Идет загрузка документа (99 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и запросов и организации личного приема граждан в центральном аппарате Государственного бюро расследований и его территориальных органах

Государственное бюро расследований
Приказ, Инструкция от 13.09.2019 № 258
действует с 18.10.2019

ДЕРЖАВНЕ БЮРО РОЗСЛІДУВАНЬ

НАКАЗ

13.09.2019

м. Київ

N 258

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
30 вересня 2019 р. за N 1071/34042

Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень і запитів та організації особистого прийому громадян у центральному апараті Державного бюро розслідувань та його територіальних органах

Відповідно до статті 40 Конституції України, Законів України "Про Державне бюро розслідувань", "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про статус депутатів місцевих рад", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", з метою забезпечення реалізації прав громадян на особисте звернення до органів Державного бюро розслідувань

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень і запитів та організації особистого прийому громадян у центральному апараті Державного бюро розслідувань та його територіальних органах, що додається.

2. Відділу організаційно-адміністративного та аналітичного забезпечення забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Директор Державного
бюро розслідувань

Р. Труба

 

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок розгляду звернень і запитів та організації особистого прийому громадян у центральному апараті Державного бюро розслідувань та його територіальних органах

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду звернень громадян, запитів і звернень народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, депутатів місцевих рад, адвокатських запитів (далі - звернення і запити), строки їх розгляду, порядок контролю за їх виконанням, організації особистого прийому громадян та ведення діловодства за зверненнями і запитами у центральному апараті Державного бюро розслідувань та його територіальних органах (далі - органи Державного бюро розслідувань).

2. Цю Інструкцію розроблено відповідно до Конституції України, Законів України "Про Державне бюро розслідувань", "Про звернення громадян", "Про державну службу", "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про статус депутатів місцевих рад", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, інших чинних нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

3. У цій Інструкції терміни вжито в таких значеннях:

відповідальні особи - структурний підрозділ органу Державного бюро розслідувань та/або визначені відповідальні особи, до функціональних обов'язків яких віднесено ведення діловодства та організацію розгляду звернень і запитів;

керівництво органу Державного бюро розслідувань - посади Директора органу Державного бюро розслідувань та його заступників чи осіб, які виконують їх обов'язки.

Інші терміни, що використані в цій Інструкції, вжито у значеннях, наведених у Законах України "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".

4. Діловодство за зверненнями і запитами ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відповідальних осіб.

Керівник органу Державного бюро розслідувань контролює стан діловодства за зверненнями і запитами.

5. Розгляд звернень і запитів та особистий прийом громадян в органі Державного бюро розслідувань здійснюються на принципах законності, об'єктивності, всебічності, неупередженості, своєчасності, недопущення дискримінації за будь-якими ознаками, заборони переслідування за подання звернення.

6. Не допускається розголошення одержаних зі звернень відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це утискає права і законні інтереси громадян. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до вирішення справи.

Відомості досудового розслідування надаються з дотриманням вимог кримінального процесуального законодавства.

7. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до органу Державного бюро розслідувань з певним питанням.

Повторні - звернення, в яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) із того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо із часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповіді громадянину (групі осіб) не надавалось;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб).

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до органу Державного бюро розслідувань.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до органу Державного бюро розслідувань з того самого питання, що й попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповіді ще не надано, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

II. Межі дії

1. Ця Інструкція поширюється на звернення громадян та юридичних осіб, отримані в письмовій чи усній формі.

2. Депутатські звернення і запити, надіслані до органу Державного бюро розслідувань в установленому порядку, розглядаються відповідно до Законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про статус депутатів місцевих рад".

3. Адвокатські запити розглядаються в порядку, встановленому Законами України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації".

4. Заяви і повідомлення про вчинення кримінального та/або корупційного правопорушення розглядаються в органі Державного бюро розслідувань відповідно до вимог кримінального процесуального законодавства та/або Закону України "Про запобігання корупції".

Скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого органу Державного бюро розслідувань під час досудового розслідування розглядаються в порядку та в межах, передбачених кримінальним процесуальним законодавством, з урахуванням рішень та висновків Конституційного Суду України.

