3 р.

 

287.

Документи (огляди, доповідні записки, вказівки) про сплату податку на додану вартість та акцизного збору

10 р.

5 р.

 

288.

Банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження усіх видів податків у державний бюджет

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

289.

Документи (акти, довідки, відомості, доповідні записки) про надходження всіх видів податків та платежів у державний бюджет

5 р.

-

 

290.

Звіти про суми надходжень за платежами та недоїмками у бюджет:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) місячні

3 р.

-

 

291.

Звіти про результати контрольної діяльності органів Державної податкової адміністрації:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) піврічні

5 р.(1)

-

 

 

в) місячні

3 р.

-

 

292.

Звіти про нарахування та надходження платежів у бюджет:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.

 

а) річні

Пост.

-

 

 

б) піврічні

5 р.(1)

-

 

 

в) квартальні

3 р.

-

 

293.

Декларації про прибуток:

 

 

 

 

а) річні

5 р.

-

 

 

б) квартальні

3 р.

-

 

294.

Декларації про прибуток на додану вартість

3 р.

-

 

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

295.

Документи одноразових обстежень і переписів:

 

 

(1) Після чергового перепису. У

 

а) первинні (анкети, бланки, опитувальні картки)

3 р.(1)

3 р.

статистичних органах - постійне

 

б) підсумкові (звіти, таблиці, збірники)

Пост.(2)

3 р.

зберігання (на машинних носіях)
(2) За місцем розробки, в інших організаціях - не менше одного року після підбиття підсумків

296.

Статистичні щорічники, збірники, бюлетені, таблиці динамічних рядів про стан галузей і підгалузей народного господарства і культури:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

297.

Звіти організацій про виконання перспективних і поточних планів; аналізи звітів: 

  

  

  

 

а) зведені річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) піврічні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації

 

г) квартальні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації 

 

ґ) місячні 

1 р.5 

1 р.6 

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

298.

Статистичні звіти й таблиці організацій з усіх основних видів діяльності: 

  

  

  

 

а) зведені річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні й з більшою періодичністю 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) піврічні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) квартальні 

3 р.3 

3 р.4 

3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації 

 

ґ) місячні 

1 р.5 

1 р.6 

5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації 

299.

Статистичні звіти й таблиці організацій з допоміжних видів діяльності; звіти структурних підрозділів

5 р.

5 р.

 

300.

Оперативні звіти й зведення про виконання планів(1):

 

 

(1) Для організацій Держкомстату

 

а) 15-денні, декадні

3 міс.

3 міс.

строки зберігання

 

б) 5-денні, щоденні

1 міс.

1 міс.

визначаються відомчим переліком

301.

Документи (таблиці, розрахунки, довідки) про складання зведених звітів організацій (крім статистичних)(1)

3 р.

3 р.

(1) У статистичних органах строк зберігання визначається відомчим переліком

302.

Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організацій

Пост.

5 р.

 

303.

Висновки за звітами:

 

 

 

 

а) річними

Пост.

10 р.

(1) За відсутності

 

б) квартальними

3 р.(1)

3 р.(2)

річних - пост.
(2) За відсутності річних - 10 р.

304.

Книги обліку форм звітності

3 р.

1 р.

 

305.

Листування про організацію й удосконалення обліку та звітності

3 р.

3 р.

 

306.

Листування з органами державної статистики про складання, подання і перевірку статистичної звітності

3 р.

3 р.

 

307.

Замовлення на бланки обліку та звітності

1 р.

1 р.

 

4.2. Бухгалтерський облік та звітність

308.

Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

309.

Звіти з фінансування: 

  

  

  

 

а) зведені річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

в) квартальні 

3 р.1 

3 р.2 

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації 

 

г) місячні 

1 р.3 

1 р.4 

3 За відсутності річних і квартальних - пост. 
4 За відсутності річних і квартальних - до ліквідації організації 

310.

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

311.

Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів:

 

 

(1) За відсутності річних - пост.
(2) За відсутності

 

а) річних

Пост.

10 р.

річних - 10 р.

 

б) квартальних

3 р.(1)

3 р.(2)

 

312.

Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів

Пост.

5 р.

 

313.

Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів

3 р.

3 р.

 

314.

Листування про строки подання бухгалтерської і фінансової звітності

1 р.

1 р.

 

315.

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) 

3 р.1 

3 р.1 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. 
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

316.

Особові рахунки:

 

 

 

 

а) робітників та службовців, студентів

75 р.-"В"

75 р.-"В"

(1) Після завершення виплати

 

б) одержувачів пенсій і державної допомоги

5 р.(1)

5 р.(1)

допомоги і пенсій; для одноразової допомоги - 1 р.

317.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат 

3 р.1 

3 р.1 

1 За відсутності особових рахунків - 75 p. 

318.

Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після ліквідації основних засобів

319.

Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)

3 р.

3 р.

 

320.

Гарантійні листи

3 р.

3 р.

 

321.

Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) 

3 р.

3 р.1 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії.
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

322.

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

323.

Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів

3 р.

3 р.

 

324.

Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін.

3 р.

3 р.

 

325.

Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

326.

Реєстри рахунків до оплати

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

327.

Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них

3 р.

3 р.

 

328.

Відомості про витрачання кредитів: 

  

  

  

 

а) річні 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) квартальні 

3 р. 

3 р. 

 

 

в) місячні 

1 р. 

1 р. 

 

329.

Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості з заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та інші

3 р.

3 р.

 

330.

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

331.

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

332.

Виконавчі листи

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

333.

Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування по оформленню договорів-зобов'язань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

334.

Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

335.

Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

336.

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

337.

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

338.

Паспорти будівель, споруд(1), обладнання

3 р.(2)

3 р.(2)

(1) Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - пост.
(2) Після ліквідації основних засобів

339.

Спостережні справи з нагляду за будівлями й спорудами, що перебувають під охороною держави

Пост.

-

 

340.

Листування про паспортизацію будівель і споруд

3 р.

3 р.

 

341.

Документи (плани, звіти, листування) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи

3 р.

3 р.

 

342.

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Див.
примітку
до ст. 288

343.

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші)

3 р.

3 р.

 

344.

Акти перевірок каси, правильності стягнення податків та інші

3 р.

3 р.

 

345.

Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строків дії договорів, угод. Див. також примітку до ст. 288

346.

Реєстри договорів

3 р.

3 р.

 

347.

Договори про матеріальну відповідальність

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після звільнення матеріально відповідальної особи

348.

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

349.

Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств тощо

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після ліквідації підприємств, установ, організацій

350.

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 р.

3 р.

 

5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ

5.1. Набір і використання трудових ресурсів

351.

Розрахунки потреби в робочій силі та виявлення джерел її покриття

10 р.

5 р.

 

352.

Документи (огляди, зведення, довідки) про стан трудових ресурсів, плинність робочої сили і потребу в ній, розміщення продуктивних сил

Пост.

10 р.

 

353.

Документи (довідки, зведення, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів

5 р.

5 р.

 

354.

Листування про комплектування та використання трудових ресурсів, плинність робочої сили

3 р.

3 р.

 

355.

Наряди на організований набір робочої сили

1 р.

1 р.

 

356.

Заявки на організований набір робочої сили

1 р.

1 р.

 

357.

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

3 р.

3 р.

 

358.

Направлення на працевлаштування робітників і службовців

1 р.

1 р.

 

359.

Документи (звіти, довідки, листи) про проходження громадянами альтернативної (невійськової) служби

5 р.

5 р.

 

360.

Листування про переведення робітників і службовців до інших підприємств, установ, організацій

3 р.

3 р.

 

361.

Списки робітників, набраних в організованому порядку

3 р.

3 р.

 

5.2. Ринок праці, працевлаштування
та допомога безробітним, переселення

362.

Програми (державні, регіональні, галузеві) зайнятості населення:

 

 

 

 

а) довгострокові

Пост.

10 р.

 

 

б) річні

5 р.

3 р.

 

363.

Документи (таблиці, аналітичні довідки, звіти) про реалізацію програм зайнятості населення

Пост.

10 р.

 

364.

Документи (інформації, статистичні звіти, довідки) про стан ринку праці та зайнятість населення, працевлаштування

Пост.

10 р.

 

365.

Документи (довідки, зведення) про реєстрацію безробітних, незайнятого населення та виплату допомоги через безробіття

10 р.

10 р.

 

366.

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про вивільнення працівників

5 р.

5 р.

 

367.

Відомості про наявність вакантних робочих місць, вакантних посад службовців та хід реєстрації безробітних

3 р.

3 р.

 

368.

Розрахунки витрат на надання соціальної допомоги безробітним

Пост.

5 р.

 

369.

Документи (довідки, огляди) про надання грошової допомоги через безробіття

75 р.-"В"

-

 

370.

Листування про працевлаштування безробітних, незайнятого населення

5 р.

5 р.

 

371.

Документи (заяви, списки, договори, відомості, листування) про перенавчання, перепідготовку, профорієнтацію безробітних та незайнятого населення

10 р. ЕПК

10 р.

 

372.

Статистичні звіти про професійну підготовку, профорієнтацію незайнятого населення

Пост.(1)

10 р.

(1) На державне зберігання приймаються від органів держстатистики

373.

Документи (акти, попередження, листування) з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення

5 р.

5 р.

 

374.

Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам 

3 р.1 

3 р.1 

1 Після закінчення строків дії договорів 

375.

Документи (довідки, інформації, акти) контролю за діяльністю комерційних організацій з питань профорієнтації, навчання та працевлаштування незайнятого населення

10 р.

-

 

376.

Журнали обліку, реєстрації безробітних

75 р.-"В"

-

 

377.

Особові справи безробітних громадян

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

378.

Картки персонального обліку безробітних та громадян, які шукають роботу

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після працевлаштування

379.

Журнали обліку сімей переселенців та списки переселенців

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

380.

Документи (договори, інформації, зведення) про переселення сімей, іноземних громадян, біженців та їх працевлаштування

Пост.

5 р.

 

381.

Документи (звіти, таблиці, бюлетені, листування) з питань зовнішньої міграції населення

Пост.

-

 

382.

Документи (рішення, висновки, довідки, зведення) про переселення та працевлаштування громадян із зони радіаційного забруднення

Пост.

5 р.

 

383.

Документи (списки, довідки) про створення і підтримку фермерських господарств

Пост.

5 р.

 

384.

Акти передачі будинків сім'ям переселенців

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

385.

Справи на переселенців

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

386.

Списки на видачу переселенських квитків

10 р.

10 р.

 

387.

Документи (програми, соціальні нормативи, розрахунки) з питань рівня життя та соціальних нормативів і гарантій населенню

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

5.3. Організація праці, продуктивність праці,
трудова дисципліна

388.

Протоколи засідань рад з наукової організації праці

Пост.

5 р.

 

389.

Листування про впровадження та вдосконалення наукової організації праці

5 р.

3 р.

 

390.

Завдання підприємствам з впровадження наукової організації праці

3 р.

3 р.

 

391.

Плани розробки карт трудових процесів

5 р.

-

 

392.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки, розрахунки економічної ефективності, карти організації праці на робочому місці, типові описи, робочі схеми трудових процесів, коефіцієнти спеціалізації) про вдосконалення процесів праці, підвищення її продуктивності, впровадження наукової організації праці, усунення втрат робочого часу

Пост.

10 р.

 

393.

Документи (нормативи чисельності, типові структури апарату, аналітичні таблиці, розрахунки, доповіді, довідки) про вдосконалення структури апарату управління

Пост.

10 р.

 

394.

Договори про впровадження наукової організації праці в організаціях

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення терміну дії договору

395.

Документи (форми підрахунку рівня механізації, переліки технічних засобів, технічні вимоги, розрахунки, методики розрахунків, комплексні проекти механізації й автоматизації праці) про механізацію праці й управління

10 р.

5 р.

 

396.

Галузеві переліки професій:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

397.

Проекти галузевих переліків професій

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після затвердження

398.

Документи (галузеві рекомендації, психо-фізіологічні норми, професіограми) про діагностику профпридатності:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

До
заміни
новими

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

399.

Документи (огляди, довідки, доповідні записки) про організацію праці на підприємствах при суміщенні професій

Пост.

10 р.

 

400.

Журнали, листки обліку робітників, які суміщають професії

3 р.

3 р.

 

401.

Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво та ін.)

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

402.

Документи (розрахунки, рекомендації, обгрунтування, висновки) про аналіз і прогнозування продуктивності праці

5 р.

5 р.

 

403.

Документи (доповідні записки, пропозиції, зведення) про причини відставання продуктивності праці від рівня механізації виробництва й зміни кваліфікаційного складу робітників

Пост.

10 р.

 

404.

Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці

3 р.

3 р.

 

405.

Типові колективні договори:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

406.

Колективні договори 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

407.

Документи (протоколи, доповідні записки, довідки) про хід і підсумки виконання умов, угод та колективних договорів

Пост.

10 р.

 

408.

Колективні угоди (генеральна, галузеві та регіональні)

Пост.

-

 

409.

Акти перевірки виконання колективних договорів

5 р.(1)

5 р.

(1) За відсутності доповідей, довідок про виконання колдоговорів - пост.

410.

Листування про складання угод та колективних договорів, хід, підсумки їх виконання

5 р.

5 р.

 

411.

Журнали реєстрації угод та колективних договорів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

412.

Документи (звіти, довідки, доповідні записки) про переведення працівників різних галузей народного господарства на скорочений робочий день або скорочений робочий тиждень

Пост.

10 р.

 

413.

Документи (зведення, відомості, листування) про облік робочого часу

3 р.

3 р.

 

414.

Журнали обліку втрат робочого часу

3 р.

3 р.

 

415.

Табелі (графіки) виходу робітників і службовців на роботу

1 р.

1 р.

 

416.

Документи (повідомлення, доповідні записки, листування) про трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

417.

Журнали, відомості обліку осіб, які порушили трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

418.

Документи (характеристики, акти, доповідні записки, довідки, листування) про притягнення до відповідальності осіб, які порушили трудову дисципліну

3 р.

3 р.

 

5.4. Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата

419.

Листування про стан технічного нормування

3 р.

3 р.

 

420.

Типові нормативи з праці:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

421.

Норми виробітку та розцінки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

422.

Тимчасові норми виробітку та розцінки

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

423.

Документи (довідки, доповідні записки, пропозиції) про розробку норм виробітку та розцінок

3 р.

3 р.

 

424.

Листування про розробку технічних норм

1 р.

1 р.

 

425.

Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

426.

Документи (довідки, пропозиції, доповідні записки) про розробку тарифно-кваліфікаційних довідників, сіток, ставок

3 р.

3 р.

 

427.

Листування про складання, доповнення, зміни тарифно-кваліфікаційних довідників

3 р.

3 р.

 

428.

Документи з аналізу праці та розробки професійно-кваліфікаційних характеристик на провідні професії галузей промисловості

Пост.

-

 

429.

Тарифікаційні відомості (списки)

25 р.(1)

-

(1) Для творчих професій - пост.

430.

Документи (розрахунки, акти, довідки, звіти, проекти, відгуки, рекомендації) про встановлення, перегляд і застосування норм виробітку та розцінок, тарифних сіток і ставок

5 р.

3 р.

 

431.

Документи (зведення, розрахункові таблиці, діаграми) про виконання діючих норм виробітку

5 р.

3 р.

 

432.

Календарні плани зниження трудомісткості робіт

1 р.

1 р.

 

433.

Завдання на зниження трудомісткості робіт та звіти про їх виконання

5 р.

5 р.

 

434.

Документи (довідки, доповідні записки, акти) про контроль за дотриманням правил нормування праці, витрачання фонду заробітної плати, законодавства про працю

5 р.

5 р.

 

435.

Документи про проведення хронометражних робіт (плани, фотографії робочого дня, листування, довідки, звіти, карти, розрахункові таблиці)

3 р.

3 р.

 

436.

Документи (доповідні записки, довідки, проекти, пропозиції, інформації) про стан і вдосконалення діючих систем оплати праці, матеріального і морального стимулювання та контролю за їх застосуванням

10 р.

3 р.

 

437.

Документи (таблиці, аналізи, відомості) про темпи зростання продуктивності праці та середньої заробітної плати

5 р.

5 р.

 

438.

Затверджені річні фонди заробітної плати

Пост.

10 р.

 

439.

Листування про впорядкування та встановлення розмірів заробітної плати, нарахування премій

5 р.

5 р.

 

440.

Документи (розрахунки, довідки, відомості, листування) про віднесення підприємств, установ, організацій та їх виробничих підрозділів до груп з оплати праці

5 р.

5 р.

 

441.

Списки підприємств за категоріями і групами оплати праці

Пост.

-

 

442.

Списки робітничих професій за розрядами і системами оплати праці

3 р.

3 р.

 

443.

Розрахунки, відомості про створення системи акордної оплати

5 р.

5 р.

 

444.

Протоколи засідань комісій з виплати винагород за вислугу років

5 р.

5 р.

 

445.

Розрахунки із встановлення і застосування систем преміювання

3 р.

3 р.

 

446.

Документи (довідки, списки, листування) про преміювання

3 р.

3 р.

 

447.

Положення про преміювання:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

До
заміни
новими

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

448.

Листування про створення та використання фондів преміювання

3 р.

3 р.

 

449.

Документи про затвердження персональних ставок і окладів, надбавок за віддаленість та шкідливість виробництва

50 р.-"В"

50 р.-"В"

 

450.

Дозволи профспілкових організацій на понаднормові роботи

1 р.

1 р.

 

451.

Листування про застосування різних форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрачання фонду заробітної плати

3 р.

3 р.

 

5.5 Охорона праці

452.

Листування про оплату святкових днів, днів відпочинку та понаднормової роботи

1 р.

1 р.

 

453.

Акти, розпорядження з техніки безпеки та промислової санітарії

5 р.

5 р.

 

454.

Документи (довідки, доповідні записки, звіти) про виконання розпоряджень з техніки безпеки та промислової санітарії

5 р.

5 р.

 

455.

Листування про розробку та хід виконання комплексних планів поліпшення умов і охорони праці, санітарно-оздоровчих заходів

3 р.

3 р.

 

456.

Документи (доповідні записки, довідки, інформації) про поліпшення умов праці, стан техніки безпеки та промислової санітарії

Пост.

5 р.

 

457.

Листування про стан умов праці

3 р.

3 р.

 

458.

Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, звіти, акти) про стан умов праці жінок та підлітків на виробництві

5 р.

5 р.

 

459.

Переліки виробництв, професій, посад, робота в яких виключає застосування праці жінок та підлітків:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

460.

Листування про застосування праці жінок та підлітків на виробництві

3 р.

3 р.

 

461.

Документи (висновки, акти, протоколи, атестаційні картки) з питань атестації робочих місць за умовами праці

Пост.

10 р.

 

462.

Листування про освоєння і стан засобів техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

463.

Листування про попереджувальні заходи на випадок стихійного лиха

3 р.

3 р.

 

464.

Норми запасів обладнання та матеріалів на випадок аварій:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

465.

Документи (акти, звіти, аварійні картки, висновки експертів, протоколи комісій) про розслідування причин виробничих аварій 

10 р.1 

10 р.2 

1 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.
2 Пов'язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - до ліквідації організації 

466.

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь 

45 р. ЕПК 

45 р. 

  

467.

Аналітичні огляди аварійності на підприємствах

Пост.

-

 

468.

Листування про організацію навчання з техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

469.

Програми навчання з техніки безпеки

3 р.

3 р.

 

470.

Протоколи атестації з техніки безпеки

5 р.

5 р.

 

471.

Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках підприємств та організацій

10 р.

10 р.

 

472.

Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки

10 р.

10 р.

 

473.

Журнали обліку інструктажу з техніки безпеки

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

474.

Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків

3 р.

3 р.

 

475.

Відомості про аварії та нещасні випадки 

5 р.1 

5 р.2 

1 З летальним кінцем - пост. 
2 З летальним кінцем - до ліквідації організації  

476.

Книги обліку аварій

Пост.

10 р.

 

477.

Листування про аварії та нещасні випадки

3 р.

3 р.

 

478.

Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків 

45 р. ЕПК 

45 р. 

  

479.

Журнали реєстрації нещасних випадків 

45 р.1 

45 р.1 

1 Після закінчення журналу 

480.

Норми спеціального одягу і взуття, запобіжних пристроїв, спеціального харчування:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

481.

Проекти змін і доповнень до єдиних норм спеціального одягу і взуття

3 р.

3 р.

 

482.

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листування) про розробку норм спеціального одягу і взуття, запобіжних засобів, спеціального харчування

3 р.

3 р.

 

483.

Документи (акти, доповідні записки, висновки, листування) про забезпечення робітників і службовців спеціальним одягом і взуттям, запобіжними засобами, спеціальним харчуванням

3 р.

3 р.

 

484.

Доповідні записки, довідки про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань

10 р.

-

 

485.

Листування про професійні захворювання, виробничий травматизм, заходи щодо їх усунення

3 р.

3 р.

 

486.

Документи (акти, списки, доповідні записки, висновки) працівників, які працюють у шкідливих умовах праці

Пост.

10 р.

 

487.

Листування про скорочення робочого дня і надання додаткових відпусток у зв'язку зі шкідливими умовами праці

3 р.

3 р.

 

488.

Документи (акти, доповіді, огляди, повідомлення) про санітарний стан підприємств

5 р.

5 р.

 

489.

Постанови санітарної інспекції про накладення штрафів і закриття підприємств за порушення санітарно-гігієнічних норм і правил

10 р.(1)

10 р.

(1) В організаціях охорони здоров'я - пост.

490.

Журнали реєстрації адміністративних стягнень за порушення санітарних норм і правил

1 р.

1 р.

 

491.

Листування про проведення профілактичних і профгігієнічних заходів

3 р.

3 р.

 

492.

Акти, анкети обстеження умов праці робітників і службовців

5 р.

5 р.

 

493.

Замовлення на додаткове харчування і спеціальний одяг

1 р.

1 р.

 

494.

Списки (відомості) на видачу спеціального одягу, взуття, додаткового харчування

1 р.

1 р.

 

495.

Протоколи результатів обстеження повітряного середовища в цехах

3 р.

3 р.

 

496.

Листування про стан вентиляційного господарства на виробництві

1 р.

1 р.

 

497.

Щоденні аналізи проб повітряного середовища в цехах

1 р.

1 р.

 

498.

Листування про застосування й експлуатацію ламп денного світла та інфрачервоних ламп

1 р.

1 р.

 

499.

Лабораторні журнали з контролю за станом сировини, агрегатів, посуду

3 р.

3 р.

 

500.

Журнали щоденної перевірки технічного стану апаратури

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

501.

Лабораторні журнали з контролю за дотриманням санітарно-гігієнічних нормативів у підрозділах (цехах) підприємств

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів

502.

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування та вищими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів

3 р.

3 р.

 

503.

Документи (заявки, відомості, листування) про потребу підприємств, установ, організацій у робітничих кадрах, інженерно-технічних працівниках, службовцях, молодих спеціалістах

3 р.

3 р.

 

504.

Документи (доповіді, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами

Пост.

5 р.

 

505.

Відомості про підсумки розподілу кваліфікованих робітників

Пост.

-

 

506.

Довідки, доповіді про роботу з молодими спеціалістами

3 р.

3 р.

 

507.

Довідки про склад працівників апарату управління

3 р.

3 р.

 

508.

Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не ввійшли до складу особових справ

3 р.

3 р.

 

509.

Картотеки, покажчики до наказів з особового складу

75 р.

75 р.

 

510.

Контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

511.

Листування про працевлаштування осіб, звільнених із лав армії, інвалідів, пенсіонерів, молоді, яка закінчила загальноосвітні школи, та молоді, яка не дістала середньої освіти

3 р.

3 р.

 

512.

Путівки, корінці путівок, направлення на роботу та ін.

1 р.

1 р.

 

513.

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1

  

  

1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення 

 

а) керівників вищих, органів державної влади; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки й почесні звання; керівників організацій загальнодержавного значення; відомих політичних діячів; осіб, які мають наукові ступені й вчені звання 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) членів творчих спілок 

Пост. 

До ліквідації організації 

 

 

в) службовців, інженерно-технічних працівників, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, звільнених та виборних працівників громадських організацій 

75 р. - "В" 

75 р. - "В" 

  

514.

Особові справи аспірантів, студентів, учнів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів:

 

 

(1) Студентів, які були відраховані з 2-3 курсів - 15 р. Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії, - 75 р.-"В". Відрахованих з 1-го курсу - 5 р.
(2) Після закінчення або вибуття

 

а) аспірантів, студентів, учнів професійно-технічних училищ

75 р.-"В"(1)

75 р.-"В"(1)

 

 

б) учнів загальноосвітніх шкіл

3 р.(2)

3 р.(2)

 

515.

Особові справи (картки обліку, прийому, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.(1)

75 р.(1)

(1) Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з особового складу, - 3 р.

516.

Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до навчальних закладів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після вилучення особистих документів. Незатребувані документи - 50 р.

517.

Виїзні справи (анкети, характеристики, автобіографії, довідки, копії особових документів, копії наказів про відрядження) спеціалістів, відряджених за кордон:

 

 

(1) Після повернення з відрядження

 

а) тих, що виїхали за кордон

10 р.(1).

-

 

 

б) тих, що не виїхали за кордон

5 р.

-

 

518.

Характеристики працівників, які не мають особових справ

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

519.

Особові картки робітників, службовців, інженерно-технічних працівників (у тому числі тимчасових співробітників та працюючих за сумісництвом)

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

520.

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р.

1 р.

 

521.

Журнали обліку, алфавіти особових справ

75 р.

75 р.

 

522.

Журнали, картотеки обліку прийому, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових співробітників)

75 р.

75 р.

 

523.

Документи (подання, анкети, акти) про встановлення персональних ставок, окладів, надбавок

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) За відсутності наказів про встановлення та змінення окладів - 50 р.

524.

Листування про встановлення та виплату персональних ставок, окладів, надбавок

3 р.

3 р.

 

525.

Списки (штатний склад) працівників організацій

75 р.

75 р.

 

526.

Переліки посад керівних працівників міністерств, інших організацій:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

527.

Посадові картки обліку керівних працівників організацій

75 р.-"В"

75 р.-"В"

 

528.

Списки, картотеки обліку керівних працівників 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

529.

Списки:

 

 

 

 

а) інженерно-технічних працівників організацій з вищою і середньою спеціальною освітою

75 р.

75 р.

(1) Після захисту дисертації

 

б) ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського та підпільного руху

Пост.

75 р.

 

 

в) молодих спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою

10 р.

10 р.

  

 

г) аспірантів

5 р.(1)

-

 

 

ґ) тимчасових співробітників

75 р.

75 р.

  

 

д) учнів навчальних закладів

10 р.(2)

10 р.(2)

(2) За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ - 75 р.-В" 

 

е) тих, що вступають до навчальних закладів

1 р.

1 р.

  

 

є) тих, що екзаменуються, та учнів, які склали перевідні іспити

3 р.

3 р.

 

 

ж) персонального розподілу аспірантів

5 р.

-

 

 

з) персонального розподілу випускників вищих і середніх спеціальних навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

 

и) тих, що захистили дисертації й отримали вчені ступені й звання

Пост.(3)

-

(3) На державне зберігання не передаються, зберігаються в організації

 

і) тих, що пройшли атестацію

5 р.

5 р.

 

 

ї) тих, що одержують персональні ставки і оклади

10 р.(4)

10 р.(4)

(4) За відсутності особових рахунків - 75 р.-"В"

530.

Списки, відомості розподілу за профілем навчання слухачів курсів підвищення кваліфікації і технічного навчання:

 

 

 

 

а) у системі служби зайнятості

10 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.(1)

5 р.(1)

 

531.

Списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації, школи масового технічного навчання і склали техмінімум

5 р.

5 р.

 

532.

Картки обліку:

 

 

  

 

а) спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою, наукових працівників

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після звільнення. За відсутністю особових справ - 75 р.-"В"

 

б) аспірантів

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

533.

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, наукових співробітників, державних службовців 

Пост. 

10 р. 

  

534.

Документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади наукових співробітників

75 р.-"В"(1)

-

(1) Зберігаються у складі особових справ. Не обраних на посади - 3 р.

535.

Довідки про наявність вакантних посад

1 р.

1 р.

 

536.

Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)

5 р.

5 р.

 

537.

Листування про резерв кадрів на висування за посадою і про заміщення вакантних посад

3 р.

3 р.

 

538.

Листування про оформлення оголошень про конкурси на заміщення вакантних посад

3 р.

3 р.

 

539.

Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)

До
запитання,
не затребувані
- не менше
50 р.

До
запитання,
не затребувані
- не менше
50 р.

 

540.

Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, хто закінчив навчальні заклади

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

541.

Журнали обліку видачі:

 

 

 

 

а) трудових книжок і вкладишів до них

50 р.

50 р.

 

 

б) студентських квитків, залікових книжок

5 р.

5 р.

 

542.

Журнали реєстрації прийому документів від осіб, які вступають до навчальних закладів і на підготовчі курси

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

543.

Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчальних закладів, інститутів, факультетів і курсів підвищення кваліфікації:

 

 

 

 

а) у навчальних закладах

75 р.

75 р.

 

 

б) в інститутах, на факультетах і курсах підвищення кваліфікації, в організаціях, при яких діють курси

10 р.

10 р.

 

544.

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них

3 р.

3 р.

 

545.

Звіти про бронювання військовозобов'язаних

5 р.

5 р.

 

546.

Списки військовозобов'язаних

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) У військкоматах - 3 р.

547.

Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після звільнення

548.

Листування про облік призову військовозобов'язаних

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) У військкоматах - 3 р.

549.

Журнали перевірок стану обліку військовозобов'язаних

3 р.

3 р.

 

550.

Листування про підбір фахівців для відрядження за кордон

5 р.

-

 

551.

Журнали (книги), списки, картотеки обліку осіб, направлених у відрядження:

 

 

 

 

а) внутрідержавні

3 р.

3 р.

 

 

б) закордонні

5 р.

-

 

552.

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

553.

Листування про оформлення відряджень:

 

 

 

 

а) внутрідержавних

3 р.

3 р.

(1) Після

 

б) закордонних

5 р.(1)

5 р.(1)

повернення із-за кордону

554.

Звіти про стажування молодих спеціалістів

5 р.

5 р.

 

555.

Листування про стажування молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

556.

Посвідчення, повідомлення до них про прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

557.

Книги обліку направлення та прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

558.

Листування підприємств з навчальними закладами про умови оплати за навчання у вузах, технікумах і виплату коштів молодим спеціалістам

3 р.

3 р.

 

559.

Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток

1 р.

1 р.

 

560.

Заяви про надання навчальних відпусток

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

561.

Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи, заробітну плату та інші

3 р.

3 р.

 

562.

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.

3 р.

 

6.2. Підготовка кадрів, підвищення їх кваліфікації

563.

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, зведення) про підготовку кадрів нових професій, підвищення кваліфікації та перекваліфікацію кадрів

Пост.

10 р.

 

564.

Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів:

 

 

 

 

а) з державними і профспілковими органами

5 р.

3 р.

 

 

б) з організаціями

3 р.

3 р.

 

565.

Акти, довідки про перевірку стану роботи з підготовки кадрів і підвищення їх кваліфікації

5 р.

5 р.

 

566.

Листування про організацію короткострокових курсів і шкіл професійного навчання та проведення курсів техмінімуму

3 р.

3 р.

 

567.

Документи (програми, навчальні плани, доповіді, довідки) про професійне навчання інвалідів

5 р.

5 р.

 

568.

Журнали обліку перепідготовки робітників до інших професій

3 р.

3 р.

 

569.

Профілі навчальних закладів

Пост.

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

570.

Документи (проекти, доповіді, висновки) про розробку профілів навчальних закладів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

5 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

 

571.

Листування про розробку профілів навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

572.

Паспорти навчальних закладів

Пост.(1)

1 р.(2)

(1) При надходженні в один держархів від керівного органу і навчального закладу приймаються у фонді керівного органу
(2) Після заміни новими

573.

Документи про атестацію, ліцензування навчальних закладів (університетів, гімназій, ліцеїв, шкіл, дошкільних закладів)

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

574.

Листування про прийом і зарахування учнів до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

575.

Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл та інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади

3 р.

3 р.

 

576.

Листування про організацію курсів і груп з підготовки осіб, які вступають до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

577.

Протоколи, стенограми засідань комісій з набору учнів до навчальних закладів:

 

 

(1) Після закінчення навчального закладу або

 

а) тих, що прийняті до навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

вибуття з нього

 

б) тих, що не прийняті до навчальних закладів

1 р.

1 р.

 

578.

Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами:

 

 

(1) Після закінчення навчального закладу або

 

а) тих, що прийняті до навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

вибуття з нього

 

б) тих, що не прийняті до навчальних закладів

1 р.

1 р.

 

579.

Звіти про проведення вступних іспитів у навчальні заклади:

 

 

 

 

а) за місцем складання

10 р.

5 р.

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

580.

Документи (доповідні записки, довідки, зведення, відомості) про перебіг прийому учнів до навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

581.

Екзаменаційні листи:

 

 

 

 

а) абітурієнтів, що пройшли за конкурсом

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення

 

б) абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом

1 р.

1 р.

навчального закладу або вибуття з нього

582.

Екзаменаційні білети

1 р.

1 р.

 

583.

Копії повідомлень про допуск осіб, які вступають до навчальних закладів, до вступних іспитів

1 р.

1 р.

 

584.

Навчальні плани навчальних закладів, курсів:

 

 

(1) За місцем складання, в

 

а) річні

Пост.(1)

До
заміни
новими

інших організаціях - доки не

 

б) семестрові, четвертні

3 р.

3 р.

мине потреба

585.

Навчальні програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін, програми вступних іспитів у навчальні заклади:

 

 

(1) Після заміни новими

 

а) за місцем затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

1 р.(1)

1 р.(1)

 

586.

Документи (проекти, відгуки, висновки) про розробку навчальних програм

5 р.

5 р.

 

587.

Протоколи засідань рад факультетів, кафедр, педагогічних і методичних рад, методичних нарад; документи (доповіді, довідки, методичні розробки) до них

Пост.(1)

10 р.(1)

(1) Протоколи засідань педагогічних рад про переведення учнів на наступний курс - 3 р. Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

588.

Плани роботи факультетів, кафедр, відділень вищих, середніх спеціальних та професійно-технічних навчальних закладів:

 

 

(1) За відсутності річних - 5 р.

 

а) річні

5 р.

5 р.

 

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

 

589.

Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів

3 р.

3 р.

 

590.

Індивідуальні плани роботи викладачів

3 р.

3 р.

 

591.

Звіти факультетів, кафедр, відділень вищих, середніх спеціальних та професійно-технічних навчальних закладів про виконання навчальних планів:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

5 р.

(1) За

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

відсутності річних - пост.

592.

Звіти навчальної частини:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

5 р.

(1) За

 

б) семестрові

3 р.(1)

3 р.(1)

відсутності річних - пост.

593.

Звіти про роботу викладачів

5 р.

5 р.

 

594.

Протоколи засідань предметних і циклових комісій

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

595.

Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розробку методів викладання навчальних дисциплін

10 р.(1)

5 р.

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

596.

Стенограми, конспекти лекцій викладачів

10 р.(1)

5 р.

(1) Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - пост.

597.

Довідки, доповідні записки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення

10 р. ЕПК

10 р.

 

598.

Списки рекомендованих підручників, методичних і навчальних посібників, навчальних фільмів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

599.

Листування про розробку навчальних планів і програм, підготовку до видання навчальних посібників і підручників

5 р.

5 р.

 

600.

Листування про організацію навчально-виховної і методичної роботи в навчальних закладах

3 р.

3 р.

 

601.

Листування про організацію і стан заочного і вечірнього навчання

3 р.

3 р.

 

602.

Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій у навчальних закладах

5 р.

5 р.

 

603.

Екзаменаційні письмові роботи учнів

1 р.

1 р.

 

604.

Курсові роботи учнів

3 р.(1)

3 р.

(1) Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських і вузівських конкурсах, - пост. Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вузів, - 15 р.

605.

Контрольні роботи учнів:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) семестрові, четвертні

1 р.

1 р.

 

606.

Письмові роботи студентів, що навчаються заочно, та рецензії на них

1 р.

1 р.

 

607.

Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки на них

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських і вузівських конкурсах, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у народне господарство, - пост. Роботи, виконані на творчих факультетах мистецьких вузів, - 15 р. Відгуки відомих осіб - пост.

608.

Протоколи засідань державних екзаменаційних комісій

75 р.(1)

75 р.(1)

(1) На творчих факультетах - пост.

609.

Протоколи комісій із захисту дипломних проектів і дипломних робіт

Пост.

10 р.

 

610.

Звіти державних екзаменаційних комісій і комісій із захисту дипломних проектів і дипломних робіт

Пост.

5 р.

 

611.

Протоколи засідань семестрових екзаменаційних комісій

5 р.(1)

5 р.

(1) Після закінчення навчання

612.

Дозволи на перескладання іспитів

5 р.

5 р.

 

613.

Відомості навчальних закладів про хід екзаменаційних сесій

5 р.

5 р.

 

614.

Залікові й екзаменаційні відомості

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

615.

Зведені відомості успішності

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

616.

Щоденні зведення підсумків іспитів

1 р.

1 р.

 

617.

Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів до складання іспитів, заліків

3 р.

3 р.

 

618.

Листування з учнями, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контрольних робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

619.

Річні графіки роботи факультетів і курсів підвищення кваліфікації

З р.

3 р.

 

620.

Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних робіт

1 р.

1 р.

 

621.

Документи (плани, звіти, відомості, довідки, листування) про організацію і проведення навчально-виробничих екскурсій

1 р.

1 р.

 

622.

Навчальні журнали курсів підвищення кваліфікації

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

623.

Класні журнали, журнали відвідування занять учнями

5 р.

5 р.

 

624.

Зведення, відомості обліку відвідування занять учнями

1 р.

1 р.

 

625.

Відомості й виправдальні документи про причини пропуску занять учнями

1 р.

1 р.

 

626.

Положення про виробничу практику

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

627.

Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листування) про проведення виробничої практики

1 р.

1 р.

 

628.

Звіти керівників про проходження виробничої практики учнями

5 р.

5 р.

 

629.

Звіти учнів про виробничу практику

3 р.

3 р.

 

630.

Списки баз виробничої практики

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

631.

Документи (доповідні й пояснювальні записки, довідки, листування) про виключення, поновлення, переведення учнів із навчальних закладів

10 р.

10 р.

 

632.

Документи (акти, доповідні записки, відомості, листування) про обладнання навчальних лабораторій, кабінетів, майстерень навчальних закладів, забезпечення навчальними програмами, навчальною і методичною літературою, навчальними фільмами

3 р.

3 р.

 

633.

