Идет загрузка документа (77 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Инструкции о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение

Главное архивное управление при Кабинете Министров Украины, Государственный комитет Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации
Приказ, Инструкция от 03.03.1997 № 25/7
Утратил силу

Про затвердження Інструкції про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання

Наказ Державного комітету України з питань державних
секретів та технічного захисту інформації,
Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
від 3 березня 1997 року N 25/7

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
12 вересня 1997 р. за N 400/2204

Наказ втратив чинність
(згідно з наказом Міністерства юстиції України,
 Служби безпеки України
 від 18 грудня 2014 року N 2141/5/822)

Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та статті 18 Закону України "Про державну таємницю" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Інструкцію про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання (додається).

2. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Інструкцію у найближчому номері.
 

Голова Державного комітету України
з питань державних секретів
та технічного захисту інформації

 
 
П. О. Мисник
 

Начальник Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України

 
Н. В. Киструська

 

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державного комітету
України з питань державних
секретів та технічного захисту
інформації та Головного
архівного управління при
Кабінеті Міністрів України
від 3 березня 1997 р. N 25/7

 

 
 
 

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 вересня 1997 р. за N 400/2204

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок відбору та передачі секретних* документів на архівне зберігання

Вимоги до порядку зберігання архівних секретних документів

1. Закінчені у діловодстві секретні документи і справи постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання перебувають у режимно-секретному органі (РСО) державного органу, підприємства, установи і організації (далі - підприємства, установи, організації) протягом двох років, а потім передаються до секретного архівного підрозділу за описами справ.

Строки їх зберігання в секретному архівному підрозділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (Головархівом) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади.

2. У разі реорганізації або ліквідації підприємства, установи, організації для вирішення питання про подальше зберігання секретних архівних документів наказом керівника підприємства, установи, організації створюється в установленому порядку комісія.

3. Облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюються відповідно до правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Головархівом, цієї Інструкції та інших нормативних актів із питань архівної справи та охорони державної таємниці.

4. Основними обліковими документами в секретному архівному підрозділі є: книга обліку надходження та вибуття секретних документів, описи справ та документів, книга обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду використання, список фондів, лист фонду, картка фонду за формами СА1-СА5, СА10-СА13 (додатки NN 1 - 5, 10 - 13). 

Крім того, у справу постійного, довгострокового зберігання вміщуються засвідчувальний аркуш та внутрішній опис. По кожному фонду ведеться справа фонду.

5. На випадок стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо секретний архівний підрозділ розробляє необхідні заходи.

6. Секретні документи, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки у приміщенні секретного архівного підрозділу на замовлення за формою СА6 (додаток N 6), підписані керівником відповідного структурного підрозділу підприємства, установи, організації (для документів особливої важливості - керівником підприємства, установи, організації) та погоджені керівником РСО або його заступником.

Цілком таємні та таємні документи видаються на робочі місця на замовлення через працівників РСО.

Документи особливої важливості на робочі місця виконавцям не видаються.

Видача цілком таємних та таємних документів із секретного архівного підрозділу фіксується у книзі видачі справ за формою СА7 (додаток N 7). Одержані із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування документи беруться на облік у РСО, про що робиться запис у журналі справ, одержаних із секретного архівного підрозділу за формою СА8 (додаток N 8).

7. Перевірка наявності секретних документів та справ проводиться в секретному архівному підрозділі не рідше одного разу на 5 років.

8. Розсекречування або зміна грифу секретності документів і справ, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, проводиться відповідно до Закону України "Про державну таємницю" та нормативних актів Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).

9. Документи особливої важливості до державних архівних установ не передаються до закінчення строку обмеження їх використання згідно із Законом України "Про державну таємницю". Після закінчення зазначеного строку документи розсекречуються або гриф їх секретності знижується у встановленому порядку, і вони передаються до державних архівних установ.

____________
* Тут і далі - документи (справи) особливої важливості, цілком таємні та таємні, за винятком тих випадків, коли їх ступінь секретності вказується окремо.

Підготовка секретних документів до передачі на архівне зберігання

10. Підготовка секретних документів до передачі на архівне зберігання охоплює:

- організацію і проведення експертизи цінності документів;

- складання та оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- створення науково-довідкового апарату;

- оформлення справ.

11. Експертиза цінності секретних документів і справ проводиться згідно з Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 та цією Інструкцією.

12. Усі члени експертної комісії (ЕК) повинні мати безпосереднє відношення до питань та документів, що розглядаються на засіданнях комісії, та допуск до державної таємниці відповідної форми.

13. Експертиза цінності секретних документів проводиться щорічно після завершення року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу і РСО підприємства, установи, організації. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації на наступний рік.

14. Під час проведення експертизи цінності секретних документів у РСО підприємства, установи, організації здійснюється відбір документів постійного, довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСО підприємства, установи, організації, відбір для знищення секретних справ і документів тимчасового зберігання за попередні роки, строки зберігання яких закінчилися.

Водночас із цим перевіряються якість і повнота діючої номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації, правильність визначення строків зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ, додержання встановленого порядку оформлення і формування документів у справи.