Звернення осіб з питань досудового розслідування, які не є учасниками кримінального провадження, розглядаються в порядку та строки, передбачені законодавством про звернення громадян.

5. Звернення осіб, які не є громадянами України і на законних підставах перебувають на її території, розглядаються у тому самому порядку, що й звернення громадян України, якщо іншого не передбачено міжнародними договорами.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

6. Звернення засуджених, які відбувають покарання в установах виконання покарань, розглядаються відповідно до вимог Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про звернення громадян" та цієї Інструкції.

7. Дія цієї Інструкції не поширюється на порядок розгляду звернень і запитів, встановлений Кримінальним процесуальним кодексом України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом законів про працю України, Кодексом адміністративного судочинства України, Господарським процесуальним кодексом України, законодавством про захист економічної конкуренції та Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про доступ до судових рішень", "Про запобігання корупції".

III. Приймання, попередній розгляд та реєстрація звернень громадян, депутатських звернень і запитів

1. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

2. Звернення громадян оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян" із зазначенням прізвища, імені, по батькові, місця проживання громадянина, а також викладенням суті порушеного питання, зауважень, пропозицій, заяв чи скарг, прохань або вимог. Письмове звернення має бути надруковане або написане чітко й розбірливо, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

3. Письмові звернення надсилаються до органу Державного бюро розслідувань засобами поштового чи електронного зв'язку, або подаються особисто чи через уповноважену громадянином особу, повноваження якої оформлено відповідно до законодавства, або залишаються у скриньці, яка розміщується у доступному для громадян місці в приміщенні органу Державного бюро розслідувань.

4. Усні звернення викладаються громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через телефонні "гарячі лінії" (далі - "гаряча лінія") та записуються (реєструються) відповідальними особами.

Усні звернення, залишені за допомогою засобів телефонного зв'язку без надання громадянами відомостей відповідно до вимог частини сьомої статті 5 Закону України "Про звернення громадян", вважаються анонімними.

5. Електронні звернення надсилаються на офіційні адреси електронної пошти для звернень громадян органу Державного бюро розслідувань або шляхом заповнення електронної форми на офіційному вебсайті Державного бюро розслідувань.

В електронному зверненні обов'язково зазначається адреса електронної пошти, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним.

Не вимагається застосування електронного цифрового підпису під час надсилання електронного звернення. Електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинне мати вигляд сканованої копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

6. Електронні звернення роздруковують відповідальні особи у день їх надходження, але не пізніше ніж на наступний робочий день. У випадках направлення більше п'яти аркушів додатків до електронного звернення їх передають виконавцю в електронному вигляді.

7. Звернення і запити приймаються, попередньо розглядаються і централізовано реєструються в день їх надходження, а ті, що надійшли в неробочі день і час, - наступного після нього робочого дня.

8. Конверти зі зверненнями і запитами, що надійшли до органу Державного бюро розслідувань засобами поштового зв'язку, в тому числі спеціального чи урядового, розкривають відповідальні особи.

Конверти, що адресовані керівництву органу Державного бюро розслідувань з позначкою "Особисто", передаються на розгляд адресатам без порушення їх цілісності. Такі конверти відкриває безпосередньо адресат або особа, яка передала конверт, у присутності адресата, після чого з резолюцією їх повертають до відповідальних осіб для подальшої реєстрації й передавання виконавцям.

Конверти (вирізки з них) передають виконавцям разом зі зверненнями та зберігають у матеріалах розгляду звернень громадян до закінчення строку їх зберігання.

9. Відповідальні особи двічі на день вилучають документи зі скриньки для звернень громадян, що адресовані органу Державного бюро розслідувань, а ті, що надійшли у неробочі день і час, - наступного після нього робочого дня, та проставляють позначку "ЗІ СКРИНЬКИ" із зазначенням дати вилучення.

10. Усі звернення і запити, що надійшли до органу Державного бюро розслідувань, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд усіх звернень і запитів, що надійшли до органу Державного бюро розслідувань, здійснюють відповідальні особи з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону України "Про звернення громадян";

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті й стислого змісту звернень та запитів;

належності порушених питань до повноважень органу Державного бюро розслідувань;

звернень громадян, які відповідно до статті 8 Закону України "Про звернення громадян" не підлягають розгляду та вирішенню.