Протоколи, постанови комісій про призначення стипендій учням; документи до них (подання, заяви, довідки)

5 р.(1)

5 р.

(1) Документи щодо затвердження іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, - пост.

634.

Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних робіт

3 р.

3 р.

 

635.

Журнали реєстрації консультацій

1 р.

1 р.

 

636.

Журнали, картотеки, відомості обліку годин роботи викладачів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Відомості обліку - 1 р.

637.

Плани персонального розподілу випускників навчальних закладів

5 р.

5 р.

 

638.

Протоколи засідань комісій з персонального розподілу випускників навчальних закладів

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення навчального закладу

639.

Відомості про місця призначення на роботу випускників навчальних закладів

3 р.

3 р.

 

640.

Листування про розподіл молодих спеціалістів

3 р.

3 р.

 

641.

Копії довідок, виданих випускникам вищих і середніх спеціальних навчальних закладів, про право самостійного розподілу

3 р.

3 р.

 

642.

Документи (звіти, доповіді, огляди, довідки) про роботу аспірантури

Пост.

-

 

643.

Протоколи засідань комісій з прийому в аспірантуру та екзаменаційних комісій

5 р.(1)

-

(1) Після закінчення аспірантури або вибуття з неї

644.

Протоколи засідань комісій з прийому кандидатських іспитів

50 р.

 

 

645.

Довідки про виконання планів прийому в аспірантуру

3 р.

-

 

646.

Листування про підготовку наукових кадрів через аспірантуру

3 р.

-

 

647.

Списки наукових напрямів і проблем для вибору тем дисертаційних робіт:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

648.

Реферати, що подаються в аспірантуру при складанні вступних іспитів

3 р.

-

 

649.

Листування про затвердження наукових керівників, продовження строку перебування в аспірантурі

3 р.

-

 

650.

Індивідуальні програми складання кандидатських іспитів зі спеціальних дисциплін

1 р.(1)

-

(1) Після складання іспитів

651.

Індивідуальні плани аспірантів

75 р.-"В"(1)

-

(1) Зберігаються в особових справах аспірантів

6.3. Проведення атестації і встановлення кваліфікації

652.

Протоколи засідань, постанови атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

5 р.

 

653.

Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75 р.-"В"(1)

75 р.-"В"(1)

(1) Зберігаються у складі особових справ. Ті, що не увійшли до складу особових справ, - 5 р.

654.

Підсумкові зведення, відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

5 р.

5 р.

 

655.

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

3 р.

3 р.

 

656.

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

1 р.

1 р.

 

657.

Заяви про незгоду з постановами атестаційних і кваліфікаційних комісій, документи (довідки, висновки) про їх розгляд

3 р.

3 р.

 

658.

Листування про атестацію і встановлення кваліфікації

3 р.

3 р.

 

6.4. Присвоєння вчених звань, надання наукових ступенів

659.

Протоколи, стенограми засідань спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

Пост.

-

 

660.

Атестаційні справи (довідки, особові листки з обліку кадрів, характеристики, відгуки, стенограми засідань спеціалізованих рад, анотації дисертацій):

 

 

(1) За місцем захисту - доки не мине потреба

 

а) осіб, затверджених у науковому ступені доктора наук, ученому званні професора (у тому числі тих, хто позбавлений наукового ступеня і вченого звання)

Пост.(1)

 

 

 

б) громадян України з переатестації наукових ступенів і нострифікації дипломів; іноземних громадян, затверджених у науковому ступені кандидата наук, ученому званні доцента і старшого наукового співробітника (у тому числі, тих , хто позбавлений наукових ступенів і вчених звань)

Пост.(1)

 

 

 

в) затверджених у науковому ступені кандидата наук, ученому званні доцента і старшого наукового співробітника (у тому числі тих, хто позбавлений наукових ступенів і вчених звань)

10 р.(1)

 

 

 

г) за відхиленими поданнями щодо надання наукових ступенів і присвоєння вчених звань

10 р.

 

 

661.

Дисертації, автореферати дисертацій

Пост.(1)

-

(1) На державне зберігання не надходять. Зберігаються за місцем захисту або написання

662.

Бюлетені, журнали обліку бюлетенів таємного голосування, протоколи лічильних комісій спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

3 р.

-

 

663.

Плани роботи спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

664.

Плани захисту дисертацій

5 р.

-

 

665.

Звіти про роботу спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

Пост.

-

 

666.

Журнали видачі дипломів про надання наукових ступенів і атестатів про присвоєння вчених звань

Пост.(1)

-

(1) На державне зберігання не надходять. Зберігаються у Вищій атестаційній комісії

667.

Зведення про кількість осіб, які захистили дисертації

5 р.

-

 

668.

Листування спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

669.

Листування про створення спеціалізованих рад із захисту дисертацій і надання наукових ступенів

5 р.

-

 

6.5. Нагородження, присвоєння почесних звань

670.

Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень партійних, профспілкових органів) про подання щодо присвоєння вищого ступеня відзнаки СРСР - звання Героя Радянського Союзу і Героя Соціалістичної Праці (в тому числі про відхилені подання)

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

671.

Документи (подання, клопотання, анкети) про подання про присвоєння звання "Мати-героїня"

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

672.

Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про нагородження орденами та медалями

Пост.(1)

-

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 року)

673.

Документи (подання, клопотання, анкети, характеристики, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)

Пост.

-

 

674.

Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки, витяги з рішень профспілкових органів про подання про нагородження державними нагородами України:

 

 

 

 

а) в організаціях, які нагороджують

Пост.

-

 

 

б) в організаціях, які подають

75 р.

75 р.

 

675.

Документи (подання, клопотання, протоколи засідань організацій, які висувають, характеристики, особові листки з обліку кадрів, довідки про здобуття почесних звань, анотації поданих робіт, довідки про публікації) про подання про присудження державних та іменних премій у галузі науки, техніки, літератури, мистецтва, архітектури (в тому числі тих, що не прийняті до розгляду, і тих, що не пройшли за конкурсом):

 

 

 

 

а) в організаціях, які присвоюють

Пост.

-

 

 

б) в організаціях, які подають

75 р.

75 р.

 

676.

Документи (клопотання, довідки про наявність дітей, характеристики, анкети) про подання про нагородження багатодітних матерів орденами та медалями (орден "Материнська слава", "Медаль материнства")

Пост.(1)

-

(1) В органах соціального захисту - 15 р.

677.

Документи (подання, характеристики, витяги з рішень профспілкових комітетів, нагородні листи) про подання про нагородження грамотами міністерств, профспілкових органів:

 

 

 

 

а) в організаціях, які нагороджують

5 р.

-

 

 

б) в організаціях, які подають

75 р.

75 р.

 

678.

Документи про подання про нагородження медаллю "Ветеран праці"(1):

 

 

(1) Про нагородження, проведені раніше (до 1991 р.)

 

а) відомості про нагородження

Пост.

-

 

 

б) витяги з рішень спільних засідань адміністрації та профспілкових комітетів, протоколи вручення медалей

30 р.

30 р.

 

 

в) клопотання, рішення виконкомів рад, копії указів про нагородження

5 р.

5 р.

 

679.

Списки, журнали (книги), картотеки обліку осіб, нагороджених державними нагородами СРСР та України, відомчими нагородами, республіканськими і відомчими почесними званнями; лауреатів Державних та інших премій у галузі науки, техніки, літератури, мистецтва, архітектури

Пост.(1)

75 р.(1)

(1) Нагороджених орденом "Материнська слава", медаллю "Медаль материнства" - 40 р., медаллю "Ветеран праці" - 5 р.

680.

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, вищими організаціями, профспілковими органами про представлення працівників до урядових нагород, присвоєння почесних звань, висунення і затвердження кандидатур на здобуття Державних премій

10 р.

3 р.

 

7. СОЦІАЛЬНО-КУЛЬТУРНИЙ РОЗВИТОК НАСЕЛЕННЯ

7.1. Соціальне страхування та соціальний захист населення

681.

Протоколи засідань комісій із призначення пенсій

75 р.

-

 

682.

Протоколи рішення комісій із призначення державної допомоги на дітей

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Після виплати допомоги

683.

Листування про соціальне страхування

3 р.

3 р.

 

684.

Документи (заяви, довідки, висновки лікарів) про призначення пенсій

5 р.

5 р.

 

685. 

Пенсійні справи (заяви, висновки лікарів, витяги з протоколів, довідки про заробітну плату, трудовий стаж, медико-соціальної експертної комісії тощо) пенсіонерів, які одержують пенсії відповідно до законодавства 

5 р.1 ЕПК  

1 Після припинення виплати пенсій 

686.

Пенсійні доручення

3 р.

3 р.

 

687.

Алфавітна книга пенсіонерів

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На держзберігання не передається

688.

Списки робітників і службовців, які виходять на пільгову пенсію

50 р.

50 р.

 

689.

Зведення про укладення трудових договорів з пенсіонерами

3 р.

3 р.

 

690.

Листування про призначення і виплату пенсій і допомоги робітникам, службовцям, працівникам колективних сільськогосподарських підприємств

3 р.

3 р.

 

691.

Листування про надсилання довідок про трудовий стаж для оформлення пенсій і державної допомоги

3 р.

3 р.

 

692.

Картотеки, журнали реєстрації подань і заяв щодо призначення пенсій і видачі пенсійних книжок

3 р.

3 р.

 

693.

Документи (плани, розрахунки, аналізи звітних даних) про призначення і виплату допомоги на дітей та малозабезпеченим сім'ям

Пост.

10 р.

 

694.

Листування про надання матеріальної допомоги малозабезпеченим і багатодітним сім'ям

3 р.

3 р.

 

695.

Журнали обліку пенсійних справ

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після припинення виплати пенсій

696.

Журнали обліку:

 

 

 

 

а) пенсіонерів, які працюють

3 р.

3 р.

 

 

б) виплати пенсій пенсіонерам, які працюють

5 р.

5 р.

 

697.

Журнали реєстрації протоколів про призначення державної допомоги на дітей

15 р.

15 р.

 

698.

Заяви про призначення допомоги на дітей

5 р.

5 р.

 

699.

Журнали реєстрації заяв про призначення всіх видів допомоги

5 р.

5 р.

 

700.

Документи (довідки, переліки, інформації) про пільги, встановлені для окремих категорій громадян

Пост.

5 р.

 

701.

Документи (довідки, заяви, списки, посвідчення на відрядження, протоколи вручення і журнали реєстрації посвідчень) про громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи 

Пост.1 

Пост.1 

1 На підприємствах, в установах і організаціях 

702.

Документи (протоколи, звіти, списки, листування) про відновлення прав реабілітованих громадян та політичних в'язнів

Пост.

Пост.

 

703.

Документи (рішення, довідки, списки, листування) про соціальний захист в'язнів фашизму

Пост.

Пост.

 

704.

Статистичні звіти про кількість інвалідів та їх працевлаштування, роботу будинків-інтернатів

Пост.

5 р.

 

705.

Журнали обліку довідок, посвідчень, виданих інвалідам війни, сім'ям загиблих, удовам, учасникам війни і трудівникам тилу

Пост.

Пост.

 

706.

Листування про санаторно-курортне обслуговування, працевлаштування, торгівельне обслуговування інвалідів, учасників війни та встановлення опіки і шефської допомоги

3 р.

3 р.

 

7.2. Медичне і санаторно-курортне обслуговування

707.

Документи (доповіді, доповідні записки, огляди, довідки, акти обстежень, відомості) про організацію і діяльність лікувально-профілактичних і санаторно-курортних закладів

10 р. ЕПК

5 р.

 

708.

Листування про організацію лікувально-профілактичної допомоги і санаторно-курортного обслуговування

5 р.

5 р.

 

709.

Листування про діяльність лікувально-профілактичних і санаторно-курортних закладів

3 р.

3 р.

 

710.

Документи (довідки, відомості, листування) про наявність і стан медичних установ (пунктів) на підприємствах, в організаціях і про медичну допомогу робітникам і службовцям

3 р.

3 р.

 

711.

Списки медичних пунктів на підприємствах і в організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

712.

Листування про санітарний нагляд, проведення запобіжних щеплень, медичний огляд, диспансеризацію, госпіталізацію і надання медичної допомоги

5 р.

5 р.

 

713.

Документи (плани, довідки, картки, списки, графіки, листування) про періодичні медичні огляди

3 р.

3 р.

 

714.

Відомості про склад, кількість і рух хворих і відпочивальників у лікувально-профілактичних і санаторно-курортних закладах

1 р.

1 р.

 

715.

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на підприємствах

10 р.

10 р.

 

716.

Звіти, довідки про причини захворюваності працівників організацій

10 р.

10 р.

 

717.

Листування про експертизу тимчасової непрацездатності і порядок видачі листків непрацездатності

3 р.

3 р.

 

718.

Рішення лікарняно-трудових експертних комісій, висновки лікарняно-консультаційних комісій

5 р.

5 р.

 

719.

Звіти, довідки про правильність видачі листків непрацездатності

3 р.

3 р.

 

720.

Листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності

3 р.

3 р.

 

721.

Акти перевірок правильності заповнення листків непрацездатності

3 р.

3 р.

 

722.

Журнали реєстрації листків непрацездатності

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

723.

Журнали реєстрації рішень лікарняно-трудових експертних комісій, висновків лікарняно-консультаційних комісій

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

724.

Одноразові відомості про захворюваність

3 р.

3 р.

 

725.

Одноразові зведення про кількість робітників і службовців, які обслуговуються на пунктах медичної допомоги і в поліклініках

1 р.

1 р.

 

726.

Медичні картки (історії хвороби):

 

 

(1) У науково-дослідних і клінічних

 

а) стаціонарних хворих

25 р.(1)

25 р.(1)

лікувально-профілактичних

 

б) амбулаторних хворих

5 р.(2)

5 р.(2)

установах історії хвороби,

 

в) картки диспансерного обліку

5 р.(3)

5 р.(3)

що мають суттєве значення для вивчення ефективних методів профілактики, діагностики, лікування й розвитку історії медицини, - пост. Терміни зберігання за окремими видами захворювань диференційовані Переліком Міністерства охорони здоров'я України.
(2) Після вибуття.
(3) Після зняття з диспансерного обліку

727.

Індивідуальні картки, медичні довідки, аналізи, історії розвитку дітей у дитячих закладах:

 

 

 

 

а) у дитячих яслах і садках

-

5 р.

 

 

б) у будинках дитини і дитячих будинках

-

25 р.-''В"

 

728.

Журнали реєстрації амбулаторних хворих

5 р.

5 р.

 

729.

Журнали реєстрації летального кінця

Пост.

Пост.

 

730.

Картки попереднього запису на прийом до лікаря

1 р.

1 р.

 

731.

Журнали реєстрації прийому хворих і відмов у госпіталізації

25 р.

25 р.

 

732.

Журнали лабораторій

3 р.

3 р.

 

733.

Журнали обліку профілактичних щеплень, інфекційних захворювань

3 р.

3 р.

 

734.

Операційні журнали лікувальних установ

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На державне зберігання не передаються

735.

Книги реєстрації донорів

10 р.

10 р.

 

736.

Книги запису відмов у госпіталізації на станції швидкої медичної допомоги

3 р.

3 р.

 

737.

Книги запису викликів лікарів додому і за невідкладною допомогою

3 р.

3 р.

 

738.

Щоденники роботи лікарів і середнього медичного персоналу поліклініки (амбулаторії, диспансеру, консультації)

1 р.

1 р.

 

739.

Протоколи операцій, протоколи розтинів

75 р.

75 р.

 

740.

Книги запису рентгенівських та кардіографічних обстежень

5 р.

5 р.

 

741.

Листування про організацію лікувального харчування і призначення, видачу дотації на лікувальне харчування

3 р.

3 р.

 

742.

Листування про надання місць у лікувально-профілактичних установах, про прикріплення до поліклінік, видачу перепусток у поліклініки

1 р.

1 р.

 

743.

Списки працівників і членів їх сімей, прикріплених до відомчих поліклінік

1 р.

1 р.

 

744.

Договори про санаторно-курортне обслуговування

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

745.

Санаторно-курортні картки

3 р.

3 р.

 

746.

Реєстраційні картки на осіб, які прибувають до санаторно-курортних та лікувально-профілактичних закладів

3 р.

3 р.

 

747.

Документи (акти, рапорти, листування) про порушення хворими і відпочивальниками санаторно-курортного режиму

1 р.

1 р.

 

748.

Книги відгуків відпочивальників і хворих про роботу санаторно-курортних закладів

-

3 р.

 

749.

Графіки заїздів, книги обліку прибуття і вибуття хворих і відпочивальників у санаторно-курортні заклади

-

1 р.

 

750.

Договори, угоди про надання путівок

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

751.

Документи (заяви, плани, довідки, списки, листування) про надання, придбання, облік, розподіл і реалізацію путівок у санаторно-курортні заклади

3 р.

3 р.

 

752.

Протоколи комісій для розподілу путівок у санаторно-курортні заклади

3 р.

3 р.

 

753.

Документи (заявки, вимоги, накладні, відомості, ордери) про одержання путівок

1 р.

1 р.

 

754.

Книги, відомості обліку розподілу, надходжень і видачі путівок у санаторно-курортні заклади

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення книги

755.

Листування про направлення хворих до санаторно-курортних комісій

3 р.

3 р.

 

756.

Санаторно-курортні книжки і путівки в санаторно-курортні заклади і на курортне лікування, корінці путівок

3 р.

3 р.

 

757.

Книги запису роботи санаторно-курортних і лікарняно-консультаційних комісій

3 р.

3 р.

 

758.

Листування про відпуск ліків

3 р.

3 р.

 

759.

Вимоги на медикаменти

3 р.

3 р.

 

760.

Журнал реєстрації процедурних бланків на наркотики

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

7.3. Житлово-побутові питання і організація громадського харчування

761.

Документи (доповіді, огляди, зведення, відомості, довідки, листування) про стан і експлуатацію житлово-комунального фонду, управління житловими будинками

3 р.

3 р.

 

762.

Акти про технічний стан житлового фонду

5 р.

5 р.

 

763.

Листування про технічний стан і технічну паспортизацію житлового фонду

3 р.

3 р.

 

764.

Документи (акти, висновки, відомості) про обстеження і поліпшення житлово-побутових умов робітників і службовців

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після надання житлової площі

765.

Договори, угоди про право користування житловою площею в будинках, що належать організаціям

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

766.

Документи (заяви, доповідні записки, зведення, довідки, листування) про надання, розподіл і обмін житлової площі

10 р. ЕПК

10 р.(1)

(1) Після надання житлової площі

767.

Протоколи засідань житлових комісій

5 р.

5 р.

 

768.

Листування про вселення, відселення і продовження строків користування житловою площею

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після надання житлової площі

769.

Листування про організацію житлових кооперативів і вступ до них

5 р.

5 р.

 

770.

Списки черговості на одержання житла

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

771.

Журнали обліку отримання житлової площі

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

772.

Списки осіб на одержання ордерів на житлову площу

3 р.

3 р.

 

773.

Ордери на право користування житловою площею, корінці ордерів

-

До кінця користування житловою площею

 

774.

Посвідчення, довідки про право користування додатковою площею

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення терміну дії посвідчення

775.

Листування про право користування додатковою площею

3 р.

3 р.

 

776.

Журнали обліку видачі ордерів на житлову площу

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

777.

Листування про бронювання житлової площі

3 р.

3 р.

 

778.

Документи (копії довідок, доручень, посвідчень), що видаються мешканцям житлово-комунальними установами

-

3 р.

 

779.

Книги прописки мешканців (домові книги)

-

Пост.