Експерти також зобов'язані звертати увагу на відповідність грифів секретності документів відомостям, що містяться в них, і в разі необхідності вносити пропозиції щодо їх зміни.

15. Відбір секретних документів для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку шляхом перегляду кожного аркуша справ.

Експертиза цінності документів шляхом перегляду тільки їхніх заголовків категорично забороняється.

16. До проведення експертизи цінності всі секретні документи повинні бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку секретних документів за відповідний період відпрацьовані.

17. Під час перегляду аркушів справ постійного зберігання вилучаються дублетні примірники документів, чернетки, документи тимчасового зберігання, а також такі, що не відповідають змісту справи, яку відібрано для зберігання.

18. Одночасно з відбором секретних справ постійного та довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу в РСО підприємства, установи проводиться відбір справ і документів, строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховують такі позначки у переліку документів або номенклатурі справ, як "ЕПК" (Експертно-перевірна комісія), "Доки не мине потреба", "За умови проведення ревізії", "До заміни новими" тощо.

19. Під час проведення експертизи цінності виявляються особливо цінні секретні документи.

Виявлення цих документів проводиться на підставі правил та рекомендацій, які розробляються Головархівом, та переліків особливо цінних документів, затверджених відповідними міністерствами, відомствами за погодженням з державними архівними установами.

20. Під час проведення експертизи цінності надто великих і складних за змістом комплексів справ на кожну справу, відібрану для постійного зберігання, складається робоча картка за формою СА9 (додаток N 9)*, в якій повинні бути вказані назва структурного підрозділу, обліковий номер, граничні дати документів, заголовок, кількість аркушів.

Якщо у справу постійного зберігання підшито документи тимчасового зберігання, у картках зазначаються номери аркушів документів постійного зберігання та їх загальна кількість у справі. У разі неправильного вміщення документа до справи на нього слід заводити окрему картку з метою подальшого визначення місця зберігання цього документа.

На особливо цінні документи складаються окремі картки.

____________
* Виносити секретні відомості на картки забороняється. Ці відомості заносяться до облікових журналів, а в картці робиться посилання на відповідний запис у журналі.

Складання і оформлення описів справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню

21. Результати експертизи цінності секретних документів оформляються у вигляді описів справ постійного, довгострокового зберігання, описів особливо цінних справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

22. Описи справ за формами СА10-СА12 (додатки NN 10 - 12) складаються відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Описуючи секретні справи, необхідно мати на увазі таке:

- описи справ постійного і довгострокового зберігання складаються окремо;

- розділи опису справ складаються за роками, а всередині розділів - за структурними підрозділами підприємства, установи, організації;

- заголовки справ вносяться до опису, як правило, у тій послідовності, в якій їх розміщено у номенклатурі справ;

- науково-дослідна, проектна, конструкторська, геологічна, медична та інша спеціальна документація включається в окремі описи справ. Схема їх побудови погоджується з державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи, кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером;

- якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться підряд справи з однаковими заголовками, наводиться повністю заголовок першої справи, а всі інші справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи подаються в опису у повному викладі, наприклад: "те саме, т. 3, за липень - вересень, 150 арк.". На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються у точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи;

- порядок нумерації справ в опису - наскрізний, тобто перша справа у новому річному розділі зведеного опису повинна мати порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу;

- справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються до розділу опису за роком їх заведення у діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів вказується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а у графі "Примітка" робиться позначка "Див. спр. N". Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в опису проставляється кількість аркушів справи (у розділі, де вона облікована);

- наприкінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться у даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні або пропущені номери справ);

- на страхові копії складається окремий опис за формою СА13 (додаток N 13), який повинен мати річні розділи із вкладеними до них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кількість справ, скопійованих за рік. У підсумковому запису також вказується (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок - загальна кількість виготовлених та скопійованих справ;

- гриф секретності описів та їх розділів повинен відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них.

23. Описи (їх розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються у 4-х примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їх посад та проставляються дати складання; погоджуються з керівниками РСО та секретного архівного підрозділу, розглядаються і схвалюються ЕК підприємства, установи, організації та подаються на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання підприємством, установою, організацією складається передмова та в разі потреби - покажчики, зміст, список скорочень.

Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів визначаються державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи.

24. Описи (їх розділи) справ довгострокового зберігання складаються у двох примірниках, підписуються їх укладачами із зазначенням посад, які вони обіймають, та затверджуються ЕК підприємства, установи, організації.

25. Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період.

Акти на справи і документи у діловодстві складаються працівниками РСО, розглядаються одночасно з описами справ на засіданні ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

У секретному архівному підрозділі акти про відбір справ для знищення складають його працівники, погоджують з відповідними ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

Оформлення секретних справ

26. Закінчені у діловодстві справи постійного і довгострокового зберігання під час підготовки їх до передачі у секретний архівний підрозділ оформляються працівниками РСО, які з ними працювали. Якщо необхідно, до цієї роботи залучаються працівники відповідних структурних підрозділів, які мають у встановленому порядку доступ до документів, і виконують її з методичною допомогою та під контролем спеціалістів секретного архівного підрозділу.