11. Реєстрація звернень і запитів після їх попереднього розгляду здійснюється за допомогою автоматизованої (електронної) системи документообігу або в журналі реєстрації звернень громадян (далі - журнал) (додаток 1) - у разі ведення діловодства в паперовій формі. Для спрощення пошуку ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли звернення.

12. Під час реєстрації звернення на нижньому полі його першого аркуша праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання, проставляється реєстраційний штамп (додаток 2), на якому зазначають назву органу, реєстраційний індекс звернення, який щороку починається з першого номера, дату звернення, кількість аркушів основного документа та додатків до нього.

13. На вимогу громадянина, який подав звернення до органу Державного бюро розслідувань, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із відміткою про одержання, із зазначенням вхідного номера та дати надходження звернення. Таку копію повертають громадянину.

14. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення (наприклад, Б-325). У разі надходження колективного звернення або звернення без підпису реєстраційний індекс складається з позначки "КО" або "БП" відповідно та порядкового номера (наприклад, КО-325 або БП-325).

До реєстраційного індексу депутатського запиту чи депутатського звернення народних депутатів України додають позначку "нд" (наприклад, Б-325/нд), а до реєстраційного індексу адвокатського запиту - позначку "аз" (наприклад, Б-325/аз).

15. Під час реєстрації електронного звернення до його реєстраційного індексу додають позначку "ез" (наприклад, Б-325/ез). Датою подання електронного звернення слід вважати день його надходження на офіційну адресу електронної пошти для звернень громадян органу Державного бюро розслідувань або відправлення заповненої на офіційному вебсайті Державного бюро розслідувань форми для подання електронних звернень громадян до органу Державного бюро розслідувань (додаток 3), а в разі його надходження в неробочі день і час - наступний після нього робочий день.

16. Звернення, що надійшли на "гарячу лінію" Державного бюро розслідувань, реєструють відповідальні особи, до їх реєстраційного індексу додають позначку "гл" (наприклад, Б-325/гл), а ті звернення, що надійшли з державної установи "Урядовий контактний центр", доповнюють позначкою "кц" (наприклад, Б-325/кц).

На кожне звернення, що надійшло на "гарячу лінію" Державного бюро розслідувань, складається електронна реєстраційна картка звернення (додаток 4) із зазначенням відомостей про заявника, засобів зв'язку з ним та суті порушеного питання. Приймання звернень громадян, що надходять на "гарячу лінію", здійснюють відповідно до затвердженого графіка роботи відповідальні особи органу Державного бюро розслідувань.

17. Для забезпечення систематизації, оперативного пошуку, аналізу та зберігання звернень і запитів їх реєстраційні індекси можуть доповнюватися й іншими позначками.

18. Повторні звернення і запити реєструються у тому самому порядку, що й первинні, при цьому у відповідній графі журналу роблять позначку "ПОВТОРНО" та зазначають індекс попереднього звернення, а на верхньому полі першого аркуша такого звернення і запиту проставляють штамп для позначення повторного звернення (додаток 5), на якому зазначають слово "ПОВТОРНО", виконавця попереднього звернення, його реєстраційний номер та дату реєстрації.

Дублетні звернення і запити обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, який зазначають через дріб (наприклад, Б-325/1, Б-325/2).

19. Відповідальні особи передають зареєстровані звернення громадян на розгляд керівництву органу Державного бюро розслідувань відповідно до розподілу повноважень у день їх реєстрації.

20. Звернення, які надійшли від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", учасників бойових дій, осіб, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, скарги на дії (бездіяльність) чи рішення першого заступника та заступника Директора Державного бюро розслідувань, директорів територіальних органів Державного бюро розслідувань, а також звернення, розгляд яких належить до компетенції самостійних структурних підрозділів, що підпорядковуються Директору Державного бюро розслідувань, відповідно до розподілу повноважень, і такі, що містять відомості про резонансні події, які викликали інтерес у суспільства та засобів масової інформації, надають для розгляду Директору Державного бюро розслідувань чи особі, яка виконує його обов'язки.