 

780.

Списки мешканців

-

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

781.

Заяви про прописку і виписку мешканців

3 р.

3 р.

 

782.

Листування про прописку і виписку мешканців

3 р.

3 р.

 

783.

Документи (копії повідомлень, відомості, розрахунки, довідки) про заробітну і квартирну плату, необхідні для встановлення житлових субсидій

-

3 р.(1)

(1) Після закінчення виплати субсидії

784.

Особові рахунки квартиронаймачів

-

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

785.

Листування про надання місць у гуртожитках і виселення з них

3 р.

3 р.

 

786.

Журнали черговості та одержання місць у гуртожитках

5 р.

5 р.

 

787.

Листування про бронювання місць у готелях

1 р.

1 р.

 

788.

Книги реєстрації тих, хто проживає у готелі

3 р.

3 р.

 

789.

Відомості про експлуатацію житлового фонду готелів

-

1 р.

 

790.

Листування про відкриття і роботу підприємств комунально-побутового обслуговування

3 р.

3 р.

 

791.

Квитанції, корінці квитанцій про оплату всіх видів комунальних послуг

3 р.

3 р.

 

792.

Листування про відкриття та роботу бюро ритуальних послуг

3 р.

3 р.

 

793.

Листування про комунальне обслуговування і управління житловими будинками

3 р.

3 р.

 

794.

Листування про експлуатацію газового, пічного господарства, водопроводу, каналізації

3 р.

3 р.

 

795.

Документи (зведення, відомості, звіти, листування) про благоустрій міст, населених пунктів

5 р.

3 р.

 

796.

Документи (зведення, відомості, листування) про хід дорожньо-ремонтних робіт у містах, населених пунктах

3 р.

3 р.

 

797.

Документи (акти, доповідні записки, відомості, пропозиції, листування) про організацію громадського харчування

3 р.

3 р.

 

798.

Документи (акти, доповідні записки, довідки, інформації, пропозиції, листування) про стан і поліпшення роботи підприємств громадського харчування

5 р.

5 р.

 

799.

Відомості про наявність їдалень

1 р.

1 р.

 

800.

Акти перевірок стану роботи підприємств громадського харчування

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

801.

Книги скарг і пропозицій про роботу підприємств громадського харчування

5 р.

5 р.

 

802.

Документи (акти, довідки, інформації, листування) про перевірку санітарного стану підприємств громадського харчування і заходи щодо його поліпшення

3 р.

3 р.

 

803.

Листування про впровадження прогресивних форм обслуговування

3 р.

3 р.

 

804.

Книги обліку зняття проб на підприємствах громадського харчування

-

1 р.

 

805.

Листування про роздрібний товарообіг і реалізацію товарів

3 р.

3 р.

 

806.

Накопичувальні журнали витрат продуктів

-

1 р.

 

807.

Норми природних збитків і відходів продуктів

5 р.(1)

5 р.

(1) Після заміни новими

808.

Листування про облік природного збитку і відходи продуктів

3 р.

3 р.

 

809.

Розкладки, норми витрат продуктів на приготування страв

1 р.

1 р.

 

810.

Листування про змінення розкладок і норм витрат продуктів на приготування страв

1 р.

1 р.

 

811.

Документи (акти, відомості, листування) про націнки до цін на продовольчі товари

5 р.

5 р.

 

812.

Документи (доповідні записки, довідки) про розвиток колективного садівництва і городництва

5 р.

3 р.

 

813.

Протоколи засідань правлінь садівницьких кооперативів, документи до них (заяви, рішення, подання)

5 р.

5 р.

 

814.

Листування про відведення земельних ділянок робітникам і службовцям

3 р.

3 р.

 

815.

Документи (плани, довідки, списки) про виділення земельних ділянок

До
ліквідації
садових
кооперативів

До
ліквідації
садових
кооперативів

 

816.

Членські книжки садівників

-

До
заміни
новими

 

817.

Відомості про проведення робіт з розвитку парникового господарства, обліку й стану плодово-ягідних і овочевих насаджень

5 р.

5 р.

 

818.

Листування про проведення робіт з розвитку парникового господарства, обліку і стану плодово-ягідних і овочевих насаджень

3 р.

3 р.

 

819.

Зведені відомості про зібраний у садах (на городах) урожай

3 р.

3 р.

 

820.

Листування про одержання позик на придбання садивного матеріалу, його закупівлю й розподіл

3 р.

3 р.

 

821.

Листування про ремонт сільськогосподарського інвентарю

1 р.

1 р.

 

822.

Відомості і листування про організацію і хід сільськогосподарських робіт у підсобних господарствах

3 р.

3 р.

 

823.

Відомості про рух поголів'я худоби і птахів у підсобних господарствах

3 р.

3 р.

 

7.4. Оздоровчо-виховна робота з дітьми

824.

Листування про організацію і роботу дитячих закладів

3 р.

3 р.

 

825.

Листування про обладнання дитячих закладів

3 р.

3 р.

 

826.

Документи (доповідні записки, довідки, відомості, зведення) про організацію відпочинку дітей під час канікул

3 р.

3 р.

 

827.

Листування про лікувально-профілактичну і оздоровчу роботу в дитячих закладах

3 р.

3 р.

 

828.

Листування про укомплектування дитячих закладів педагогічним, медичним і обслуговуючим персоналом

3 р.

3 р.

 

829.

Документи (плани, доповідні записки, заяви, листування) про надання місць дітям у дитячих закладах

3 р.

3 р.

 

830.

Протоколи батьківських зборів і засідань батьківських комітетів

5 р.

5 р.

 

831.

Плани проведення виховної роботи в дитячих закладах і розклад занять з дітьми

-

1 р.

 

832.

Щоденники спостережень за перебігом педагогічного процесу в дитячих закладах

-

3 р.

 

833.

Книги перебування дітей у дитячих садках і яслах

-

1 р.

 

834.

Списки дітей у дитячих садках і яслах

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

835.

Табелі відвідуваності дітьми дитячих садків і ясел

-

1 р.

 

836.

Списки дітей, направлених до дитячих таборів для відпочинку

1 р.

1 р.

 

837.

Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки й аналізи, довідки з місця роботи батьків), що подаються при прийманні дітей у дитячі садки і ясла

-

1 р.(1)

(1) Після вибуття дитини

838.

Путівки в дитячі заклади

3 р.

3 р.

 

839.

Відомості про облік надходжень грошових внесків за перебування дітей у дитячих садках і яслах

1 р.

1 р.

 

840.

Книги зняття проб дитячого харчування

-

1 р.

 

841.

Документи з питань харчування дітей, які проживають на радіаційно забрудненій території

5 р.

5 р.

 

842.

Медичні картки дітей у дошкільних закладах

-

1 р.(1)

(1) Після вибуття дитини

843.

Особові справи дітей у дошкільних закладах

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) У дитячих будинках - пост.

844.

Листування про направлення дітей у дитячі санаторії

3 р.

3 р.

 

7.5. Організація дозвілля, підвищення культурного
рівня населення, розвиток самодіяльної творчості

845.

Документи (доповідні записки, довідки) про стан культурно-масової роботи серед населення:

 

 

 

 

а) за місцем складання
 б) в інших організаціях

Пост.
 5 р.

5 р.
 5 р.

 

846.

Листування з державними, профспілковими органами про культурно-масову роботу

5 р.

5 р.

 

847.

Листування про організацію і роботу палаців, будинків культури, клубів

3 р.

3 р.

 

848.

Протоколи засідань правлінь палаців, будинків культури, їх художніх рад

Пост.

10 р.

 

849.

Документи (плани, умови, програми, сценарії, довідки, звіти, протоколи журі) про організацію і проведення виставок, фестивалів, оглядів, конкурсів самодіяльної, технічної творчості:

 

 

 

 

а) міжнародних, всеукраїнських, регіональних

Пост.

10 р.

 

 

б) місцевих

5 р.

5 р.

 

850.

Листування про організацію і проведення фестивалів, оглядів, конкурсів самодіяльної і технічної творчості:

 

 

 

 

а) міжнародних, всеукраїнських, регіональних

10 р.

5 р.

 

 

б) місцевих

3 р.

3 р.

 

851.

Фотографії, ескізи, креслення, описи робіт, що подаються на огляди і конкурси самодіяльної творчості

10 р. ЕПК

5 р.

 

852.

Анкети, списки, фотографії учасників фестивалів, оглядів, конкурів самодіяльної і технічної творчості

3 р.

3 р.

 

853.

Сценарії, тематичні плани проведення вечорів, концертів, усних журналів

10 р. ЕПК

5 р.

 

854.

Листування про проведення вечорів художньої самодіяльності, вечорів відпочинку

3 р.

3 р.

 

855.

Тексти радіопередач, підготовлених організаціями для місцевого радіомовлення

5 р. ЕПК

5 р.

 

856.

Листування про роботу самодіяльних художніх колективів

3 р.

3 р.

 

857.

Листування про організацію читання лекцій, доповідей, бесід

1 р.

1 р.

 

858.

Листування про набір у колективи самодіяльної художньої творчості

3 р.

3 р.

 

859.

Листування про обладнання і художнє оформлення палаців, будинків культури, клубів

1 р.

1 р.

 

860.

Заявки на художнє оформлення палаців, будинків культури, клубів

1 р.

1 р.

 

861.

Репертуари кінотеатрів, щоденні касові рапортички палаців, будинків культури, клубів

3 р.

3 р.

 

862.

Акти перевірок роботи бібліотек і довідково-інформаційних фондів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після наступної перевірки

863.

Довідки про роботу бібліотек і довідково-інформаційних фондів

3 р.

3 р.

 

864.

Листування про організацію роботи бібліотек і довідково-інформаційних фондів

3 р.

3 р.

 

865.

Щоденники обліку роботи бібліотек

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

866.

Плани комплектування бібліотечних і довідково-інформаційних фондів

5 р.

3 р.

 

867.

Листування про комплектування бібліотечних і довідково-інформаційних фондів

3 р.

3 р.

 

868.

Документи (списки, каталоги, звіти) про оформлення річної передплати на літературу

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після отримання передплатної літератури

869.

Інвентарні книги обліку матеріалів бібліотек і довідково-інформаційних фондів

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

870.

Книги підсумкового обліку бібліотечного фонду

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

871.

Обліковий каталог

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

872.

Журнали реєстрації карток облікового каталогу

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

873.

Описи (накладні) облікових номерів

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

874.

Картотеки обліку періодичних видань

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

875.

Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходить до бібліотек

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після перевірки бібліотечного фонду

876.

Картотеки формулярів виданих книг

До
ліквідації
бібліотеки(1)

До
ліквідації
бібліотеки(1)

(1) Формуляри на загублені книги знищуються після зняття книг з обліку

877.

Книги обліку літератури, загубленої читачами, і тієї, що прийнята замість неї

3 р.

3 р.

 

878.

Списки літератури, вилученої з обігу

До
ліквідації
бібліотеки(1)

До
ліквідації
бібліотеки(1)

(1) Вилученої з політичних міркувань - пост.

879.

Прибуткові акти на літературу, одержану безкоштовно або без супровідних документів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після перевірки бібліотечного фонду

880.

Акти передачі видань з основного фонду в депозитарний і обмінний фонди бібліотеки

3 р.

3 р.

 

881.

Акти списання книг і періодичних видань

10 р.

10 р.

 

882.

Акти, списки літератури, одержаної за книгообміном

5 р.

5 р.

 

883.

Протоколи бібліотечних інвентаризаційних і перевірочних комісій

3 р.

3 р.

 

884.

Акти інвентаризаційної перевірки бібліотечних і довідково-інформаційних фондів

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

885.

Листування про проведення перереєстрації і впорядкування бібліотечних фондів

1 р.

1 р.

 

886.

Каталоги книг (систематичні, алфавітні, предметні)

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

887.

Листування про класифікацію довідково-інформаційних фондів, організацію довідково-бібліографічного апарату

3 р.

3 р.

 

888.

Листування про повернення книг читачами

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після повернення книг або покриття вартості загублених книг

889.

Листування про обслуговування читачів

3 р.

3 р.

 

890.

Договори на міжбібліотечне абонементне обслуговування

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

891.

Журнали обліку запитів за міжбібліотечним абонементом

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення журналу

892.

Бланки-замовлення на одержання літератури за міжбібліотечним абонементом

1 р.

1 р.

 

893.

Картки обліку і одержання літератури за міжбібліотечним абонементом

3 р.

3 р.

 

894.

Вимоги читачів на літературу

1 р.

1 р.

 

895.

Журнали реєстрації бібліографічних довідок

До
ліквідації
бібліотеки

До
ліквідації
бібліотеки

 

896.

Журнали обліку консультацій

1 р.

1 р.

 

897.

Картотеки формулярів читачів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після перереєстрації читачів і повернення книг

898.

Картотеки абонентів, які користуються міжбібліотечним абонементом

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору на міжбібліотечне абонементне обслуговування

899.

Книги, щоденники обліку читачів і виданої літератури

3 р.

3 р.

 

7.6. Фізкультурно-спортивна робота

900.

Документи (доповіді, доповідні записки, інформації, зведення) про залучення населення до занять фізкультурою та спортом, створення фізкультурних колективів, проведення оздоровчих заходів в установах, організаціях, на підприємствах

5 р.

5 р.

 

901.

Зведення, відомості про кількість і склад фізкультурних колективів

5 р.

5 р.

 

902.

Листування про організацію масової спортивної, військово-спортивної і фізкультурно-оздоровчої роботи

3 р.

3 р.

 

903.

Положення про спортивні змагання, програми і плани проведення змагань

3 р.

3 р.

 

904.

Протоколи, таблиці результатів спортивних змагань:

 

 

 

 

а) підсумкові

Пост.

10 р.

 

 

б) технічні й суддівські

3 р.

3 р.

 

905.

Документи (анкети, списки, фотознімки) про участь фізкультурних колективів у спартакіадах і спортивних змаганнях

10 р.

5 р.

 

906.

Інформаційні зведення про проведення спортивних змагань

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Про міжнародні, республіканські змагання і змагання на першість спортивних товариств - пост.

907.

Документи (довідки, звіти, листування) про організацію і діяльність дитячо-юнацьких спортивних шкіл

10 р.

5 р.

 

908.

Листування про проведення спортивних змагань, парадів, туристичних походів, тренувальних зборів, інших спортивних заходів та участь у них співробітників організацій

3 р.

3 р.

 

909.

Заявки і заявочні листи на участь фізкультурних колективів у спортивних змаганнях і парадах

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після проведення змагань і парадів

910.

Календарні плани роботи спортивних секцій і проведення спортивних змагань, учбово-тренувальних зборів

1 р.

1 р.

 

911.

Журнали обліку, розклади роботи спортивних секцій

1 р.

1 р.

 

912.

Документи (протоколи, відомості, зведення) про здачу спортивних норм і розрядів

5 р.

5 р.

 

913.

Листування про здачу спортивних норм і розрядів

3 р.

3 р.

 

914.

Відомості про видачу спортивного інвентарю і спортивної форми

3 р.

3 р.

 

915.

Документи (заявки, рознарядки, листування) про підготовку і обладнання майданчиків і приміщень для занять фізкультурою і спортом

3 р.

3 р.

 

8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ

8.1. Науково-технічна інформація

916.

Листування про організацію і методи науково-технічної інформації і пропаганди

3 р.

3 р.

 

917.

Листування про планування науково-технічної інформації, пропаганди і про обмін передовим досвідом

5 р.

5 р.

 

918.

Документи (доповідні записки, зведення, відомості, довідки) про роботу з науково-технічної інформації і пропаганди

5 р.

5 р.

 

919.

Листування про облік, рух і використання науково-технічної інформації

5 р.

5 р.

 

920.

Листування про розробку науково-технічних видань, підготовку радіо- і телепередач, випуск кіноінформації

3 р.(1)

3 р.

(1) Із зарубіжними країнами - 5 р.

921.

Інформаційні видання (бюлетені, вісники, інформаційні листки, каталоги, списки, довідники, збірники):

 

 

 

 

а) за місцем складання

На
державне
зберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

На
державне
зберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

922.

Інформаційні підбірки систем вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ) і документаційного забезпечення керівництва (ДЗК), реферативні і бібліографічні підбірки, тематичні покажчики літератури (ТПЛ), бібліографічні покажчики літератури (БПЛ)

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

923.

Картотеки технічних новинок:

 

 

 

 

а) за місцем складання

На
державне
зберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

На
державне
зберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

924.

Аналітичні огляди (доповіді) науково-технічної інформації:

 

 

 

 

а) за місцем складання

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

925.

Інформаційні огляди:

 

 

 

 

а) за місцем складання

На держзберігання не передаються. Зберігаються в організаціях

На держзберігання не передаються. Зберігаються в організаціях

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

926.

Переклади статей, іноземних книг, журналів з питань науки і техніки

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

927.

Статті, тексти радіо- і телепередач, брошури, плакати, діаграми, фотодокументи з науково-технічної інформації і пропаганди:

 

 

 

 

а) за місцем складання

На
держзберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

На
держзберігання
не
передаються.
Зберігаються
в організаціях

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

928.

Журнали реєстрації науково-технічної інформації

5 р.

5 р.

 

929.

Контрольні карти з технічної інформації

5 р.

5 р.

 

930.

Картки обліку вибіркового розповсюдження інформації

3 р.

3 р.

 

931.

Документи (довідки, зведення, відомості, звіти) про облік використання науково-технічної інформації

3 р.

3 р.

 

932.

Документи (запити, заявки, відомості) про потребу в науково-інформаційних матеріалах:

 

 

 

 

а) на матеріали, видані за кордоном

3 р.

3 р.

 

 

б) на матеріали, видані в Україні

1 р.

1 р.

 

933.

Заявки на переклад статей з іноземних книг, журналів

1 р.

1 р.

 

934.

Листування про переклад іноземної літератури

1 р.

1 р.

 

935.

Листування про довідково-інформаційне обслуговування

3 р.

3 р.

 

936.

Листування про депонування рукописів

3 р.

3 р.

 

937.

Листування про опублікування в газетах і журналах інформаційних матеріалів

1 р.

1 р.

 

938.

Листування про розсилання науково-інформаційних видань

1 р.

1 р.

 

939.

Документи (тематико-експозиційні плани, схеми, описання, характеристики експонатів, каталоги, путівники, проспекти, альбоми, акти експертизи, акти приймання експонатів, списки учасників, доповіді, довідки, книги відгуків) про підготовку і проведення виставок:

 

 

(1) За місцем складання - пост.

 

а) міжнародних

Пост. .

10 р.

 

 

б) республіканських, місцевих

5 р.

5 р.

 

940.

Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження організацій за участь у виставках 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

941.

Листування про нагородження за участь у виставках

3 р.

3 р.

 

942.

Листування про організацію і проведення виставок

5 р.

5 р.

 

943.

Документи (програми, плани, тексти лекцій, довідки, відомості, листування) про проведення на виставках лекцій, зустрічей та інших заходів

3 р.

3 р.

 

944.

Заявки на проведення екскурсій по виставках

1 р.

1 р.

 

945.

Журнали обліку екскурсій по виставках

3 р.

3 р.

 

946.

Документи (рекламні тексти, зразки проспектів, листування) з рекламування

3 р.

3 р.

 

8.2. Видавнича діяльність

947.

Протоколи, стенограми редакційно-видавничих і художніх рад, редколегій, нарад редакцій

Пост.

10 р.

 

948.

Протоколи, стенограми нарад авторського активу і власних кореспондентів

Пост.

10 р.

 

949.

Протоколи засідань комісій для визначення можливості опублікування видань у відкритій пресі

5 р.