27. Справи постійного і довгострокового зберігання повинні бути повністю оформлені відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку справи має бути внутрішній опис, а в кінці - завірчий аркуш.

28. Вилучення окремих секретних документів із справ (дублетних документів, тимчасового зберігання тощо) та повне оформлення справ здійснюється перед затвердженням описів справ за відповідний період, разом з цим:

- вилучені зі справ секретні документи вміщують у папки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшивають до відповідної справи;

- у внутрішніх описах документів справ проти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (номер і дата складання акту про знищення), що засвідчується підписами двох працівників РСО;

- особливо цінні секретні документи забороняється вміщувати у конверти, які підшиваються у справи.

Передача секретних документів і справ на архівне зберігання

29. Секретні документи і справи, які були створені в процесі діяльності підприємства, установи, організації та попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи незалежно від приналежності, часу створення, місця зберігання, техніки і способу закріплення інформації підлягають переданню до відповідної державної архівної установи.

30. Секретні справи постійного, довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.

31. Страхові копії фонду зберігання, позитивні мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінних документів передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Головархівом.

32. Секретні справи тимчасового зберігання (до 10 років) передачі до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються у РСО і після закінчення строків зберігання знищуються у встановленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва підприємства, установи, організації такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.

Передача справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою секретних справ за відповідний період часу, як правило, за рік та оформляється приймально-здавальним актом.

В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписується представником РСО та працівником секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали приймання-передачу справ, погоджується керівником секретного архівного підрозділу та затверджується керівником РСО.

На справи особливої важливості тимчасового зберігання складається опис, аналогічний за формою опису справ довгострокового зберігання.

Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу у тому вигляді, в якому вони були оформлені у поточному діловодстві.

33. Під час приймання до секретного архівного підрозділу секретних справ перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількості аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в опису. При цьому на першому примірнику опису проти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивки робиться позначка "V".

Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості та облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в опису.

У разі виявлення розходжень записів в опису з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) до опису вносяться відповідні зміни, які у графі "Примітка" під словами "Виправленому вірити" засвідчуються підписами осіб, що здають та приймають справи, та датою внесення змін.

У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш), про це негайно повідомляється керівникові РСО для вжиття заходів щодо їх розшуку.

Усі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передання до секретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСО - здавача документів.

Наприкінці кожного примірника опису зазначаються цифрами та літерами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата приймання-передачі. Кожний примірник опису підписують особи, які здали та прийняли справи.

Справи, залишені у РСО для подальшої роботи (перехідні, справи, пов'язані з виробничою необхідністю, тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14 (додаток N 14).

34. Приймання-передача секретних справ здійснюється у приміщенні РСО. Прийняті секретні справи, мікрофільми (мікрофіші) пакують у тару, яка опечатується працівником секретного архівного підрозділу, і доставляють до секретного архівного підрозділу працівники РСО у супроводі працівника секретного архівного підрозділу.

Документи особливої важливості кладуть у конверти, папки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника підприємства, установи, організації або виконавця, який має до цих документів безпосереднє відношення. На упаковці цих документів повинні бути попереджувальні написи про те, хто має право їх розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.

Якщо обсяги справ, які підлягають передачі до секретного архівного підрозділу, великі, дозволяється здійснювати їх приймання із оформленням секретним архівним підрозділом разової розписки.

Зберігання секретних архівних документів у державних архівних установах

35. Для зберігання, обліку та використання секретних документів у державних архівних установах створюються окремі секретні підрозділи, які підпорядковуються безпосередньо керівникові державної архівної установи.

36. Основними завданнями секретних підрозділів державних архівних установ є приймання, облік, забезпечення схоронності та використання секретних документів, які були створені в процесі діяльності підприємств, установ, організацій, що перебувають у сфері чи зоні комплектування відповідної державної архівної установи.

37. Цілком таємні і таємні документи, передані на державне зберігання, можуть видаватися державними архівними установами для користування дослідникам за наявності у них довідки встановленої форми про допуск до таких документів та письмового дозволу керівника підприємства, установи, організації, що передала документи на зберігання, або її правонаступника.

 

 

 
 
 
 

Додаток N 1
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА1

   _______________________________________________________
          (назва підприємства, установи, організації)
   _______________________________________________________
           (назва секретного архівного підрозділу)

Книга
обліку надходження та вибуття
секретних документів

 Том N ______________
Почато _____________
Закінчено ___________

Форма  титульного  аркуша  книги  обліку  надходження  та  вибуття секретних документів.

Формат А3 (297 х 420 мм).