21. Звернення, крім тих, що розглядає Директор Державного бюро розслідувань, надають для розгляду першому заступнику та заступнику Директора Державного бюро розслідувань відповідно до розподілу повноважень.

22. Звернення, які надійшли від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", учасників бойових дій, осіб, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, скарги на дії (бездіяльність) чи рішення першого заступника та заступника Директора територіального органу Державного бюро розслідувань, а також звернення, розгляд яких належить до компетенції самостійних структурних підрозділів, що підпорядковуються Директору територіального органу Державного бюро розслідувань, відповідно до розподілу повноважень, і такі, що містять відомості про резонансні події, які викликали інтерес у суспільства та засобів масової інформації, надають для розгляду Директору територіального органу Державного бюро розслідувань чи особі, яка виконує його обов'язки.

Перший заступник та заступник Директора територіального органу Державного бюро розслідувань здійснюють розгляд звернень громадян відповідно до розподілу повноважень.

23. Депутатські запити і депутатські звернення народних депутатів України, адресовані Державному бюро розслідувань або Директору Державного бюро розслідувань, після реєстрації відповідальними особами та перевірки щодо повторного їх надходження того самого дня передаються Директору Державного бюро розслідувань.

Депутатські запити і депутатські звернення народних депутатів України, адресовані першому заступнику Директора Державного бюро розслідувань, заступнику Директора Державного бюро розслідувань, після реєстрації відповідальними особами та перевірки щодо повторного надходження впродовж робочого дня передаються до підрозділу забезпечення діяльності керівництва Бюро Управління забезпечення діяльності.

Після накладання резолюцій керівництвом органу Державного бюро розслідувань депутатські запити і депутатські звернення народних депутатів України не пізніше ніж на наступний робочий день повертаються відповідальним особам.

24. Заборонено доручати розгляд запитів і звернень тому органу Державного бюро розслідувань або його посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються, а також тим, які не мають повноважень для їх розгляду.

25. У разі взяття за резолюцією керівництва органу Державного бюро розслідувань звернення чи запиту на контроль в автоматизованій (електронній) системі документообігу або в журналі роблять відповідну відмітку, а на першому аркуші такого звернення проставляють штамп про взяття на контроль (додаток 6), про взяття звернення чи запиту на контроль відповідальні особи невідкладно інформують структурний підрозділ організаційно-адміністративного та аналітичного забезпечення органу Державного бюро розслідувань, який здійснює облік і контроль за виконанням таких документів.

26. Повторні та дублетні звернення і запити передають тим керівникам самостійних структурних підрозділів, які здійснювали попередній розгляд звернень цього громадянина.

Дублетні звернення, що надходять до органу Державного бюро розслідувань під час розгляду основного звернення, долучають до нього.

27. Відповідальні особи забезпечують своєчасне доведення звернень і запитів до виконавця, визначеного резолюцією керівництва органу Державного бюро розслідувань, а також здійснюють їх тиражування у разі доручення розгляду звернень кільком виконавцям.

28. Звернення, що оформлені без дотримання вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", повертаються заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через 10 днів із дня їх надходження до органу Державного бюро розслідувань. При цьому копія такого звернення залишається в органі Державного бюро розслідувань.

29. Якщо у зверненні порушуються питання, які не входять до компетенції органу Державного бюро розслідувань, його не пізніше ніж у 5-денний строк пересилають за належністю відповідному органу чи посадовій особі, а електронне звернення (за можливості) - засобами телекомунікаційного зв'язку (електронною поштою), про що повідомляють заявника, який подав це звернення, із посиланням на відповідні норми законодавства. За потреби заявнику може бути роз'яснено повноваження органу Державного бюро розслідувань та порядок оскарження прийнятого рішення.

За відсутності у зверненні даних, потрібних для прийняття обґрунтованого рішення, його з відповідними роз'ясненнями в той самий строк повертають громадянину.

Підготовку проєктів листів про повернення заявнику з наданням відповідних роз'яснень та/або направлення за належністю до відповідних органів державної влади чи посадових осіб здійснюють відповідальні особи органу Державного бюро розслідувань.