5 р.

 

950.

Акти експертизи матеріалів, відкритих для преси

5 р.

5 р.

 

951.

Листування про випуск видань

3 р.

3 р.

 

952.

Листування з зарубіжними установами і організаціями про спільний випуск видань

3 р.

3 р.

 

953.

Листування про видання відомчої літератури

3 р.

3 р.

 

954.

Перспективні тематичні плани випуску видань:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

10 р.

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

955.

Тематичні плани випуску видань:

 

 

(1) За місцем складання, в

 

а) зведені

Пост.

-

інших організаціях -

 

б) річні

Пост.(1)

10 р.

доки не
мине
потреба.

 

в) квартальні

3 р.(2)

3 р.(3)

(2) За відсутністю річних - пост.
(3) За відсутністю річних -10 р.

956.

Проекти тематичних планів випуску видань

5 р.

5 р.

 

957.

Анотовані тематичні плани випуску видань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

958.

Плани художньо-поліграфічного оформлення видань

3 р.

3 р.

 

959.

Листування про планування випуску видань

3 р.

3 р.

 

960.

Заявки організацій на видання літератури

3 р.

3 р.

 

961.

Листування про підготовку, хід і випуск видань

3 р.

3 р.

 

962.

Авторські й набірні рукописи опублікованих видань, верстки, звірки(1):

 

 

(1) Рукописи відомих громадсько-політичних діячів, діячів літератури,

 

а) з правкою автора або змістовою правкою редактора

10 р. ЕПК(2)

3 р.(2)

мистецтва, культури, науки, техніки, виробництва, а також

 

б) без правки

Доки не
мине
потреба(3)

Доки не
мине
потреба(3)

ті, що здобули громадське визнання і відзначені преміями, - пост.
(2) Після видання.
(3) Не менш 1 року після видання

963.

Авторські рукописи неопублікованих робіт

3 р.(1)

3 р.

(1) Рукописи, які дістали позитивну оцінку рецензентів і не затребувані авторами, - пост.

964.

Рукописи опублікованих перекладів(1):

 

 

(1) Переклади, виконані відомими перекладачами, пое-

 

а) літературних перекладів (набірні примірники, верстки, звірки з правкою редактора і перекладача)

10 р. ЕПК(2)

3 р.(2)

тами, діячами науки, техніки, а також рукописи перекладів, текст яких при публікації був суттєво

 

б) підрядкових перекладів

Доки не
мине
потреба(3)

Доки не
мине
потреба(3)

скорочений, - пост.
(2) Після видання.
(3) Не менш 1 року після видання

965.

Рукописи перекладів неопублікованих робіт

3 р.(1)

3 р.

(1) Переклади, виконані відомими перекладачами, поетами, діячами науки, техніки, а також переклади робіт, які дістали позитивну оцінку рецензентів, - пост.

966.

Ілюстрації до видань

3 р.(1)

3 р.

(1) До рукописів, залишених на постійне зберігання, а також тих, що виконані відомими художниками, графіками і здобули громадське визнання, - пост.

967.

Графічні матеріали (креслення, схеми, діаграми) до видань

3 р.(1)

3 р.

(1) До рукописів, залишених на постійне зберігання, - пост.

968.

Сигнальні примірники видань

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після здачі тиражів

969.

Контрольні примірники видань

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

970.

Контрольні примірники багатотиражних газет

5 р.(1)

5 р.(1)

(1) На державне зберігання не передаються. Зберігаються в організаціях

971.

Зразки рекламних видань

3 р.

3 р.

 

972.

Справи з видання рукописів (творчі заявки, листування з авторами, рецензії, договори з авторами й інші документи, пов'язані з роботою над рукописом та підготовкою його до видання)

3 р.(1)

3 р.

(1) На рукописи, залишені на постійне зберігання, а також на ті, що містять рецензії відомих осіб, - пост.

973.

Рецензії на рукописи, що не ввійшли до складу справи про видання рукопису

3 р.(1)

3 р.

(1) Рецензії відомих осіб і на рукописи, залишені на постійне зберігання, - пост.

974.

Справа книги (редакційний паспорт, картка руху коректур, титул рукопису, бібліографічні описання, калькуляції і специфікації, акти готовності видань)

3 р.(1)

3 р.

(1) На рукописи, залишені на постійне зберігання, - пост.

975.

Листування з авторами про доопрацювання, виправлення або непридатність рукописів

3 р.(1)

3 р.

(1) Листи відомих громадсько-політичних діячів, діячів літератури, мистецтва, культури, науки, техніки, - пост.

976.

Листування про оформлення видань(1):

 

 

(1) Термін зберігання відраховується після виходу видань у світ

 

а) художніх

1 р.(2)

1 р.

(2) Листи відомих

 

б) технічних

1 р.

1 р.

громадсько-політичних діячів, діячів культури, літератури, мистецтва, науки, техніки - пост.

977.

Листування про охорону авторських прав

10 р. ЕПК

5 р.

 

978.

Картки на рукописи авторів

5 р.

5 р.

 

979.

Журнали реєстрації рукописів

10 р.

10 р.

 

980.

Журнали реєстрації рецензій

5 р.

5 р.

 

981.

Реєстри оригіналів ілюстрацій

10 р.

10 р.

 

982.

Картки видань, що вийшли з друку

10 р.

10 р.

 

983.

Журнали обліку розсилання сигнальних і контрольних примірників

1 р.

1 р.

 

984.

Документи (довідки, зведення, відомості, доповідні записки) про виконання видавничого плану

5 р.

5 р.

 

985.

Списки видань, що вийшли з друку

Пост.

10 р.

 

986.

Протоколи читацьких конференцій

Пост.

10 р.

 

987.

Рецензії, відгуки на видання

3 р.(1)

3 р.

(1) На рукописи, залишені на постійне зберігання, а також на рукописи видатних осіб - пост.

988.

Огляди рецензій

Пост.

-

 

989.

Листування з друкарнями про виконання замовлень

3 р.

3 р.

 

990.

Протоколи засідань тиражно-калькуляційних комісій

5 р.

5 р.

 

991.

Листування про тираж видань

1 р.

1 р.

 

992.

Заявки, замовлення, наряди на друкарські, копіювально-розмножувальні роботи

1 р.

1 р.

 

993.

Журнали обліку замовлень на друкарські, копіювально-розмножувальні роботи

3 р.

3 р.

 

994.

Звіти, акти витрат і перевитрат паперу, картону, поліграфічних (друкарських) матеріалів

3 р.

3 р.

 

995.

Листування про постачання і витрати поліграфічних (друкарських) матеріалів

1 р.

1 р.

 

996.

Акти перевірки зберігання і використання копіювально-розмножувальної техніки

3 р.

3 р.

 

997.

Документи (довідки, відомості, доповідні записки) про заходи щодо боротьби з видавничим браком

1 р.

1 р.

 

998.

Листування про пропаганду видань і реалізацію книг

3 р.

3 р.

 

999.

Листування про розповсюдження видань і рознарядку на їх розсилку

1 р.

1 р.

 

1000.

Журнали і листи відбитків зразків шрифтів і пояснювальні записки до них

Пост.

10 р.

 

1001.

Копії документів, віддрукованих у друкарсько-розмножувальних цехах

1 р.

1 р.

 

9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ І КУЛЬТУРНЕ
СПІВРОБІТНИЦТВО З ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ

1002.

Статути, положення міжнародних організацій, членами яких є центральні органи виконавчої влади та громадські організації України 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

1003.

Вказівки, завдання, директиви українським делегаціям і спеціалістам, які беруть участь у роботі міжнародних організацій

Пост.

-

 

1004.

Документи (довідки, заяви, доповідні записки) про вступ у міжнародні організації і спілки

Пост.

-

 

1005.

Листування про вступ у міжнародні організації і спілки

Пост.

-

 

1006.

Плани прийому представників зарубіжних країн

5 р.

-

 

1007.

Протоколи зустрічей, звіти про прийом представників зарубіжних країн і організацій

Пост.(1)

10 р.(1)

(1) З організаційних і процедурних питань - 3 р.

1008.

Документи (доповіді, пам'ятні записки, довідки, інформації) про прийом представників зарубіжних країн

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1009.

Тексти виступів, записи бесід з представниками зарубіжних країн

Пост.

5 р.

 

1010.

Документи (програми, плани проведення зустрічей, графіки) прийомів і перебування представників зарубіжних країн в Україні

5 р.

5 р.

 

1011.

Журнали, картотеки обліку відвідувань організацій представниками зарубіжних країн

10 р.

10 р.

 

1012.

Заявки на відвідування організацій

1 р.

1 р.

 

1013.

Листування про прийом представників зарубіжних країн

5 р.

5 р.

 

1014.

Документи (пропозиції, рекомендації, розрахунки) про розробку перспективних планів науково-технічного, економічного і культурного співробітництва з зарубіжними країнами

10 р.

10 р.

 

1015.

Листування про розробку, уточнення, зміни перспективних і поточних планів науково-технічного, економічного і культурного співробітництва з зарубіжними країнами

5 р.

3 р.

 

1016.

Документи (доповідні записки, довідки, відомості) про виконання планів науково-технічного, економічного, культурного співробітництва з зарубіжними країнами

10 р.

-

 

1017.

Листування про науково-технічне, економічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами:

 

 

 

 

а) з вищими й іноземними організаціями

10 р.

-

 

 

б) з іншими організаціями

5 р.

5 р.

 

1018.

Документи (угоди, договори, контракти) про науково-технічне, економічне, культурне співробітництво з зарубіжними країнами 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

1019.

Документи (проекти, пропозиції, зауваження, висновки) про підготовку угод, договорів, контрактів з науково-технічного, економічного і культурного співробітництва з зарубіжними країнами

10 р. ЕПК

5 р.

 

1020.

Журнали реєстрації угод, договорів, контрактів

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1021.

Акти, протоколи засідань кваліфікаційних комісій про результати виробничо-технічного навчання іноземних спеціалістів і робітників в Україні

10 р.

5 р.

 

1022.

Плани відрядження делегацій і спеціалістів за кордон

5 р.

-

 

1023.

Замовлення-наряди на відрядження спеціалістів за кордон

5 р.

-

 

1024.

Листування про складання звітів про закордонні відрядження

3 р.

3 р.

 

1025.

Листування про організацію закордонних туристичних мандрівок і комплектування туристичних груп

3 р.

3 р.

 

1026.

Списки туристів, які виїздять за рубіж

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) За умов повернення туристів

1027.

Кон'юнктурні огляди з експортно-імпортних поставок

Пост.

-

 

1028.

Документи (акти, описи, переліки, висновки, довідки) про приймання-передавання обладнання, матеріалів з експорту та імпорту

Пост.

-

 

1029.

Листування про експортні та імпортні поставки:

 

 

 

 

а) з органами державної влади

15 р.

-

 

 

б) з вищими й іноземними організаціями

10 р.

-

 

 

в) з іншими організаціями

5 р.

-

 

1030.

Документи (висновки, акти, довідки, техніко-економічні обгрунтування) про доцільність закупівлі імпортної продукції та матеріалів

10 р.

-

 

1031.

Листування про доцільність закупівлі імпортної продукції та матеріалів

5 р.

5 р.

 

1032.

Дозволи на ввезення (вивезення) за кордон (з-за кордону) обладнання, матеріалів

10 р.

10 р.

 

1033.

Документи (протоколи, постанови, декларації, пояснення) про контрабанду та порушення митних правил стосовно валютних цінностей

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Про контрабанду в особливо великих розмірах - пост.

1034.

Документи (протоколи, постанови, декларації, пояснення) про контрабанду та порушення митних правил стосовно дорогоцінних, кольорових та рідкоземельних металів

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) Про контрабанду в особливо великих розмірах - пост.

1035.

Документи (протоколи, постанови, декларації, пояснення) про незаконне перевезення наркотичних засобів, психотропних, сильнодіючих та отруйних речовин, а також зброї, боєприпасів та вибухових речовин

10 р.(1)

10 р.(1)

(1) У випадках притягнення винних до кримінальної відповідальності - пост.

1036.

Документи (декларації, ліцензії, дозволи, специфікації та інші товаросупровідні документи) митного оформлення вантажів, товарів, майна 

3 р.1 

3 р.1 

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. 
У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

1037.

Документи (сертифікати, експертні висновки, акти, протоколи, рішення, листування) митного контролю за якістю товарів

5 р.

5 р.

 

1038.

Картки на учасників зовнішньоекономічної діяльності, які порушили митні правила

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На державне зберігання не передаються

10. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ

10.1. Організація матеріально-технічного постачання

1039.

Особливі умови поставки продукції і матеріалів

Пост.

-

 

1040.

Листування з державними органами про постачання й збут продукції

5 р.

5 р.

 

1041.

Списки постачальників і споживачів, схеми прямих господарських зв'язків з постачальниками й споживачами

Пост.

5 р.

 

1042.

Протоколи розгляду розбіжностей з питань забезпечення матеріально-технічними ресурсами

5 р.

-

 

1043.

Заявки на основні й допоміжні види постачання:

 

 

 

 

а) зведені річні

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) На імпортне

 

б) річні, що надійшли від підвідомчих організацій

1 р.

1 р.

обладнання і матеріали - 5 р.

 

в) квартальні

1 р.

1 р.

 

 

г) місячні

1 р.

1 р.

 

1044.

Документи (особові рахунки, зведені відомості, таблиці, розрахунки) про потребу в матеріалах і обладнанні

3 р.

3 р.

 

1045.

Плани розподілу основного обладнання

5 р.

5 р.

 

1046.

Плани розподілу готової продукції споживачам

5 р.

5 р.

 

1047.

Баланси розподілу й відвантаження продукції:

 

 

(1) У міністерствах, статорганах -пост.

 

а) річні

5 р.(1)

5 р.

 

 

б) квартальні

1 р.

1 р.

 

1048.

Річні фонди й ліміти на всі види постачання

3 р.

3 р.

 

1049.

Наряди на річні фонди, додаткова рознарядка і перерознарядка

1 р.

1 р.

 

1050.

Зведені дані про розподіл та реалізацію фондів на сировину й товари

Пост.

-

 

1051.

Фондові повідомлення, зміни фондових повідомлень на всі види постачання

1 р.

1 р.

 

1052.

Книги реєстрації фондових повідомлень

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення книги

1053.

Відомості розподілу річних фондів і лімітів на всі види постачання

3 р.

3 р.

 

1054.

Журнали, картотеки обліку й розподілу виділених фондів

3 р.

3 р.

 

1055.

Документи (зведення, відомості, довідки) про розподіл і реалізацію фондів на всі види постачання

1 р.

1 р.

 

1056.

Зведені рознарядки матеріально-технічного постачання

3 р.

3 р.

 

1057.

Рознарядки на розподіл імпортного обладнання і матеріалів

5 р.

5 р.

 

1058.

Розрахунки покриття фондів постачання

1 р.

1 р.

 

1059.

Звіти про реалізацію фондових заявок:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальні

1 р.

1 р.

 

 

в) місячні

1 р.

1 р.

 

1060.

Звіти про реалізацію фондів

3 р.

3 р.

 

1061.

Листування про розподіл і реалізацію річних фондів і лімітів (у тому числі на імпортне обладнання і матеріали)

3 р.

3 р.

 

1062.

Зведення, відомості про надходження, витрачання, залишки сировини, матеріалів і готової продукції:

 

 

 

 

а) річні

3 р.

3 р.

 

 

б) квартальні

1 р.

1 р.

 

 

в) місячні

.1 р.

1 р.

 

1063.

Довідки про виконання планів постачання продукції

3 р.

3 р.

 

1064.

Комплектувальні відомості на вироби

1 р.

1 р.

 

1065.

Договори між замовниками й постачальниками на всі види матеріально-технічного постачання та протоколи розбіжностей у них

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення терміну дії договору

1066.

Журнали обліку договорів на постачання продукції

3 р.

3 р.

 

1067.

Довідки, відомості про умови й оформлення поставок продукції

3 р.

3 р.

 

1068.

Облікові картки, книги, відомості обліку збуту продукції (в тому числі експортної)

3 р.

3 р.

 

1069.

Документи (акти, фактури, накладні) про здану продукцію

3 р.

3 р.

 

1070.

Листування про збут і постачання продукції

3 р.

3 р.

 

1071.

Листування про укладання договорів

3 р.

3 р.

 

1072.

Документи (заявки, замовлення, наряди) про поставку матеріалів, обладнання, інвентарю

3 р.

3 р.

 

1073.

Листування про заявки, замовлення на матеріали й готові вироби

3 р.

3 р.

 

1074.

Замовлення-наряди на експортні поставки обладнання і матеріалів

5 р.

5 р.

 

1075.

Журнали обліку замовлень і нарядів на експортні поставки обладнання і матеріалів

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1076.

Листування із споживачами й постачальниками про збут продукції і виконання замовлень

3 р.

3 р.

 

1077.

Акти приймання виробів за кооперованими поставками

1 р.

1 р.

 

1078.

Заявки, специфікації на кооперовані поставки комплектувальних виробів і обладнання:

 

 

 

 

а) зведені річні

5 р.

-

 

 

б) річні, що надійшли від організацій, підприємств

1 р.

1 р.

 

 

в) квартальні, що надійшли від організацій, підприємств

1 р.

1 р.

 

1079.

Листування про кооперовані поставки

3 р.

3 р.

 

1080.

Графіки відвантаження продукції споживачам:

 

 

 

 

а) квартальні

3 р.

3 р.

 

 

б) місячні

1 р.

1 р.

 

1081.

Специфікації, сертифікати на відвантаження і відправлення товарів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Імпортного обладнання - до закінчення експлуатації

1082.

Розпорядження, підстави на видачу нарядів на відпуск товарів і продукції

3 р.

3 р.

 

1083.

Замовлення, наряди на відвантаження матеріалів і обладнання

3 р.

3 р.

 

1084.

Журнали обліку продукції, що відправляється споживачам

3 р.

3 р.

 

1085.

Документи (диспетчерські журнали, записи доручень, зведення) про щоденне відвантаження продукції (в тому числі на експорт)

1 р.

1 р.

 

1086.

Зведення, відомості, журнали обліку відвантаження експортної продукції

3 р.

3 р.

 

1087.

Відомості про відвантажені товари, матеріали й обладнання

1 р.

1 р.

 

1088.

Листування про рознарядку й відвантаження товарів і матеріалів

1 р.

1 р.

 

1089.

Акти, висновки про якість товарів і матеріалів, що надходять

3 р.

3 р.

 

1090.

Акти про приймання-здавання продукції представникам замовників

3 р.

3 р.

 

1091.

Документи (відомості, листування, довідки) про реалізацію наднормативних і невикористовуваних товарів і матеріалів

3 р.

3 р.

 

1092.

Акти про зняття наявності й залишків матеріалів

3 р.

3 р.

 

1093.

Комерційні акти

3 р.

3 р.

 

1094.

Листування про заготівлю й відвантаження металевого брухту

1 р.

1 р.

 

1095.

Анульовані заявки, замовлення, наряди

1 р.

1 р.

 

1096.

Рапорти про залишки продукції

1 р.

1 р.

 

1097.

Дозволи на відпуск матеріалів для господарських потреб

1 р.

1 р.

 

1098.

Листування про відпуск матеріалів для господарських потреб

1 р.

1 р.

 

1099.

Реквізити (адреси) споживачів і постачальників

3 р.

3 р.

 

1100.

Листування про матеріально-технічне постачання

3 р.

3 р.

 

1101.

Договори про брокерське обслуговування

10 р.

3 р.

 

1102.