Продовження додатка N 1

NN

п/п 

Дата над-

ходження

або

вибуття 

Назва установи, підприємства (структурного

підрозділу,

особи, архіву),

від якої

надійшли або

куди вибули

документи 

Назва, номер і дата доку- мента, що підтверджує надходження або вибуття 

Назва і номер фонду, опису та документів, що надійшли або вибули 

Граничні дати документів,

що надійшли

або вибули 

Надходження описаних документів 

Вибуття описаних документів 

Неописаних справ,

документів,

аркушів 

Приміт-

ка 

Кількість справ 

Кількість справ 

Постійно-

го збері-

гання 

Довгостроко- вого (10 і більше років) зберігання 

Тимчасового (до 10 років) зберігання 

Постійно-

го збері-

гання 

Довгостроко- вого (10 і більше років) зберігання 

Тимчасового (до 10 років) зберігання 

Надій-

шло 

Вибу-

ло 

2  

3  

4  

5  

6  

7  

8  

9  

10  

11  

12  

13  

14 

15  

 
Всього у __________ р. надійшло _________________________ справ (+
                                   (цифрами і літерами)
документів, аркушів), у т. ч.:
 
вказуються окремо підсумкові дані за графами 7, 8, 9, 13 книги;
 
вибуло ___________________ справ (+ документів, аркушів), у т. ч.:
       (цифрами і літерами)
 
вказуються окремо підсумкові дані за графами 10, 11, 12, 14.
 
 
Посада особи, що склала підсумковий
річний запис, та її прізвище                     підпис, прізвище
 
Керівник секретного архівного                    підпис, прізвище
підрозділу
 
Дата

Форма книги обліку надходження та вибуття секретних документів.

Форма А3 (297 х 420 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 2
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА2

          _______________________________________________
            (назва підприємства, установи, організації)
          _______________________________________________
              (назва секретного архівного підрозділу)

Книга
обліку надходження та вибуття страхового фонду
 і фонду використання секретних документів

 Том N ______________
Почато _____________
Закінчено ___________

Форма  титульного  аркуша  книги  обліку  надходження  та  вибуття страхового фонду і фонду використання секретних документів.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                           Продовження додатка N 2
**********************************************************************************************************************************
*NN *Дата надход-*Назва, номер, дата* Дата     *Номери*Номери* Кількість справ, *  Відомості про    *Відомості про фонд *        *
*п/п* ження або  *документа, за яким*копіювання*фондів*описів*   включених до   *  страховий фонд   *   використання    *        *
*   * вибуття    *надійшли або вибу-*          *      *      *одиниці зберігання*(кількість од. зб.)*(кількість од. зб.)*Примітка*
*   * одиниць    *ли одиниці збері- *          *      *      * страхового фонду *****************************************        *
*   *зберігання  *гання             *          *      *      *                  *Надійшло* Вибуло   *Надійшло* Вибуло   *        *
**********************************************************************************************************************************
* 1 *     2      *        3         *    4     *  5   *  6   *        7         *    8   *    9     *   10   *    11    *   12   *
**********************************************************************************************************************************
 
Всього надійшло в __________ р. __________________________ од. зб.
                                  (цифрами і літерами)
страхового фонду
 
_____________________________ од. зб. фонду використання;
     (цифрами і літерами)
 
вибуло _____________________________ од. зб. страхового фонду,
            (цифрами і літерами)
 
_____________________________ од. зб. фонду використання
     (цифрами і літерами)
 
 
Посада особи, яка склала підсумковий запис,
та її прізвище                                   підпис, прізвище
 
Керівник секретного архівного підрозділу         підпис, прізвище
 
 

Форма книги обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду використання секретних документів.

Форма А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 3
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА3 

          _______________________________________________
            (назва підприємства, установи, організації)
          _______________________________________________
              (назва секретного архівного підрозділу)

Список фондів

 Том N ______________
Почато _____________
Закінчено ___________
 

Форма титульного аркуша списку фондів.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                           Продовження додатка N 3
 
*************************************************************************
*      *             *            *    Відмітка про вибуття  *          *
*      *             *            *           фонду          *          *
*  N   *             *   Дата     ****************************          *
*фонду * Назва фонду *  першого   *            * Дата і  N   * Примітка *
*      *             *надходження * Куди вибув * документа,  *          *
*      *             * документів *            * на підставі *          *
*      *             *            *            * якого вибув *          *
*************************************************************************
*  1   *      2      *     3      *     4      *      5      *    6     *
*************************************************************************
 
На 01.01. ___ р. у список фондів включені фонди з N ______________
по N ________
 
Всього зберігається у секретному архівному підрозділі
____________________________ фондів,
    (цифрами і літерами)
 
з них _______________________________ містять документи, віднесені
           (цифрами і літерами)
до особливо цінних
 
Номери вільні: ___________________________________________________
 
Посада особи, яка склала
підсумковий річний запис, та її прізвище              підпис
 
Керівник секретного архівного підрозділу
та його прізвище                                      підпис
 
Дата

Форма списку фондів.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 4
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА4

Лист фонду N ______

__________________________ _____________________________ _______________________________
 (місцезнаходження фонду,    (дата першого надходження   (дата подання картки фонду
   назва підприємства,           документів фонду)       до державної архівної установи)
  установи, організації,
  де зберігається фонд)
 
                    1. Облік неописаних документів
 
********************************************************************************************************************************
*             * Назва, номер, дата  *           Надходження           *           Вибуття               * Наявність (залишок)  *
* Дата запису * документа, за яким  ********************************************************************************************
*             * надійшли або вибули * Кількість справ, *   Граничні   * Кількість справ, *   Граничні   *    Всього справ,     *
*             *     документи       *   документів,    *  дати справ  *   документів,    *  дати справ  * документів, аркушів  *
*             *                     *     аркушів      * і документів *     аркушів      * і документів *                      *
********************************************************************************************************************************
*     1       *         2           *        3         *      4       *        5         *      6       *           7          *
********************************************************************************************************************************

Форма листа фонду (лицьовий бік).