30. Письмове звернення без зазначення місця проживання заявника, не підписане автором (авторами), а також таке, зі змісту якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, й ті, що подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

31. Рішення про припинення розгляду звернень, зазначених у пункті 30 цього розділу, приймає Директор органу Державного бюро розслідувань чи особа, яка виконує його обов'язки, на підставі службової записки керівника самостійного структурного підрозділу, якому доручено його розгляд, за погодженням із заступником Директора відповідно до розподілу повноважень. Про прийняте рішення з одночасним роз'ясненням порядку його оскарження письмово повідомляють заявника за підписом Директора органу Державного бюро розслідувань чи особи, яка виконує його обов'язки.

IV. Строки розгляду звернень громадян, депутатських звернень і запитів

1. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строк не більше ніж один місяць від дня їх надходження до органу Державного бюро розслідувань, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не більш ніж 15 днів.

2. Запит народного депутата України розглядається у 15-денний чи інший встановлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради - у строк, встановлений місцевою радою.

3. Звернення народного депутата України розглядаються протягом 10 днів. Звернення депутата місцевої ради, надіслане до органу Державного бюро розслідувань, юрисдикція якого поширюється на територію відповідної ради, - у такий самий строк.

4. Звернення від комітетів Верховної Ради України розглядаються в порядку та строки, передбачені Законом України "Про статус народного депутата України" для депутатських звернень.

5. Звернення громадян, які для розгляду чи вирішення порушених у них питань надіслані народним депутатом України відповідно до абзацу третього пункту 13 частини першої статті 24 Закону України "Про статус народного депутата України" або направлені депутатом місцевої ради відповідно до частини другої статті 12 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", розглядаються у строки, встановлені Законом України "Про звернення громадян".

6. Якщо протягом одного місяця вирішити порушені у зверненні громадянина питання неможливо, керівництво органу Державного бюро розслідувань за вмотивованою службовою запискою виконавця встановлює потрібний строк для його розгляду, про що повідомляють особу, яка подала звернення, при цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина строк розгляду його звернення може бути скорочено.

7. Рішення про продовження строку розгляду звернень і запитів народних депутатів України приймає Директор органу Державного бюро розслідувань чи особа, яка виконує його обов'язки, за вмотивованою службовою запискою виконавця, але не більше ніж 30 днів із дня одержання звернення, один місяць - після одержання запиту. Про продовження строку повідомляється народний депутат, група народних депутатів чи комітет Верховної Ради України з викладенням причин такого продовження, а щодо запиту - також Голова Верховної Ради України.

Рішення про продовження строку розгляду звернень і запитів депутатів місцевих рад приймає керівництво органу Державного бюро розслідувань, до якого звернувся депутат.

8. Адвокатський запит розглядається в строк не більше ніж п'ять робочих днів із дня надходження до органу Державного бюро розслідувань. За наявності підстав цей строк може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання адвокатського запиту.

Рішення про продовження строку розгляду адвокатського запиту приймає керівництво органу Державного бюро розслідувань.

9. Дублетні звернення розглядаються у межах строку розгляду основного звернення. Якщо дублетне звернення надійшло після розгляду основного звернення, не пізніше ніж у 10-денний строк направляється відповідь на нього зі стислим викладенням суті прийнятого рішення та з посиланням на дату і вихідний номер направленої раніше відповіді.

10. Якщо питання, порушені у зверненні, поданому до органу Державного бюро розслідувань, належать до компетенції кількох органів державної влади, копію такого звернення протягом п'яти днів надсилають відповідному органу державної влади з одночасним повідомленням автора звернення.

11. Строк розгляду звернень і запитів обчислюється у календарних днях, починаючи з дня надходження (реєстрації) до органу Державного бюро розслідувань. Закінченням строку розгляду звернень і запитів є дата реєстрації відповіді на них або дата надання вмотивованих роз'яснень заявнику.