Документи (інформації, довідки, листування) про роботу й діяльність брокерських фірм

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

10.2. Організація зберігання майново-матеріальних цінностей

1103.

Доповідні записки про організацію, обладнання, ведення складського господарства, наявність складської площі та надання її в оренду

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення оренди

1104.

Листування про організацію, обладнання, ведення складського господарства

3 р.

3 р.

 

1105.

Нормативи складських запасів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

1106.

Повідомлення про прибуття вантажів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Експортно-імпортних - 3 р.

1107.

Плани завезення товарів і матеріалів на склади

3 р.

3 р.

 

1108.

Листування про прибуття вантажів

1 р.

1 р.

 

1109.

Графіки завезення товарів на склади

1 р.

1 р.

 

1110.

Листування про завезення товарів на склади

1 р.

1 р.

 

1111.

Акти прийому товарів і матеріалів, що надійшли на склади

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1112.

Картки, комірні й амбарні книги, описи, прибуткові й видаткові накладні, ордери з обліку прибутку, витрат, наявності, залишків товарів і матеріалів на складах, базах

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1113.

Вимоги й копії вимог на одержання інструменту зі складів

1 р.

1 р.

 

1114.

Відомості про наявність імпортного обладнання

До списання з балансу

До списання з балансу

 

1115.

Акти, відомості проведення інвентаризації майна

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1116.

Документи (акти, відомості, довідки, листування) про нестачу, розтрату товарів, матеріалів

5 р.

5 р.

 

1117.

Акти перевірок прибутку-витрати продукції, сировини й матеріалів

3 р.

3 р.

 

1118.

Документи (розпорядження, рахунки, наряди, вимоги, накладні, картки) про відпуск товарів зі складів і відвантаження продукції

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1119.

Книги обліку розпоряджень на відпуск товарів і продукції зі складів

3 р.

3 р.

 

1120.

Вантажні ордери

1 р.

1 р.

 

1121.

Лімітно-забірні картки на одержання сировини й готової продукції зі складів

3 р.

3 р.

 

1122.

Перепустки на вивезення товарів і матеріалів зі складів

3 р.

3 р.

 

1123.

Листування про одержання сировини, товарів і матеріалів зі складів

1 р.

1 р.

 

1124.

Документи (акти, відомості, сертифікати) про наявність, рух і повернення тари

1 р.

1 р.

 

1125.

Журнали обліку й списання тари

1 р.

1 р.

 

1126.

Листування про використання тари

1 р.

1 р.

 

1127.

Листування про реалізацію залишкових і неходових товарів і матеріалів на складах

1 р.

1 р.

 

1128.

Листування про виділення пакувальних матеріалів для відвантаження продукції на експорт

3 р.

3 р.

 

11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

11.1. Адміністративно-господарські питання

1129.

Правила внутрішнього розпорядку

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1130.

Акти про порушення правил внутрішнього розпорядку

1 р.

1 р.

 

1131.

Листування про затвердження печаток та штампів

3 р.

3 р.

 

1132.

Журнали відбитків і зліпків печаток та штампів 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

1133.

Журнали обліку видачі печаток та штампів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після заміни новими

1134.

Акти знищення печаток та штампів

3 р.(1)

3 р.(2)

(1) За відсутністю журналів - пост.
(2) За відсутністю журналів - до
заміни
новими

1135.

Списки, книги адрес і телефонів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1136.

Документи (заявки, списки, листування) про видачу посвідчень і перепусток в організаціях

1 р.

1 р.

 

1137.

Журнали реєстрації посвідчень і перепусток

3 р.

3 р.

 

1138.

Приймальні акти на бланки посвідчень і перепусток, витратні акти знищення посвідчень, перепусток, корінців до них

1 р.

1 р.

 

1139.

Документи (акти, доповідні й пояснювальні записки, листування) про втрату посвідчень і перепусток

1 р.

1 р.

 

1140

Разові перепустки, корінці перепусток у службові приміщення і на винос (вивіз) матеріальних цінностей

1 р.

1 р.

 

1141.

Заявки на допуск, листування про допуск у службові приміщення в неробочий час та вихідні дні

1 р.

1 р.

 

1142.

Журнали, табелі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи робітників і службовців

1 р.

1 р.

 

1143.

Журнали реєстрації місцевих відряджень

1 р.

1 р.

 

1144.

Листування про виділення й закріплення автотранспорту за організаціями та посадовими особами

3 р.

3 р.

 

1145.

Листування про придбання господарського майна, канцелярського приладдя, залізничних і авіаквитків, оплату послуг засобів зв'язку

1 р.

1 р.

 

1146.

Квитанції, корінці квитанцій, заявки на передплату періодичних видань

1 р.

1 р.

 

1147.

Листування про проведення передплати періодичних і неперіодичних видань

1 р.

1 р.

 

1148.

Листування про вміщення в газетах оголошень і публікацій щодо поточної діяльності організацій

1 р.

1 р.

 

1149.

Листування про надання місць у готелях

1 р.

1 р.

 

11.2. Експлуатація службових будівель

1150.

Акти приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у користування організаціям 

  

  

  

 

а) у постійне користування 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) у тимчасове користування 

1 р.1 

1 р.1 

1 Після закінчення експлуатації

1151.

Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

1152.

Листування про експлуатацію і надання приміщень організаціям, здавання й приймання будівель в оренду

3 р.

3 р.

 

1153.

Листування про вселення, виселення і продовження строків користування приміщеннями, які займають організації

3 р.

3 р.

 

1154.

Документи (доповіді, огляди, довідки) про стан будівель і приміщень, які займають організації

3 р.

3 р.

 

1155.

Плани розміщення організацій

3 р.

3 р.

 

1156.

Листування про розміщення організацій

3 р.

3 р.

 

1157.

Договори про страхування будівель

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

1158.

Листування про страхування будівель

3 р.

3 р.

 

1159.

Акти про технічний і санітарний стан будівель, подвір'їв, тротуарів

3 р.

3 р.

 

1160.

Листування про утримання будівель, подвір'їв, тротуарів у належному технічному і санітарному стані та благоустрій подвір'їв

3 р.

3 р.

 

1161.

Листування про підготовку будівель до зими та попереджувальні заходи в разі затоплення

3 р.

3 р.

 

1162.

Документи (проекти, плани, листування) про оформлення будівель і приміщень у зв'язку з підготовкою до свят

3 р.

3 р.

 

1163.

Листування про комунальне обслуговування будівель і приміщень

1 р.

1 р.

 

11.3. Транспортне обслуговування

1164.

Документи (огляди .довідки, доповідні записки, відомості) про організацію, розвиток і експлуатацію різних видів транспорту

5 р.

5 р.

 

1165.

Листування про організацію, розвиток, наявність, стан і експлуатацію різних видів транспорту

3 р.

3 р.

 

1166.

Документи (заявки, розрахунки, листування) про визначення потреби організацій у транспортних засобах

3 р.

3 р.

 

1167.

Листування про планування, організацію і здійснення перевезень вантажів та виділення транспорту

3 р.

3 р.

 

1168.

Документи (акти, довідки, протоколи, відомості) з аналізу роботи транспорту

5 р.

5 р.

 

1169.

Кон'юнктурні огляди про стан і роботу транспорту

Пост.

-

 

1170.

Документи (акти, відомості, листування) про простої різних видів транспорту

3 р.

3 р.

 

1171.

Плани оргтехзаходів щодо скорочення простоїв та використання резервів транспорту

5 р.

5 р.

 

1172.

Відомості про мобілізацію різних видів транспорту на час посівної і збиральної кампаній

3 р.

3 р.

 

1173.

Умови для перевезення вантажів: а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

1174.

Листування про розробку, застосування й зміну тарифів на перевезення вантажів

3 р.

3 р.

 

1175.

Листування про дотримання правил і норм перевезення та контроль за їх виконанням

3 р.

3 р.

 

1176.

Заявки на перевезення вантажів

1 р.

1 р.

 

1177.

Листування про раціоналізацію перевезень

5 р.

5 р.

 

1178.

Нормативи завантаження транспортних засобів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1179.

Листування про розрахунки за претензіями за втрату, недостачу і затримку вантажів

3 р.

3 р.

 

1180.

Листування про відправлення, транспортування вантажів і розшук багажу

3 р.

3 р.

 

1181.

Переліки вантажів, що перевозяться в тарі, насипом і навалом

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1182.

Документи (акти, висновки, протоколи) аварійних комісій: 

  

  

  

 

а) про аварії, пов'язані з великими матеріальними збитками та людськими жертвами 

Пост. 

До ліквідації організації 

  

 

б) про інші аварії 

5 р. 

5 р. 

 

1183.

Листування про аварії та катастрофи

5 р.

5 р.

 

1184.

Повідомлення, акти службового розслідування дорожньо-транспортних подій

3 р.

3 р.

 

1185.

Листування про безпеку руху різних видів транспорту

3 р.

3 р.

 

1186.

Документи (відомості, акти, листування) про технічний стан і огляд транспортних засобів

3 р.

3 р.

 

1187.

Паспорти транспортних засобів

До списання транспортних засобів

До списання транспортних засобів

 

1188.

Акти списання транспортних засобів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після списання

1189.

Технічні характеристики транспортних засобів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після списання

1190.

Листування про списання транспортних засобів

3 р.

3 р.

 

1191.

Відомості про наявність і роботу механізмів на вантажно-розвантажувальних роботах

3 р.

3 р.

 

1192.

Наряди на вантажно-розвантажувальні роботи

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Якщо слугували вихідними даними для нарахування оплати - див. примітку до ст. 288

1193.

Відомості про відправлені й прибулі вантажі

1 р.

1 р.

 

1194.

Книги реєстрації, відомості надходження й відправлення вантажів

3 р.

3 р.

 

1195.

Відомості, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після списання

1196.

Документи (графіки, зведення, відомості) про вихід автомобілів на лінію

1 р.

1 р.

 

1197.

Дорожні листи й наряди на машини

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1198.

Книги обліку пробігу автомашин

5 р.

5 р.

 

1199.

Журнали, книги обліку дорожніх листів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1200.

Документи (довідки, відомості, листування) про наявність і стан автомобільних парків, гаражів, майстерень

3 р.

3 р.

 

1201.

Документи (заявки, акти, відомості, листування) про ремонт транспортних засобів

3 р.

3 р.

 

1202.

Графіки технічного обслуговування та ремонту автомобільного транспорту

1 р.

1 р.

 

1203.

Листування про заявки й ліміти на бензин

3 р.

3 р.

 

1204.

Заправні ліміти й оперативні звіти про економію бензину

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1205.

Відомості про витрати пально-мастильних матеріалів, запасних частин

1 р.

1 р.

 

1206.

Листування про витрати пально-мастильних матеріалів, запасних частин

3 р.

3 р.

 

1207.

Листування про заходи щодо економії пального

3 р.

3 р.

 

1208.

Заправні листи

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Див. примітку до ст. 288

1209.

Журнали, відомості обліку показників спідометрів і вимірів бензину

3 р.

3 р.

 

1210.

Акти про заміну спідометрів

3 р.

3 р.

 

1211.

Протоколи диспетчерських нарад

3 р.

3 р.

 

1212.

Документи (диспетчерські добові довідки, зведення, відомості, розкладки, графіки, листування) про рух транспорту

1 р.

1 р.

 

1213.

Листування про гідрометеорологічне обслуговування транспорту

3 р.

3 р.

 

1214.

Журнали реєстрації заявок, замовлень і договорів на перевезення пасажирів і вантажів

3 р.

3 р.

 

1215.

Замовлення на одержання квитків у касах

1 р.

1 р.

 

1216.

Листування про придбання квитків на всі види транспорту

1 р.

1 р.

 

11.4. Організація внутрівідомчого зв'язку

1217.

Документи (доповідні записки, довідки, листування) про стан служби зв'язку

5 р.

5 р.

 

1218.

Дозволи Державного комітету зв'язку України на встановлення й використання засобів зв'язку

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після закінчення експлуатації

1219.

Договори про оренду технічних засобів зв'язку

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

1220.

Листування про забезпечення засобами зв'язку з'їздів, конференцій, виборів та інших заходів

5 р.

5 р.

 

1221.

Документи (звіти, довідки, протоколи, листування) про контроль за експлуатацією засобів зв'язку

5 р.

5 р.

 

1222.

Листування про проведення робіт з телефонізації, радіофікації, сигналізації організацій

3 р.

3 р.

 

1223.

Листування про експлуатацію і ремонт засобів зв'язку

3 р.

3 р.

 

1224.

Акти введення в експлуатацію ліній зв'язку

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після зняття лінії

1225.

Технічні журнали, зведення з експлуатації, періодичних змін і випробувань ліній зв'язку, апаратури й устаткування

3 р.

3 р.

 

1226.

Картки стаціонарних і лінійних даних, з'єднувальних ліній

1 р.

1 р.

 

1227.

Документи (акти, зведення, довідки, листування) про обстеження й перевірку технічного стану засобів і споруд зв'язку

5 р.

5 р.

 

1228.

Договори на капітальний ремонт засобів зв'язку

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після закінчення строку дії договору

1229.

Графіки поточного, середнього й капітального ремонту засобів зв'язку

3 р.

3 р.

 

1230.

Протоколи розгляду і затвердження проектів планів з капітального ремонту ліній зв'язку

10 р.

10 р.

 

1231.

Документи (журнали, відомості, картки, акти, контрольні листи, зведення, рапорти) про облік пошкоджень, технічного огляду й ремонту засобів зв'язку

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після усунення пошкоджень

1232.

Журнали профілактичних оглядів обладнання і каналів зв'язку

1 р.

1 р.

 

1233.

Акти приймання засобів зв'язку й сигналізації після поточного, середнього і капітального ремонту

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після проведення ремонту

1234.

Журнали обліку заяв про пошкодження засобів зв'язку

1 р.

1 р.

 

1235.

Наряди на виправлення пошкоджень каналів і засобів зв'язку, ремонтні роботи

1 р.

1 р.

 

1236.

Зведені таблиці, показники пошкоджень ліній зв'язку

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1237.

Картотеки, журнали обліку засобів зв'язку

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1238.

Заяви про встановлення й зняття телефонів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після встановлення або зняття телефону

1239.

Листування про встановлення, перенесення і роботу телефонів, радіоустановок

3 р.

3 р.

 

1240.

Абонентські книжки, журнали лінійних даних абонентських установок

1 р.

1 р.

 

1241.

Рапорти про перемикання абонентів телефонної мережі

1 р.

1 р.

 

1242.

Технічні й апаратні журнали, контрольні листи всіх технічних засобів зв'язку

1 р.

1 р.

 

1243.

Книги чергових на телефонних і телеграфних станціях

1 р.

1 р.

 

1244.

Книги реєстрації міжнародних телефонних розмов

1 р.

1 р.

 

1245.

Копії квитанцій за міжміські телефонні розмови, за поштові й телефонні послуги

3 р.

3 р.

 

1246.

Справи абонентів телефонів

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після зняття телефону

1247.

Особові рахунки установ, які мають телефони

3 р.

3 р.

 

1248.

Картки обліку абонентської плати за телефон

3 р.

3 р.

 

1249.

Вулично-домові картотеки обліку заявок на встановлення телефонів

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1250

Зведення про якість звучання

1 р.

1 р.

 

11.5. Охорона підприємств, установ, організацій

1251.

Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про організацію загальної і протипожежної охорони організацій

5 р.

5 р.

 

1252.

Документи (плани, звіти, довідки, зведення) постійно діючих пожежно-технічних комісій

5 р.

5 р.

 

1253.

Документи (акти, довідки, плани, звіти, зведення) про обстеження протипожежного стану будинків і контроль виконання пропозицій обстеження

3 р.

3 р.

 

1254.

Акти міжвідомчих і відомчих комісій з організації охорони установ

10 р.

10 р.

 

1255.

Схеми дислокації постів охорони

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1256.

Листування про організацію і несення сторожової й пожежної відомчої і позавідомчої охорони організацій

3 р.

3 р.

 

1257.

Листування про інженерно-технічні протипожежні заходи та заходи з охорони організацій

3 р.

3 р.

 

1258.

Звіти про обладнання й експлуатацію технічних засобів охорони

3 р.

3 р.

 

1259.

Листування про придбання протипожежного інвентарю

3 р.

3 р.

 

1260.

Листування про організацію і проведення бойової підготовки загонів і команд охорони

3 р.

3 р.

 

1261.

Документи (розклади, табелі постів, нарядів і караулів охорони, листи нарядів, постові відомості, стройові записки, контрольні записи, журнали обходу будинків, рапорти) про несення караульної служби

1 р.

1 р.

 

1262.

Графіки, розклади занять, журнали обліку відвідування й успішності особового складу охорони з бойової підготовки

1 р.

1 р.

 

1263.

Листування про оформлення дозволів на зберігання і носіння зброї

5 р.

5 р.

 

1264.

Книги реєстрації видачі зброї караульним

3 р.

3 р.

 

1265.

Книги, журнали, відомості обліку й руху зброї та боєприпасів у загонах і командах воєнізованої охорони

5 р.

5 р.

 

1266.

Журнали огляду зброї

1 р.

1 р.

 

1267.

Заявки на зброю, боєприпаси і речове забезпечення для загонів і команд охорони

1 р.

1 р.

 

1268.

Листування про забезпечення загонів і команд охорони зброєю, боєприпасами і речовим забезпеченням

1 р.

1 р.

 

1269.

Картки обліку обмундирування

3 р.

3 р.

 

1270.

Документи (акти, довідки, відомості, листування) про заходи із загальної і протипожежної охорони

3 р.

3 р.

 

1271.

Списки протипожежного обладнання й інвентарю, відомості про рух інвентарю

3 р.

3 р.

 

1272.

Термінові донесення про пожежі

1 р.

1 р.

 

1273.

Акти про пожежі

5 р.

5 р.

 

1274.

Звіти про пожежі:

 

 

 

 

а) річні

Пост.

10 р.

(1) За

 

б) квартальні

5 р.(1)

5 р.

відсутністю річних - пост.

1275.

Листування про виявлення причин пожеж

5 р.

5 р.

 

1276.

Акти про порушення правил протипожежної безпеки

3 р.

3 р.

 

1277.

Акти перевірок несення варти постовими та роботи бюро перепусток

1 р.

1 р.

 

1278.

Інструкції черговим, сторожам і контролерам, які перевіряють стан охорони організацій

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1279.

Списки, графіки чергових в організаціях

1 р.

1 р.

 

1280.

Журнали обліку опечатування приміщень і передавання ключів

1 р.

1 р.

 

1281.

Журнали прийому-передавання чергувань

1 р.

1 р.

 

1282.

Зразки підписів службових посвідчень

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

1283.

Акти про події під час чергувань

3 р.

3 р.

 

1284.

Акти, доповідні записки про порушення пропускного режиму

1 р.

1 р.

 

1285.

Журнали обліку осіб, затриманих за порушення пропускного режиму

1 р.

1 р.

 

1286.

Плани проведення заходів з цивільної оборони

1 р.

1 р.

 

1287.

Звіти про виконання планів заходів з цивільної оборони в організаціях

5 р.

5 р.

 

1288.

Акти приймання захисних споруд цивільної оборони

3 р.

3 р.

 

1289.

Листування про інженерно-технічні й організаційні заходи з цивільної оборони

5 р.

5 р.

 

1290.

Плани бойової підготовки формувань цивільної оборони

3 р.

3 р.

 

1291.

Журнали обліку, списки формувань цивільної оборони

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими

1292.

Списки тих, хто підлягає евакуації

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після заміни новими, в разі стихійного лиха - пост.