Формат А4 (210 х 297 мм).

                                         Продовження додатка N 4
*******************************************************************************************************************************************
*      *     *        * Назва  *      *         Вибуття              *              Наявність (залишок)                 *                 *
*      *  N  *Граничні* опису  *Надій-***********************************************************************************                 *
* Дата *опису* дати   *  або   *шло   *Справ* Підстава * У т. ч. за  *                       У  т. ч.                   *                 *
*запису*справ* справ  *анотація*справ *     * вибуття  * описами,    ****************************************************                 *
*      *     * опису  *докумен-*      *     * (назва,  * затвердже-  *Всього*   Постійного зберігання     *             *Замікрофільмовано*
*      *     *        * тів    *      *     * дата, N  * ними ЕПК    *справ ******************************* Тимчасового * справ постійного*
*      *     *        *        *      *     *документа)***************у фон-*Справа*Гранич-*З них за опи- *  зберігання *    зберігання   *
*      *     *        *        *      *     *          *Справ*Гранич-* ді   *      *ні дати*сами, затверд-*             *                 *
*      *     *        *        *      *     *          *     *ні дати*      *      *справ  *женими ЕПК    *             *                 *
*      *     *        *        *      *     *          *     *доку-  *      *      *       ******************************                 *
*      *     *        *        *      *     *          *     *мента  *      *      *       *Справ*Гранич- *Справ*Гранич-*                 *
*      *     *        *        *      *     *          *     *       *      *      *       *     *ні дати *     *ні дати*                 *
*      *     *        *        *      *     *          *     *       *      *      *       *     *справ   *     *справ  *                 *
*******************************************************************************************************************************************
*  1   *  2  *    3   *   4    *  5   *  6  *    7     *  8  *   9   *  10  *  11  *   12  *  13 *   14   * 15  *  16   *       17        *
*******************************************************************************************************************************************

Формат листа фонду (зворотний бік).

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 5
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА5

Картка фонду N

         _________________________________________________
           (місце зберігання фонду - назва підприємства,
         _________________________________________________
           установи, організації, де зберігається фонд)
 
          ______________________________________________
            (дата першого надходження документів фонду
  ______________________________________________________________
   до архівного підрозділу підприємства, установи, організації)

Граничні дати кожної назви фонду  

Назва фонду  

Форма картки архівного фонду (лицьовий бік).

Формат А5 (148 х 210 мм).

 
                                           Продовження додатка N 5
 
 Облік змін у складі та обсязі фонду
__________________________________________________________________
                  На 01.01.   На 01.01.    На 01.01.   На 01.01.
                  ______ р.   ______ р.    ______  р.  ______ р.
 
**********************************************************************
*     Всього справ у фонді                 *                         *
**********************************************************************
*     * Постійного  *    Всього справ      ***************************
*     * зберігання  * Граничні дати справ  ***************************
*     *             *   Внесено в опис,    *                         *
*     *             *   затверджені ЕПК,   *                         *
*     *             *      у т. ч. ОЦД     *                         *
*     *             *     (знаменник)      ***************************
*     *             * Граничні дати справ  ***************************
* Із  ****************************************************************
* них *             *    Всього справ      ***************************
*     *             * Граничні дати справ  ***************************
*     *             *   Внесено в опис,    *                         *
*     * Тимчасового * затверджені ЕК (гра- *                         *
*     * зберігання  *   ничні дати справ)  ***************************
*     *             *   Наявність справ,   *                         *
*     *             * документів, аркушів, *                         *
*     *             *   що не описані      ***************************
**********************************************************************
*Замікрофільмовано справ                                             *
**********************************************************************
     Керівник секретного архівного підрозділу     підпис, прізвище
 
     Дата

Форма картки архівного фонду (зворотний бік)

Формат А5 (148 х 210 мм)

 

 
 
 
 

Додаток N 6
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА6

Назва підприємства, установи, організації
Назва секретного архівного
підрозділу
 
    ЗАМОВЛЕННЯ                                ДОЗВОЛЯЮ
                                        видати справи (документи)
_________ N ________                      Керівник підприємства
_____________________                     установи, організації
  (місце складання)                     (структурного підрозділу)
 
                                                 підпис, прізвище
на одержання справ (документів)                              дата
з секретного архівного підрозділу
 
                                            ПОГОДЖЕНО
                                              Керівник РСО
                                                підпис, прізвище
                                                              дата
__________________________________________________________________
              (прізвище, ім'я, по батькові виконавця)
__________________________________________________________________
                           (мета роботи)
 
******************************************************************************
*      *       *         *          *           *           *     Підпис     *
*      *       *         *          *           * Підпис    *   працівника   *
*Гриф  *       *         *          * Заголовок * виконавця *   секретного   *
*таєм- *Фонд  N*  Опис   * Справи N * справи,   * за одер-  *    архівного   *
*ності *       * справ N *          * кількість * жання     *  підрозділу за *
*      *       *         *          * арк.      * справи    *    прийняття   *
*      *       *         *          *           *           *      справи    *
******************************************************************************
*  1   *   2   *    3    *    4     *     5     *     6     *       7        *
******************************************************************************              

Форма замовлення на одержання документів із секретного архівного підрозділу

Формат А5 (148 х 210 мм)

 

 
 
 
 

Додаток N 7
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА7

    ___________________________________________________________
            (назва підприємства, установи, організації)
    ___________________________________________________________
              (назва секретного архівного підрозділу)

Книга
видачі справ з архівосховища

Почата _____________
Закінчена ___________

Форма титульного аркуша книги видачі справ з архівосховища.