V. Порядок розгляду звернень і запитів, надання відповідей

1. Якщо розгляд звернення і запиту доручено кільком посадовим особам, опрацювання звернення і запиту в повному обсязі покладається на виконавця, зазначеного в резолюції першим або біля якого проставлено позначку "осн." (далі - головний виконавець). За потреби головний виконавець забезпечує підготовку службової записки про продовження строку вирішення питань, порушених у зверненні і запиті.

У разі відповідного рішення керівництва органу Державного бюро розслідувань про продовження строку виконання звернення і запиту головний виконавець невідкладно інформує відповідальних осіб, які контролюють строки розгляду таких звернень і запитів.

Співвиконавці не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку розгляду звернення і запиту подають головному виконавцю службову записку з вирішенням тих питань, що належать до їх компетенції, а у випадках стислих строків розгляду - у строк, визначений головним виконавцем.

2. У разі доручення розгляду звернення і запиту самостійному структурному підрозділу органу Державного бюро розслідувань, до компетенції якого не належить розгляд порушених у ньому питань, виконавець невідкладно, але не пізніше ніж на наступний робочий день, подає на погодження автору резолюції чи особі, що виконує його обов'язки, мотивовану службову записку, погоджену з безпосереднім керівником, із пропозицією зміни виконавця.

Зміну головного виконавця за наявності погодження автора резолюції може бути здійснено в триденний строк із дати реєстрації звернення або не пізніше ніж на наступний день із дня отримання його головним виконавцем.

3. Якщо розгляд питань, порушених у зверненнях і запитах, у тому числі у зверненнях народних депутатів, питань належить до компетенції територіального органу Державного бюро розслідування (за винятком скарг на дії працівників такого органу), за вмотивованою службовою запискою виконавця, погодженою з безпосереднім керівником, із пропозицією зміни виконавця, Директором Державного бюро розслідувань приймається рішення щодо надіслання відповідного звернення і запиту на розгляд до такого територіального органу Державного бюро розслідувань.

4. Безпосередні виконавці під час розгляду звернень громадян детально вивчають суть порушених питань, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах компетенції відповідно до законодавства України.

5. На підставі прийнятого рішення за результатами розгляду звернення виконавець готує довідку про результати проведення перевірки інформації, викладеної у зверненні, яку подає керівнику самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань разом із проєктом відповіді заявнику. Керівник самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань ставить підпис на довідці про ознайомлення із вжитими заходами під час здійснення перевірки інформації, викладеної у зверненні, або вчиняє резолюцію (доручення) щодо необхідності ужиття додаткових заходів з метою об'єктивного, всебічного та повного розгляду звернення.

До звернень, які не потребують перевірки, довідки не складаються.

6. Проєкти узагальнених та завізованих відповідей разом із матеріалами перевірки не пізніше ніж за два дні до закінчення контрольного строку розгляду документа подають для вивчення та доповіді керівництву органу Державного бюро розслідувань.

Якщо відповідно до резолюції керівництва органу Державного бюро розслідувань визначено особисту доповідь виконавця про результати розгляду депутатського запиту або депутатського звернення народного депутата України, матеріали перевірки та відповіді на депутатські запити або депутатські звернення народного депутата України подає керівництву органу Державного бюро розслідувань безпосередній виконавець.

7. Звернення вважають розглянутим, якщо всебічно та повно вирішено всі порушені в ньому питання, вжито потрібних заходів для забезпечення реалізації громадянином його конституційних прав та останньому надано обґрунтовану й вичерпну відповідь.

За результатами розгляду звернень і запитів приймається одне з таких рішень:

задоволено - наведені у зверненні доводи визнано обґрунтованими і за результатами вжито заходів до поновлення прав і законних інтересів заявника, у тому числі в інтересах якого звертався народний депутат України;

відхилено - викладені у зверненні і запиті вимоги заявника визнано необґрунтованими;

роз'яснено - надано роз'яснення щодо компетенції органу Державного бюро розслідувань та вимог законодавства.

8. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення направляють тому громадянину, який підписав його першим або місце проживання якого зазначено, а на вимогу - кожному громадянину, який підписав звернення.

9. Відповідь на звернення надається засобами поштового чи електронного зв'язку або особисто заявнику з обов'язковим дотриманням порядку надання відповіді згідно з чинним законодавством.