1293.

Журнали обліку майна підрозділів цивільної оборони

3 р.

3 р.

 

11.6. Приватизація загальнодержавної та комунальної власності

1294.

Плани проведення приватизації загальнодержавної та комунальної власності

Пост.

-

 

1295.

Списки виробничих, будівельних, торговельних, комунально-побутових об'єктів, що підлягають приватизації

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1296.

Списки виробничих, будівельних об'єктів, приватизація яких здійснюється із залученням іноземних інвестицій

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1297.

Протоколи нарад з представниками підприємств, організацій про хід приватизації

Пост.

-

 

1298.

Протоколи узгоджувальних комісій з оцінки основних коштів і майна підприємств, організацій, що приватизуються

Пост.

10 р.(1)

(1) Після прийняття рішення про приватизацію

1299.

Переліки документів, потрібних для приватизації об'єктів та укладання договорів оренди

До
заміни
новими

-

 

1300.

Переліки документів, потрібних для затвердження і погодження статутів підприємств, організацій загальнодержавної, комунальної та всіх форм недержавної власності (в т. ч. спільних підприємств)

До
заміни
новими

-

 

1301.

Переліки документів, потрібних для укладання контрактів з керівниками підприємств, організацій всіх форм власності

До
заміни
новими

-

 

1302.

Документи (акти, довідки, договори, заяви, плани та ін.) про приватизацію підприємств загальнодержавної та комунальної власності

Пост.(1)

Доки не
мине
потреба

(1) На держзберігання надходять від органів Фонду державного майна України та регіональних фондів комунального майна

1303.

Документи (акти, баланси, довідки, договори, заяви, розрахунки та ін.) про оренду державних підприємств

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1304.

Документи (акти, баланси, довідки, заяви та ін.) про перереєстрацію суб'єктів господарської діяльності

Пост.(1)

10 р.(2)

(1) На держзберігання надходять від органів Фонду державного майна України
(2) Після перереєстрації підприємств

1305.

Листування з Фондом державного майна України, його регіональними відділеннями, органами управління комунальним майном про проведення приватизації об'єктів загальнодержавної та комунальної власності

10 р.

5 р.

 

1306.

Листування з Антимонопольним комітетом України про проведення приватизації

5 р.

5 р.

 

1307.

Листування з органами виконавчої влади та місцевого самоврядування, судовими і правоохоронними органами зі спірних питань приватизації

10 р.

5 р.

 

1308.

Листування із засобами масової інформації про висвітлення процесу приватизації

3 р.

3 р.

 

1309.

Документи (приватизаційні, інвентарні справи) про приватизацію житла

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На держзберігання не надходять

1310.

Журнали обліку реєстрації видачі реєстраційних свідоцтв і свідоцтв про приватизацію

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На держзберігання не надходять

1311.

Журнали обліку і реєстрації архівних приватизаційних справ

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На держзберігання не надходять

12. ДІЯЛЬНІСТЬ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ

1312.

Документи (протоколи, доповіді, стенограми, постанови, резолюції) загальних, звітно-виборних конференцій, зборів: 

  

  

 

 

а) в організації в цілому 

Пост. 

До ліквідації організації 

 

 

б) в первинних осередках 

5 р. 

5 р. 

 

1313.

Доповідні записки, довідки про проведення звітно-виборних конференцій і зборів

5 р.

5 р.

 

1314.

Бюлетені таємного голосування, списки кандидатів, висунутих до нового складу керівництва громадської організації

Протягом строку повно-
важень

Протягом строку повно-
важень

 

1315.

Плани реалізації критичних зауважень і пропозицій, прийнятих за звітними документами на звітно-виборних конференціях, нарадах, та документи щодо їх виконання

Пост.

10 р.

 

1316.

Протоколи ревізійних комісій

10 р. ЕПК

10 р.

 

1317.

Акти ревізійних комісій

5 р.

5 р.

 

1318.

Листування про організацію і проведення звітно-виборних кампаній

3 р.

3 р.

 

1319.

Календарні плани проведення громадських заходів

1 р.

1 р.

 

1320.

Документи (протоколи, стенограми, резолюції, постанови) керівних органів громадських організацій

Пост.

10 р.

 

1321.

Листування про організацію діяльності громадських організацій

3 р.

3 р.

 

1322.

Установчий договір про взаємовідносини засновників громадської організації

Пост.

10 р.

 

1323.

Заяви про прийом у члени громадських організацій

3 р.

3 р.

 

1324.

Списки членів громадських організацій і уповноважених ними осіб

75 р.

75 р.

 

1325.

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, відомості) про залучення громадян у громадські організації

Пост.

5 р.

 

1326.

Заявки на одержання членських квитків

3 р.

3 р.

 

1327.

Звіти про кількість одержаних і витрачених членських квитків, бланків

3 р.

3 р.

 

1328.

Журнали, картки обліку видачі й надсилання членських квитків, відомості про видачу, перереєстрацію та обмін членських квитків, акти на знищення членських квитків, анульовані членські квитки й облікові картки

3 р.

3 р.

 

1329.

Облікові картки членів громадських організацій

До зняття з обліку

До зняття з обліку

 

1330.

Заяви членів громадських організацій на перерахування членських внесків безготівкове

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після вибуття з членів громадської організації

1331.

Плани збору членських внесків і відомості про їх виконання

1 р.

1 р.

 

1332.

Звіти про стан членства, надходження і витрачання членських внесків

5 р.

5 р.

 

1333.

Відомості про надходження і витрачання членських внесків

10 р.

10 р.

 

1334.

Листування про заборгованість, порядок сплати членських внесків і витрачання коштів громадськими організаціями

3 р.

3 р.

 

1335.

Документи (постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми) постійно діючих консультативних та інших комітетів, комісій, рад, секцій громадських організацій

Пост.(1)

10 р.

(1) У первинних організаціях - 10 р.

1336.

Документи (навчальні плани, програми, рекомендації) про навчання кадрів і активу громадських організацій

3 р.

3 р.

 

1337.

Документи (заяви, довідки, листування) про надання матеріальної допомоги робітникам і службовцям

3 р.

3 р.

 

1338.

Документи (акти, відомості, доповідні записки, довідки) про діяльність комісій громадських організацій

10 р. ЕПК

5 р.

 

1339.

Заяви членів кас взаємодопомоги про видачу позик

3 р.

3 р.

 

1340.

Протоколи засідань, рішення правлінь кас взаємодопомоги про видачу позик

5 р.

5 р.

 

1341.

Фінансові звіти кас взаємодопомоги:

 

 

 

 

а) річні

10 р.

10 р.

 

 

б) квартальні

3 р.

3 р.

 

1342.

Зведення, списки розасигнувань коштів, відпущених соцстрахом касам взаємодопомоги

3 р.

3 р.

 

1343.

Особові картки (рахунки) членів кас взаємодопомоги

3 р.(1)

3 р.(1)

(1) Після вибуття з каси взаємодопомоги

1344.

Заяви про вступ до кас взаємодопомоги

3 р.

3 р.

 

1345.

Документи (відомості, корінці квитанцій і розписок) про одержання і погашення позик членами кас взаємодопомоги, про збір касами членських внесків

3 р.

3 р.

 

1346.

Акти ревізій кас взаємодопомоги

5 р.

5 р.

 

1347.

Листування про організацію і діяльність кас взаємодопомоги

3 р.

3 р.

 

1348.

Заяви в комісії з трудових спорів і товариські суди

3 р.

3 р.

 

1349.

Документи (протоколи, постанови, акти, довідки) комісій з трудових спорів і товариських судів

5 р.

5 р.

 

1350.

Подання про заохочення членів добровільних товариств

3 р.

3 р.

 

1351.

Графіки чергувань членів добровільних товариств

1 р.

1 р.

 

(частина 1 Переліку із змінами, внесеними згідно з
 
наказами Державного комітету архівів України від 23.10.2001 р. N 82,
 від 25.03.2008 р. N 52)
 

ЧАСТИНА 2
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В НАУКОВО-ТЕХНІЧНІЙ ТА ВИРОБНИЧІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

Номер статті 

Вид документів 

Строк зберігання документів 

Примітка 

в організаціях, в діяльності яких утворюються документи НАФ 

в організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ 

1 

2 

3 

4 

5 

1. НАУКОВО-ДОСЛІДНА І ДОСЛІДНО-КОНСТРУКТОРСЬКА РОБОТА
1.1. Організація і координація НДР та ДКР

1352.

Технічні завдання (ТЗ) та документи до них (технічні й тактико-технічні вимоги) на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт та розробку технічних проектів (ТП):

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

5 р.

-

 

1353.

Технічні описання ТУ, ТР, паспорти на вироби

Пост.

-

 

1354.

Листування про розробку і затвердження технічних завдань та технічних проектів

5 р.

-

 

1355.

Проекти тематичних планів НДР, ДКР, ПКР

5 р.

-

 

1356.

Перспективні, річні, тематичні плани НДР, ДКР, ПКР та дослідно-
технологічних робіт (ДТР):

 

 

 

 

а) за місцем затвердження і розробки

Пост.

-

 

 

б) надіслані для відома

До
закінчення
строку дії

-

 

1357.

Координаційні плани розв'язання основних науково-технічних проблем:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

Пост.

-

 

 

б) надіслані для відома

До
закінчення
строку дії

-

 

1358.

Листування про науково-технічний прогноз на тривалий (понад 10 р.) період

10 р.

-

 

1359.

Листування про розробку окремих наукових проблем і тем

5 р.

-

 

1360.

Програми, оперативні графіки, календарні плани виконання НДР, ДКР, ПКР, ДТР

5 р.

-

 

1361.

Особисті творчі плани

3 р.(1)

-

(1) Відомих науковців, конструкторів - пост.

1362.

Реєстраційні, інформаційні картки НДР, ДКР:

 

 

 

 

а) за місцем реєстрації

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

10 р.

-

 

1363.

Тематичні картки НДР

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1364.

Інформаційно-аналітичні звіти про НДР, ДКР

Пост.

-

 

1365.

Технічні звіти про НДР із стандартизації, патентно-ліцензійної та винахідницької роботи з додатками

Пост.

-

 

1366.

Звіти про наукові відрядження та експедиції

Пост.

-

 

1367.

Листування про наукові відрядження та експедиції

5 р.

-

 

1368.

Договори, замовлення на НДР, ДКР, ПКР та листування щодо їх розробки

5 р.(1)

-

(1) Після закриття теми

1369.

Норми на ПКР та проектні роботи

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

1370.

Документи (обгрунтування, довідки, розрахунки) про розробку наукових проблем (тем)

5 р.(1)

-

(1) Після закриття теми

1371.

Документи (протоколи, акти, довідки, листування) про невиконані й відкладені НДР

10 р.

-

 

1372.

Огляди, доповідні записки з техніко-економічних обгрунтувань НДР

Пост.

-

 

1373.

Договори про технічну допомогу та документи (звіти, довідки) про їх виконання

5 р.

-

 

1374.

Листування про відкриття галузевих наукових закладів

Пост.

-

 

1375.

Листування про проведення спільних НДР, ДКР

5 р.

-

 

1376.

Листування про організацію, методологію, методику та хід НДР, ДКР

5 р.

-

 

1377.

Документи (акти, доповідні записки, висновки) про результати експертизи та консультацій з НДР, ДКР

5 р.(1)

-

(1) Після завершення теми

1378.

Паспорти, анотації, реферати і регламенти на НДР, ДКР

Пост.

-

 

1379.

Переліки (списки) виконання НДР, ДКР, ПКР, ДТР

Пост.

-

 

1380.

Плани роботи науково-технічних рад

5 р.

5 р.

 

1381.

Листування про організацію роботи науково-технічних рад

3 р.

3 р.

 

1382.

Звіти про діяльність науково-технічних рад

Пост.

10 р.

 

1383.

Протоколи, стенограми засідань науково-технічних, учених рад і документи до них

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1384.

Характеристика робіт, висунутих на здобуття державних премій

Пост.

-

 

1385.

Документи (плани, звіти, доповіді, довідки, протоколи засідань) про діяльність тимчасових творчих колективів

Пост.

-

 

1.2. Науково-дослідна і дослідно-конструкторська робота

1386.

Робочі програми з НДР

5 р.

-

 

1387.

Заключні звіти із закінчених тем НДР, ДКР, ПКР, ДТР з додатками та висновками про них

Пост.

-

 

1388.

Проміжні або етапні звіти про НДР, ДКР, ПКР, ДТР:

 

 

 

 

а) що мають самостійне значення або складені відомими діячами науки і техніки

Пост.

-

 

 

б) що ввійшли до заключних звітів

10 р.

-

 

1389.

Звіти про припинені і незакінчені теми та висновки про них

Пост.

-

 

1390.

Листування з проектно-конструкторськими організаціями про виготовлення та поставку технічної документації

3 р.

-

 

1391.

Листування з органами державної виконавчої влади та замовниками про НДР, ДКР

5 р.

-

 

1392.

Графіки, таблиці порівняння НДР з вітчизняними й зарубіжними аналогами

Пост.

-

 

1393.

Доповіді керівників тем про хід НДР

10 р.

-

 

1394.

Акти, протоколи про приймання НДР, ДКР

Пост.

-

 

1395.

Документи (повідомлення, довідки) про приймання НДР, ДКР

5 р.

-

 

1396.

Технічні пропозиції з розробки проектів виробів

Пост.

-

 

1397.

Ескізні проекти на всі види виробів та протоколи їх розгляду й затвердження

Пост.

-

 

1398.

Ескізні проекти на виготовлення й випробування макетів виробів:

 

 

 

 

а) прийнятих до виробництва

10 р.

-

 

 

б) не прийнятих до виробництва

5 р.

-

 

1399.

Висновки про результати експертизи ескізних проектів

10 р.

-

 

1400.

Технічні проекти на всі види виробів, протоколи їх розгляду та затвердження, висновки про них:

 

 

 

 

а) тих, що прийняті до виробництва

Пост.

-

 

 

б) тих, що не прийняті до виробництва

5 р.

-

 

1401.

Технічні проекти на виготовлення й випробування макетів виробів:

 

 

 

 

а) тих, що прийняті до виробництва

10 р.

-

 

 

б) тих, що не прийняті до виробництва

5 р.

-

 

1402.

Робоча документація на всі види виробів:

 

 

 

 

а) на оригінальні вироби, машини, апарати та їх складальні одиниці промислової серії (кальки, 1 комплект світлокопій)

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

 

б) на дослідні зразки виробів

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

в) на макети й моделі складальних одиниць, деталей та оснащення

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

г) на обладнання для виконання разових робіт

5 р.

3 р.

 

 

ґ) на неоригінальні вироби, складальні одиниці, деталі, обладнання, інструмент, оснастку, тару

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

д) не прийняті до виробництва у зв'язку з призупиненням робіт

10 р.

10 р.

 

 

е) зняті з виробництва

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1403.

Графіки видачі робочої документації та кошторисів

1 р.

-

 

1404.

Заявки на створення виробів з вихідними вимогами

5 р.

-

 

1405.

Протоколи й акти комісій з розгляду результатів конструкторських розробок та зразків виробів

Пост.

-

 

1406.

Звіти з конструкторського відпрацювання проектів виробів

Пост.(1)

-

(1) В організації-розробнику - після затвердження проекту

1407.

Документи (схеми, графіки, довідки, листування) про розробку ескізних та технічних проектів, робочі документи на вироби

З р.

-

 

1408.

Довідки про відповідність технічних вимог ТЗ державним і галузевим стандартам

Пост.(1)

-

(1) В організації-розробнику - після затвердження проекту

1409.

Варіанти технічних та ескізних проектів споруд, виробів, складальних одиниць, приладів, не прийнятих до виробництва

Доки не
мине
потреба

-

 

1410.

Анульовані креслення (кальки):

 

 

 

 

а) у зв'язку з внесенням змін та заміною

5 р.(1)

-

(1) Ті, що входять до складу Переліку

 

б) кальки-дублікати

Доки не
мине
потреба

-

проектів..., - пост.

1411.

Розрахунково-текстові документи, програми, акти, протоколи:

 

 

 

 

а) з проектування, розробки, серійного освоєння та випуску виробів, обладнання, приладів, тари, оснащення та інструменту на оригінальні вироби основного виробництва

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

 

б) допоміжного виробництва

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

 

в) з проектування, розробки та виготовлення макетів і складальних одиниць для експериментального відпрацювання виробів

5 р.

-

 

1412.

Протоколи комісій з розгляду макетів дослідних зразків виробів

10 р.

-

 

1413.

Відомості відповідності розробленого проекту виробу дослідному зразку

5 р.

-

 

1414.

Картки технічного рівня та якості виробів

Пост.

-

 

1415.

Картки робочих режимів на апаратуру

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1416.

Програми забезпечення надійності розроблюваних виробів

5 р.(1)

-

(1) Після завершення експлуатації

1417.

Рекламації на проекти виробів та відповіді на них

5 р.

-

 

1418.

Графіки, таблиці порівняльного аналізу результатів НДР, ДКР

Доки не
мине
потреба

-

 

1419.

Журнали обліку реєстрації номенклатурних переліків підприємств

Доки не
мине
потреба

-

 

1420.

Документи (журнали, щоденники, аналітичні таблиці, ескізи) з розробки НДР, ДКР

10 р.(1)

-

(1) Складені визначними діячами науки і техніки - пост.

1421.

Фотонегативи:

 

 

 

 

а) для складання еталонів

5 р.

-

 

 

б) мікро- і макроструктур, документів і схем, графіків і ін.

Доки не
мине
потреба

-

 

1422.

Альбоми, креслення дослідних і серійних зразків виробів

10 р.(1)

-

(1) Складені визначними діячами науки і техніки - пост.

1423.

Документи (звіти, таблиці, інструкції) про зберігання й експлуатацію виробів, приладів, машин

5 р.

-

 

1424.

Листування про розробку і виготовлення комплектувальних виробів підвищеної складності:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження

5 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

3 р.

-

 

1425.

Акти-процентовки на виконання НДР, ДКР

5 р.(1)

-

(1) Див. примітку до ст. 288

1.3. Випробування дослідних зразків виробів

1426.

Завдання на складання програм випробувань

5 р.

-

 

1427.

Програми випробувань дослідних зразків виробів, машин, обладнання

5 р.

-

 

1428.

Акти і звіти випробувань зразків виробів:

 

 

(1) Після завершення

 

а) державні випробування

Пост.

Доки не
мине
потреба

випробувань

 

б) контрольні на підприємствах

5 р.(1)

Доки не
мине
потреба

 

 

в) стендові випробування

5 р.(1)

Доки не
мине
потреба

 

1429.

Технічні умови випробування дослідних і серійних зразків виробів:

 

 

(1) Після завершення випробувань

 

а) державні випробування

Пост.

-

 

 

б) випробування на підприємствах

5 р.(1)

Доки не
мине
потреба

 

 

в) в інших організаціях

5 р.(1)

Доки не
мине
потреба

 

1430.

Графіки проведення лабораторних (стендових), полігонних (польових), експериментальних випробувань макетних зразків

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1431.

Програми спільних заводських і залікових випробувань вузлів, приладів, виробів:

 

 

 

 

а) у центральному апараті

3 р.

-

 

 

б) в організації-розробнику

5 р.

-

 

 

в) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1432.

Переліки виробів, які підлягають випробуванням

Пост.

-

 

1433.

Переліки, альбоми ескізів і конструкторських змін, креслення, схеми дослідних зразків виробів, описання змін і доробок зразків виробів, виявлених під час випробувань, та листування з цих питань

Пост.

-

 

1434.