Формат А4 (210 х 297 мм).
 

                                           Продовження додатка N 7
*******************************************************************************************
*   *        * N і    *        *        *          *        * Підпис * Дата   *   Підпис  *
* NN* Дата   * дата   * Фонд N * Опис N * Справа N * Кому   *   за   * повер- *     за    *
*п/п* видачі * замов- *        *        *          * видана * одер-  * нення  * повернення*
*   * справ  * лення  *        *        *          *        * жання  *        *   справи  *
*   *        *        *        *        *          *        *        *        *           *
*******************************************************************************************
* 1 *   2    *   3    *   4    *   5    *    6     *   7    *   8    *   9    *    10     *
*******************************************************************************************
 
Всього в _____________________ р. видано з архівосховища
 
_________________________________________________  справ
               (цифрами і літерами)
 
Посада працівника секретного архівного
підрозділу, який склав підсумковий запис,
та його прізвище
 
Дата                                             Підпис

Форма книги видачі справ з архівосховища.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 8
до Інструкції про порядок
відбору та передані секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА8

      _______________________________________________________
            (назва підприємства, установи, організації)
      _______________________________________________________
                  (назва структурного підрозділу)

Журнал
справ, одержаних із секретного архівного
підрозділу у тимчасове користування

Початий _____________
Закінчений ___________

Форма  титульного аркуша журналу справ, одержаних із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                           Продовження додатка N 8
 
*************************************************************************************************
*     *  Дата    *        *        *          *          *           *    Дата    *             *
*  N  *одержання * Фонд N * Опис N * Справа N * Відлові- * Підпис за * повернення * Підпис за   *
* п/п * справи з *        *        *          * дальний  * одержання * справи до  * повернення  *
*     *архівного *        *        *          *  вико-   *  справи   * секретного *  справи     *
*     *підрозділу*        *        *          * навець   *           * архівного  *             *
*     *          *        *        *          *          *           * підрозділу *             *
*************************************************************************************************
* 1   *    2     *   3    *   4    *    5     *    6     *     7     *     8      *      9      *
*************************************************************************************************
 
Всього в __ р. з секретного архівного підрозділу одержано ________
                                                          (цифрами
_______________  справ
  і літерами)
 
На 01.01.19__ р. в РСО налічується _______________________ справ,
                                    (цифрами і літерами)
одержаних  із секретного архівного підрозділу у тимчасове
користування
 
Посада особи, яка склала
підсумковий запис, та її прізвище
 
Дата                                               підпис

Форма журналу справ, одержаних із секретного архівного  підрозділу у тимчасове користування.

Формат А4 (210 х 297 мм).
 

 

 
 
 
 

Додаток N 9
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА9

******************************************************************
*                  Назва структурного підрозділу                 *
******************************************************************
*   Обліковий номер за журналом  *Індекс справи за номенклатурою *
******************************************************************
*                        ЗАГОЛОВОК СПРАВИ                        *
******************************************************************
*Граничні дати документів у справі* Кількість аркушів у справі   *
******************************************************************

Форма робочої описової картки.

Формат А5 (148 х 210 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 10
до Інструкції про порядок
відбору та передані секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА10

       ____________________________________________________
                (назва державної архівної установи)
       ____________________________________________________
                           (назва фонду)
 
                         ФОНД N _________
 
                         ОПИС N _________
       ____________________________________________________
                           (назва опису)
 
                            Граничні дати справ __________________

Форма титульного аркуша зведеного річного розділу опису справ постійного зберігання.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                          Продовження додатка N 10
 
                                                 ЗАТВЕРДЖУЮ
                                Керівник підприємства, установи, організації
 
                                     Підпис, прізвище
 
                                                 Дата
 
     Фонд N ______
     Опис N _______
     справ постійного зберігання
     за 19 ____ р.
     ________________________________________________________
       назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
     ________________________________________________________
                      установи, організації)
 
***********************************************************************************
*      * Індекс справи *  Заголовок    * Дата справи * Кількість арк.  *          *
*N п/п * за номенкла-  * справи (тому, *    (тому,   * у справі (томі, * Примітка *
*      *   турою       *   частини)    *   частини)  *   частині)      *          *
***********************************************************************************
*  1   *      2        *       3       *      4      *        5        *    6     *
***********************************************************************************
 
     У цей розділ опису внесено __________________________ справ
     з N ____________________ до N ___________________ в т. ч.:
 
     літерні номери: ____________________
     пропущені номери: __________________
 
     Посада укладача опису та його прізвище          підпис
     Керівник РСО та його прізвище                   підпис
 
     Керівник секретного архівного підрозділу        підпис
     та його прізвище
 
     ЗАТВЕРДЖЕНО                           СХВАЛЕНО
 
     Протокол ЕПК державної                  Протокол ЕК
     архівної установи                       Назва підприємства,
                                             установи, організації
     від _________ N ________                 від ______ N ____
 
Форма річного розділу опису справ постійного зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
 
Аркуш-засвідчувач опису N _____________ (Ф. N _______________).
Всього у цьому опису пронумеровано, прошнуровано та опечатано
____________________ арк., у т. ч.:
 
літерні номери: ________________
пропущені номери: ______________
 
Посада працівника
секретного архівного підрозділу,
відповідального за облік,
та його прізвище
 
дата                                                  підпис

Форма аркуша-засвідчувача опису справ.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 11
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА11

                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ
Фонд N ________                  Керівник підприємства, установи, організації
Опис N ________                                  підпис, прізвище
справ довгострокового                             дата
(10 і більше років) зберігання
за_______ р.
 
     _________________________________________________________
       (назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
     _________________________________________________________
                      установи, організації)
 
********************************************************************************
* NN *  Індекс   * Заголовок *             *   Термін   * Кількість *          *
*п/п * справи за *  справи   * Дата справи * зберігання *   арк.    * Примітка *
*    * номенкла- *  (тома,   *   (тома,    *   справи   * у справі  *          *
*    *  турою    * частини)  *  частини)   *   (тома,   *  (томі,   *          *
*    *           *           *             *  частини)  * частині)  *          *
********************************************************************************
* 1  *     2     *     3     *      4      *      5     *     6     *     7    *
********************************************************************************
 
     У цей розділ опису внесено ____________________________ справ
     з N _______ до N ________ в т. ч.:
     літерні номери: _________________________
     пропущені номери: _______________________
 
     Посада укладача                                   підпис
     опису та його прізвище
 
     Справи за описом здав (посада, прізвище)          підпис
     Справи за описом прийняв (посада, прізвище)       підпис
 
     Керівник секретного архівного підрозділу та
     його прізвище                                     підпис
 
     Дата
 
                 СХВАЛЕНО
     Протокол ЕК підприємства, установи, організації
     від ___________________ N __________________

Форма зведеного опису річного підрозділу справ довгострокового (10 і більше років) зберігання.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 12
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА12

           _____________________________________________
                (назва державної архівної установи)
           _____________________________________________
                           (назва фонду)
 
 ФОНД N _____________

Опис
особливо цінних справ

Граничні дати справ ___________

Форма титульного аркуша опису особливо цінних справ.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                              Продовження додатка N 12  
 
                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ
                                 Керівник підприємства, установи, організації
 
                                             підпис, прізвище
                                             дата
 
*******************************************************************************************
* NN*   N   *   N    *Заголовок*  Дати  * Кількість аркушів *    N  од. зб.    *          *
*п/п* опису * справи * справи  * справи *     у справі      * страхового фонду * Примітка *
*   *       *        *         *        *                   *                  *          *
*******************************************************************************************
* 1 *   2   *   3    *    4    *   5    *         6         *        7         *    8     *
*******************************************************************************************
 
     У цей опис внесено _________________________________ особливо
                              (цифрами і літерами)
 
     цінних справ, з N _____________ до N ______________, в т. ч.:
     літерні номери: __________________________
     пропущені номери: ________________________
     З них мають страхові копії ____________________________ справ
                                    (цифрами і літерами)
 
     Назва посади укладача опису та його прізвище  підпис
 
     Справи за описом здав (посада, прізвище)      підпис
 
     Керівник РСО та його прізвище                 підпис
 
     Справи за описом прийняв (посада, прізвище)   підпис
 
     Керівник секретного архівного підрозділу      підпис
     та його прізвище
 
     дата
 
    ЗАТВЕРДЖЕНО                         СХВАЛЕНО
     Протокол ЕПК державної    Протокол ЕК підприємства, установи,
        архівної установи                   організації
   від ____________ N _______        від ____________ N __________

Форма опису особливо цінних справ.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 13
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА13

           _____________________________________________
                (назва державної архівної установи)

Опис N ____________
страхового фонду

Форма титульного аркуша опису страхового фонду.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
 
                                          Продовження додатка N 13
 
                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ
                               Керівник підприємства, установи, організації
 
                                             підпис, прізвище
                                             дата
 
************************************************************************************************
* N п/п од. * Дата   *Кількість   *Кількість * Відомості про справи, що входять у   * Примітка *
*зб. страхо-* копію- *кадрів у од.*справ,    * одиницю зберігання страхового фонду  *          *
*вого фонду * вання  *зб. страхо- *включених ***************************************************
*           *        *вого фонду  *до од. зб.*   Номери  *  Номери   *  Номери      *          *
*           *        *            *          *   фондів  *  описів   *  справ       *          *
************************************************************************************************
*     1     *   2    *     3      *    4     *     5     *     6     *      7       *    8     *
************************************************************************************************
 