Документи (розрахунки, таблиці, протоколи, висновки, доповідні записки) про виготовлення й випробування дослідних зразків засобів автоматики та обладнання:

 

 

(1) При використанні в інших роботах

 

а) виробів, прийнятих до серійного виробництва

Пост.

-

 

 

б) незакінчених та призупинених робіт

3 р.(1)

-

 

 

в) відхилених виробів

3 р.

-

 

1435.

Документи (акти, таблиці, довідки), що фіксують результати обробки телеметричної інформації з натурних випробувань

5 р.

-

 

1436.

Кінофотоплівки вимірювальних систем випробування дослідних виробів

3 р.(1)

-

(1) Після завершення робіт

1437.

Рентгенограми випробувань головних, еталонних та особливого призначення виробів

10 р.

-

 

1438.

Фотонегативи виробів довготривалих випробувань, пов'язаних із складанням еталонів

10 р.

-

 

1439.

Осцилограми випробування дослідних зразків обладнання та виробів:

 

 

(1) Після зняття з виробництва

 

а) прийнятих до виробництва

5 р.(1)

-

 

 

б) дослідних зразків

5 р.

-

 

1440.

Магнітні стрічки, негативи й позитиви кіновідбитків, що висвітлюють процес відпрацювання виробів та виробництва технологічного обладнання:

 

 

 

 

а) комплекс матеріалів, об'єднаних сценарієм (фільм)

10 р.

-

 

 

б) що мають допоміжне значення

5 р.

-

 

1441.

Лабораторні свідоцтва випробувань, дослідження та обробки аналізів:

 

 

 

 

а) що фіксують основний процес спостережень

10 р.

-

 

 

б) що мають допоміжне значення

5 р.

-

 

1442.

Листування про погодження питань, що виникають при проведенні лабораторних та експериментальних робіт

5 р.

-

 

1443.

Журнали запису експериментів, дослідів та результатів аналізів, щоденники робіт, протоколи лабораторних випробувань, таблиці аналізів

Пост.

-

 

1444.

Карти, журнали реєстрації результатів випробувань надійності та живучості вихідних матеріалів і дослідних зразків виробів

3 р.(1)

-

(1) Після завершення робіт і складання звіту

1445.

Журнали реєстрації і видачі свідоцтв лабораторних випробувань, досліджень та обробки аналізів

10 р.

-

 

1446.

Формуляри й паспорти на дослідні зразки виробів:

 

 

 

 

а) за місцем розробки

Пост.

-

 

 

б) надіслані для керівництва та відома

Доки не
мине
потреба

-

 

1.4. Упровадження НДР та ДКР

1447.

Плани впровадження результатів НДР і ДКР та зміни до них

10 р.

-

 

1448.

Документи (протоколи, довідки, доповідні записки, акти) про впровадження у виробництво НДР та ДКР

Пост.

-

 

1449.

Розрахунки техніко-економічної ефективності НДР, ДКР, ПКР та впровадження їх у виробництво

Доки не
мине
потреба

-

 

1450.

Акти приймання-здавання виконаних НДР, ДКР, ПКР з рекомендаціями щодо їх впровадження та очікуваного економічного ефекту

Пост.

-

 

1451.

Договори, угоди про впровадження та контроль за впровадженням у виробництво результатів НДР, ДКР, ПКР

5 р.(1)

-

(1) Після закінчення строку дії договору

1452.

Листування про впровадження у виробництво закінчених НДР, ДКР, ПКР

5 р.

-

 

1453.

Акти технічного і матеріального приймання робіт

5 р.

-

 

2. ВИНАХІДНИЦТВО, РАЦІОНАЛІЗАЦІЯ ТА
ПАТЕНТНО-ЛІЦЕНЗІЙНА РОБОТА

2.1. Винахідництво і раціоналізація

1454.

Розглянуті заявки на винаходи (корисні моделі), промислові зразки, сорти рослин та свідоцтва на знаки для товарів і послуг, з яких прийнято рішення про видачу патенту:

 

 

 

 

а) оригінали

Пост.

-

 

 

б) копії

Доки не
мине
потреба

-

 

1455.

Розглянуті заявки на винаходи, з яких прийнято рішення про відмову у видачі свідоцтва на знаки для товарів і послуг та патенту:

 

 

 

 

а) оригінали

Пост.

-

 

 

б) копії

Доки не
мине
потреба

-

 

1456.

Патенти на винаходи (корисні моделі), промислові зразки, сорти рослин та свідоцтва на знаки для товарів і послуг

Пост.

-

 

1457.

Переклади іноземних патентів

10 р. ЕПК

5 р.

 

1458.

Анульовані патенти, свідоцтва

Пост.

-

 

1459.

Висновки апеляційної ради щодо якості експертизи заявок на винаходи (копії)

5 р.(1)

-

(1) Оригінал додається до справи про заявку - пост.

1460.

Рішення експертної ради про видачу патенту, відхилення видачі патенту, про зміну формулярів та інших питань щодо винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин та свідоцтв на знаки для товарів і послуг (копії)

10 р.(1)

-

(1) Оригінал додається до справи про заявку - пост.

1461.

Висновки про новизну та корисність винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин та свідоцтв на знаки для товарів і послуг (копії)

5 р.(1)

-

(1) Оригінал додається до справи про заявку - пост.

1462.

Плани робіт з розробки та впровадження винаходів (корисних моделей) промислових зразків і сортів рослин та свідоцтв для товарів і послуг:

 

 

 

 

а) за місцем затвердження і погодження

10 р.

-

 

 

б) за місцем розробки

5 р.

-

 

1463.

Плани впровадження раціоналізаторських пропозицій

10 р.

5 р.

 

1464.

Плани експериментальних робіт з впровадження винаходів та раціоналізаторських пропозицій

10 р.

5 р.

 

1465.

Звіти про надходження та впровадження винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин, раціоналізаторських пропозицій та ступінь їх ефективності (річні)

Пост.

10 р.

 

1466.

Тематичні завдання і переліки тем з винахідництва та раціоналізації:

 

 

 

 

а) за місцем розробки і затвердження

10 р. ЕПК

10 р.

 

 

б) надіслані до відома та керівництва

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

1467.

Переліки винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин, упроваджених у виробництво в організаціях та на підприємствах

Пост.

-

 

1468.

Раціоналізаторські пропозиції, технічні вдосконалення та документи до них (висновки, відгуки, розрахунки прибутку):

 

 

 

 

а) прийняті до

10 р.

5 р.

 

 

б) відхилені (з огляду на технічну непридатність)

5 р.

5 р.

 

1469.

Журнали обліку винаходів та раціоналізаторських пропозицій

Пост.(1)

Пост.(1)

(1) На держзберігання не передаються

1470.

Державний реєстр винаходів (корисних моделей) України

Пост.

-

 

1471.

Державний реєстр сортів рослин України

Пост.

-

 

1472.

Державний реєстр промислових зразків України

Пост.

-

 

1473.

Державний реєстр товарів, товарних знаків і послуг України

Пост.

-

 

1474.

Листування з експертизи, оформлення та реєстрації винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин

3 р.

3 р.

 

1475.

Листування про комплектування та зберігання патентного фонду

3 р.

3 р.

 

1476.

Листування про координацію робіт між патентним підрозділом та підприємством

3 р.

3 р.

 

1477.

Листування про використання винаходів (корисних моделей) промислових зразків, сортів рослин, раціоналізаторських пропозицій та ступінь їх ефективності

3 р.

3 р.

 

2.2. Патентно-ліцензійна робота

1478.

Документи про винаходи, що патентуються за кордоном (копії заявочних документів, описання винаходів за формулами іноземних держав, висновки про доцільність патентування, листування)

5 р.(1)

-

(1) З дня припинення патентування або строку дії патенту

1479.

Відомості про патентну чистоту розробок (техніко-інформаційні дані, патентні формуляри та ін.)

Пост.

10 р.

 

1480.

Патентні паспорти винаходів, запатентованих за кордоном

Пост.

-

 

1481.

Договори з організаціями та підприємствами щодо надання різних патентних послуг

5 р.

5 р.

 

1482.

Експертні висновки про перевірку проектів на патентну чистоту

10 р.

10 р.

 

1483.

Пропозиції щодо продажу та закупівлі ліцензій за кордоном

10 р.

10 р.

 

1484.

Плани патентування винаходів та комерційної реалізації наукових досягнень

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1485.

Документи (угоди, акти, листування) про експорт промислових виробів та експертизу їх на чистоту

5 р.

5 р.

 

1486.

Патентні формуляри на експонати, що демонструються на виставках, ярмарках в Україні та за кордоном

10 р.

-

 

1487.

Витяги з патентних формулярів та листування про перевірку патентної чистоти виробів та об'єктів техніки

5 р.

5 р.

 

1488.

Замовлення підприємств на патентні формуляри для комплектуючих виробів та відповіді на них

3 р.

3 р.

 

1489.

Ліцензійні угоди на продаж українських винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин, знаків для товарів і послуг, "ноу-хау" за кордон

Пост.

-

 

1490.

Документи на винаходи (корисні моделі), промислові зразки, сорти рослин, знаки для товарів і послуг, на які продано ліцензії (ліцензійний паспорт, рекламно-технічне описання, відомості про ступінь технічної готовності, фото, техніко-економічні розрахунки та ін.)

Пост.

-

 

1491.

Листування про видачу й оформлення патентів на винаходи (корисні моделі), промислові зразки, сорти рослин, знаки для товарів і послуг, експертизу, строки дії патентів, сплату державного мита за діючі патенти

10 р.

-

 

1492.

Листування про надання різних патентних послуг

3 р.

3 р.

 

1493.

Листування про відбір і підготовку українських винаходів (корисних моделей) і промислових зразків, сортів рослин, знаків для товарів і послуг для патентування та продаж ліцензій за кордоном

Пост.

10 р.

 

1494.

Листування про патентоспроможність нових розробок

5 р.

5 р.

 

1495.

Листування про патентно-ліцензійну роботу

5 р.

5 р.

 

1496.

Листування про патентування винаходів (корисних моделей), промислових зразків, сортів рослин, знаків товарів і послуг за кордоном

Пост.

10 р.

 

1497.

Листування з питань забезпечення патентної чистоти українських промислових поставок, державних стандартів, виробів, що експонуються на виставках та ярмарках

10 р.

10 р.

 

1498.

Листування про перевірку об'єктів техніки на патентну чистоту

10 р.

5 р.

 

1499.

Листування щодо запитів та пропозицій іноземних фірм про купівлю-продаж ліцензій

Пост.

10 р.

 

1500.

Листування про складання й оформлення ліцензійних договорів, переуступання прав з патентних та інших питань, пов'язаних з продажем ліцензій

Пост.

5 р.

 

3. ПРОЕКТУВАННЯ, БУДІВНИЦТВО, РЕКОНСТРУКЦІЯ

3.1. Організація проектних і будівельних робіт

1501.

Техніко-економічні обгрунтування доцільності будівництва та реконструкції

Пост.

Доки не
мине
потреба

 

1502.

Листування про техніко-економічні обгрунтування доцільності будівництва та реконструкції

5 р.

5 р.

 

1503.

Пояснювальні записки, розрахунки з комплексного будівництва

Пост.

-

 

1504.

Листування про комплексне будівництво

5 р.

-

 

1505.

Документи (доповіді, огляди, звіти, довідки) про підготовку й хід капітального будівництва та реконструкції

5 р.

5 р.

 

1506.

Документи (доповіді, звіти, довідки) про перевірку технічного рівня будівельного проектування та підвищення економічної ефективності роботи проектних організацій

Пост.

-

 

1507.

Листування з органами виконавчої влади про проектування, будівництво та реконструкцію

Пост.

-

 

1508.

Переліки найважливіших об'єктів проектування та листування про зміни й уточнення переліків

Пост.

-

 

1509.

Листування з проектними інститутами, будівельними організаціями про проектування, будівництво та реконструкцію

5 р.

5 р.

 

1510.

Листування про проектування й будівництво об'єктів за кордоном

Пост.

-

 

1511.

Листування про проектування й будівництво об'єктів в Україні зарубіжними фірмами

Пост.

-

 

1512.

Списки новопроектованих будов, погоджені з Міністерством економіки України, та зміни до них

Пост.

-

 

1513.

Листування з Міністерством економіки України про зміни основних показників щодо будов нового й перехідного проектування

Пост.

-

 

1514.

Листування про розробку й використання проектів організації будівництва

5 р.

5 р.

 

1515.

Звіти про вивчення та узагальнення вітчизняного й зарубіжного досвіду проектування, будівництва, експлуатації об'єктів

Пост.

10 р.

 

1516.

Листування про проектування й будівництво промислових вузлів

5 р.

-

 

1517.

Плани заходів та листування з поліпшення роботи проектних організацій

5 р.

-

 

1518.

Перспективні плани розміщення міського будівництва

Пост.

-

 

1519.

Доповідні записки та зауваження до перспективних планів розміщення міського будівництва

10 р.

-

 

1520.

Документи (доповідні записки, висновки, довідки) про розробку зразків оформлення (еталонів) проектної документації та їх використання

5 р.

-

 

1521.

Зразки оформлення (еталони) проектної документації

До
заміни
новими

До
заміни
новими

 

1522.

Документи (розрахунки, довідки, пропозиції) про будівництво об'єктів на основі компенсаційних угод

Пост.

-

 

1523.

Документи (зведення, довідки та листування) про будівництво об'єктів за пільговим фінансуванням

1 р.(1)

1 р.(1)

(1) Після введення об'єкта в експлуатацію

1524.

Документи (довідки, відомості, листування ) про індивідуальне та житлово-кооперативне будівництво

5 р.

5 р.

 

1525.

Довідки та листування про будівництво об'єктів виробничого призначення

5 р.

5 р.

 

1526.

Протоколи технічних нарад з проектування, будівництва та реконструкції об'єктів

Пост.

10 р.

 

1527.

Протоколи погодження з місцевими органами виконавчої влади і самоврядування технічних умов та дозволи на підключення об'єктів, що проектуються, до енергетичних і транспортних мереж, водопроводу та каналізації

Пост.

5 р.

 

1528.

Протоколи й висновки про надання технічного сприяння у проектуванні об'єктів за кордоном

Пост.

-

 

1529.

Інформаційні повідомлення з проектування та капітального будівництва

3 р.

3 р.

 

1530.

Листування про перегляд проектів об'єктів незакінченого будівництва

3 р.

3 р.

 

1531.

Акти приймання-передавання проектно-кошторисної документації на заново збудовані та здані в експлуатацію об'єкти

10 р.(1)

10 р.

(1) Після введення об'єкта в експлуатацію

1532.

Документи (висновки, описи, листування) про приймання і передачу технічної документації зарубіжним країнам

Пост.

-

 

1533.

Листування про розробку нормативної і типової документації

3 р.

-

 

1534.

Накладні на відправлену та одержану документацію для об'єктів капітального будівництва та їх кошторисної вартості

3 р.

3 р.

 

1535.

Журнали обліку затверджених проектів капітального будівництва та їх кошторисної вартості

Пост.

-

 

3.2. Проектно-розвідувальна робота

1536.

Завдання на проектно-розвідувальні роботи

Пост.

-

 

1537.

Документи (доповідні записки, акти обстеження, розрахунки, висновки) про проведення проектно-розвідувальних робіт щодо вибору земельних ділянок під будівництво об'єктів

Пост.

-

 

1538.

Акти про надання земельних ділянок під будівництво та розширення об'єктів

Пост.

10 р.

 

1539.

Плани й профілі земельних ділянок, відведених для будівництва

Пост.

10 р.

 

1540.

Паспорти на ділянки будівництва та документи до них (архітектурно-планувальні завдання, схеми комунікацій та ін.)

Пост.

-

 

1541.

Первинна документація технічних і геологічних розвідок (польові журнали, книжки нівелювання, робочі записки)

3 р.(1)

-

(1) Після складання технічного звіту про інженерно-геологічні розвідки

1542.

Технічні умови на проектно-розвідувальні роботи:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

Пост.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

-

 

1543.

Титульні списки проектно-розвідувальних робіт:

 

 

 

 

а) за місцем складання і затвердження

10 р.

-

 

 

б) в інших організаціях

Доки не
мине
потреба

Доки не
мине
потреба

 

1544.

Листування про організацію і проведення проектно-розвідувальних робіт

3 р.

3 р.

 

1545.

Доповіді, листування про вдосконалення і підвищення якості проектно-розвідувальних робіт та технології проектування

5 р.

-

 

1546.

Огляди, довідки про проектно-розвідувальні роботи на окремих найважливіших об'єктах

Пост.

-

 

1547.

Документи (зведення, огляди, довідки) про координацію проектно-розвідувальних робіт

10 р.(1)

-

(1) У головних організаціях - пост.

1548.

Документи (плани, розрахунки, схеми, довідки, картограми) на розвідувальні роботи:

 

 

 

 

а) на збудовані об'єкти

Доки не
мине
потреба(1)

-

(1) Для об'єктів із складними геологічними

 

б) на незбудовані об'єкти

10 р.

-

умовами - пост.

1549

Документи (викопіювання із генпланів, результати лабораторних аналізів грунту, карти) про геологічні та гідрологічні умови ділянки забудови

5 р.(1)

-

(1) Після складання звіту про інженерно-геологічні розвідки

1550.

Технічні звіти про інженерно-геологічні розвідки:

 

 

 

 

а) на збудовані об'єкти

Пост.

-

 

 

б) на незбудовані об'єкти

5 р.

-

 

1551.

Замовлення на виконання проектно-розвідувальних робіт

3 р.(1)

-

(1) Після нової зйомки цього ж місця

1552.

Протоколи міжвідомчих нарад з погодження замовлень на проектно-розвідувальні роботи

3 р.

-

 

1553.

Листування про попереднє відведення земельних ділянок для будівництва

3 р.

3 р.

 

1554.

Дозволи проектним організаціям на проведення інженерно-розвідувальних робіт

3 р.(1)

-

(1) Після завершення робіт

1555.

Завдання, графіки виконання проектно-розвідувальних робіт

3 р.

-

 

1556.

Висновки, відгуки організацій-замовників про виконані проектно-розвідувальні роботи

5 р.

-

 

1557.

Акти-процентовки виконаних проектно-розвідувальних робіт

5 р.(1)

-

(1) У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

1558.

Акти про припинення проектно-розвідувальних робіт

5 р.

-

 

1559.

Журнали реєстрації дозволів на розвідувальні роботи

10 р.

-

 

1560.

Журнали реєстрації актів розвідувальних робіт

5 р.

-

 

1561.

Журнали обліку виконання проектно-розвідувальних робіт за замовниками та джерелами фінансування

5 р.

-

 

1562.

Журнали обліку оплати проектно-розвідувальних робіт

5 р.

-

 

1563.

Документи (протоколи, акти, висновки, довідки, листування) з оснащення проектних організацій сучасним технічним обладнанням для проектно-розвідувальних робіт

5 р.

-

 

3.3. Проектно-планувальна робота

1564.

Техніко-економічні обгрунтування генеральних планів міст з економічними розрахунками та пояснювальними записками до них

Пост.

-

 

1565.

Генеральні плани міст та інших населених пунктів

Пост.

-

 

1566.

Відхилені генеральні плани міст та інших населених пунктів

10 р. ЕПК

-

 

1567.

Листування з органами державної виконавчої влади та проектними організаціями про створення охоронних зон історичних міст, комплексів та будинків - пам'яток архітектури

5 р.

-

 

1568.

Поєднані плани наземних і підземних комунікацій та інженерних мереж

П