     Всього на 01.01. ___ р. до опису включено
      ______________________  од. зб.
       (цифрами і літерами)
 
     з N __________ до N ________________, в т. ч.:
     літерні номери: ________________
     пропущені номери: ______________
 
     ______________________________  кадрів м/ф страхового фонду;
          (цифрами і літерами)
 
     скопійовано ____________________ справ
                 (цифрами і літерами)
 
     Посада працівника, який склав опис, його           підпис
     прізвище
 
     Справи за описом здав (посада,                     підпис
     прізвище)
 
     Справи за описом прийняв (посада,                  підпис
     прізвище)
 
     Керівник секретного архівного підрозділу           підпис
     та його прізвище
 
     дата
 
 ЗАТВЕРДЖЕНО                       СХВАЛЕНО
    Протокол ЕПК державної                Протокол ЕК
    архівної установи                     підприємства, установи,
                                          організації
    від _______ N ________                від ________ N _____

Форма опису страхового фонду.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 

 
 
 
 

Додаток N 14
до Інструкції про порядок
відбору та передачі секретних
документів на архівне зберігання
 

 

 

Форма СА14

Назва секретного архівного підрозділу                      ДОЗВОЛЕНО
                                                          Керівник РСО
                                                       прізвище, підпис
Акт N ______________________________                         дата
про видачу справ у тимчасове користування
_________________________________________
    (назва структурного підрозділу)
 
Підстава _________________________________________________________
з якою метою видаються справи ____________________________________
__________________________________________________________________
Видаються такі справи з фонду ____________________________________
                                       (назва і номер фонду)
 
  **************************************************************
  * Опис N * Справа  N * Заголовок * Кількість арк. * Примітка *
  *        *           *   справи  *                *          *
  **************************************************************
  *   1    *    2      *    3      *       4        *    5     *
  **************************************************************
 
     Всього видаються  ________________________________________
                                (цифрами і літерами)
 
     справ на строк __________________________________.
 
     Справи видані в упорядкованому стані, підшиті, пронумеровані,
опечатані, в обкладинках, із завірчими надписами.
 
     Одержувач  зобов'язаний  не  надавати  справи,   одержані   у
тимчасове користування, стороннім особам, не робити з  них  копій,
витягів  та  довідок,  не  публікувати  інформацію,  яка   в   них
міститься.

Форма акта про видачу справ у тимчасове користування (лицьовий бік).

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                          Продовження додатка N 14
 
     Одержувач  зобов'язаний  повернути   справи   до   секретного
архівного підрозділу у термін, зазначений в акті.
 
     Одержувач  попереджений  про   відповідальність,   згідно   з
законодавством, у разі втрати або зіпсування справ.
 
         Видав
 
     Посада працівника секретного архівного         підпис, дата
     підрозділу, який видав справи, його прізвище
 
     Керівник секретного архівного підрозділу та    підпис, дата
     його прізвище
 
         Прийняв
 
     Керівник (працівник) РСО підприємства,         підпис, дата
     установи, організації та його прізвище
 
                            Справи повернуті
         Здав
                  ________________________________________________
                                 (посада, прізвище)
 
дата                                              підпис
 
         Прийняв
                  ________________________________________________
                                 (посада, прізвище)
 
дата                                              підпис

 
Форма акта про видачу справ у тимчасове користування (зворотний бік).

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                                   Форма 6 к п. 17

Аркуш-засвідчувач справи N _________

     У справі підшито (вкладено), пронумеровано,  прошнуровано  та
опломбовано ____________________________________________  аркушів,
 
     в тому числі літерні аркуші _________________________________
     пропущені номери ___________________________________+ аркушів
     внутрішнього опису __________________________________________
__________________________________________________________________

Особливості фізичного стану та
 формування справи

номери аркушів  

Назва посади особи, що склала
аркуш-засвідчувач
 
Дата
 
Форма аркуша-засвідчувача справи.

Формат А4 (210 х 297 мм).

 
                                                  Форма 7 до п. 17

Внутрішній опис
документів, що знаходяться у справі N ______

том N ______ за 19  рік

 
******************************************************************************
*         *Номер документа *         *Вид і короткий*         *Відмітки про  *
* Порядко-* і його дата    * Номер   *зміст докумен-* Номери  * вилучення    *
*вий номер****************** примір- *  та, звідки  * аркушів *документа зі  *
*         *вхід-* вихідного*  ника   *надійшов, хто * справи  *справи та його*
*         *ного *(підготов-*         * підготував   *         * місцезнахо-  *
*         *     * леного)  *         *              *         *   дження     *
******************************************************************************
*    1    *  2  *    3     *    4    *      5       *    6    *      7       *
******************************************************************************
 
Всього до опису внесено ______________  документів на _______
                          (прописом)
аркушах, __________________ аркушів зі справи вилучено, взамін їх
 
підшито ___________________________________ довідок-замісників.
                (цифрами і прописом)
 
Опис склав: ___________________________________________________
                   (посада, прізвище, ініціали працівника,
__________________________________________________________________
               який склав опис, його підпис та дата)

Форма внутрішнього опису документів справи.

Формат А4 (210 х 297 мм).

____________ 

Опрос