Письмової відповіді заявнику не надають, якщо це зазначено у зверненні або якщо викладені у зверненні питання вирішено в присутності заявника. Результати розгляду таких звернень оформлюються висновком із зазначенням виконаних дій (видача довідки, ознайомлення з архівною справою).

У такому зверненні заявник засвідчує підписом відсутність потреби в отриманні письмової відповіді.

10. Про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, письмово інформують заявника, при цьому повідомлення має містити роз'яснення стосовно мотивів прийняття такого рішення з посиланням на норми законодавства, заходи, вжиті органом Державного бюро розслідувань у межах його компетенції для захисту конституційних прав громадянина, та порядок оскарження цього рішення. Рішення про відмову в задоволенні звернення підписує керівництво органу Державного бюро розслідувань відповідно до розподілу повноважень.

11. Факти та доводи, викладені у скарзі на дії (бездіяльність) або рішення посадової особи органу Державного бюро розслідувань чи в заяві про наявність порушень або недоліків у його роботі, перевіряються підрозділом внутрішнього контролю органу Державного бюро розслідувань.

12. За результатами перевірки працівник підрозділу внутрішнього контролю складає й подає на розгляд Директору органу Державного бюро розслідувань чи особі, яка виконує його обов'язки, за погодженням керівника підрозділу внутрішнього контролю органу Державного бюро розслідувань службову записку, в якій зазначає, чи підтвердилися наведені факти і доводи та яких вжито заходів для усунення виявлених порушень або недоліків.

Громадянину за наслідками розгляду скарги надається письмова відповідь за підписом Директора органу Державного бюро розслідувань чи особи, яка виконує його обов'язки.

У разі подання скарги на дії (бездіяльність) чи рішення слідчих органу Державного бюро розслідувань під час досудового розслідування громадянину роз'яснюється його право на подання такої скарги до суду в порядку, передбаченому статтями 303 - 307 КПК України.

13. Відповіді на депутатські запити чи депутатські звернення народних депутатів України з питань досудового розслідування готуються за підписом керівника слідчого підрозділу чи слідчого, в провадженні якого перебуває відповідне кримінальне провадження, з дотриманням вимог кримінального процесуального законодавства щодо недопустимості розголошення відомостей досудового розслідування, та надсилаються із супровідним листом за підписом Директора органу Державного бюро розслідувань чи особи, яка виконує його обов'язки.

14. Відповіді на депутатські запити чи депутатські звернення народних депутатів України готуються відповідно до вимог статей 15, 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

Відповідь на запит народного депутата України надається Голові Верховної Ради України і депутату, який його вніс.

Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів України, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату України, підпис якого під запитом є першим, голові відповідного комітету Верховної Ради України.

15. Відповідь на звернення і запити депутатів місцевих рад надається з урахуванням вимог законодавства та цієї Інструкції.

16. Відповіді на запити і звернення депутатів усіх рівнів, у яких закінчився строк повноважень, направляють до Верховної Ради України та інших відповідних рад. У разі дострокового припинення повноважень депутатів відповіді на їхні звернення і запити направляють Голові Верховної Ради України та головам відповідних рад у встановленому законодавством порядку і строки.

17. Звернення і запити, про результати розгляду яких потрібно повідомити Адміністрацію Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Генеральну прокуратуру України, Національне антикорупційне бюро України, Національну поліцію України, центральні органи виконавчої влади, або якщо у зверненні порушуються важливі питання діяльності Державного бюро розслідувань, депутатські запити і депутатські звернення народних депутатів України, а також звернення, що надійшли з державної установи "Урядовий контактний центр", взяті на контроль за резолюцією керівництва органу Державного бюро розслідувань, знімаються з контролю структурним підрозділом організаційно-адміністративного та аналітичного забезпечення органу Державного бюро розслідувань виключно після отримання від виконавця копій відповідей усім визначеним адресатам.

Надання проміжної відповіді на такі звернення і запити, надсилання листів-запитів до територіальних органів Державного бюро розслідувань з метою збирання додаткових даних, з'ясування окремих питань за зверненнями і запитами, а також проєктів відповідей на погодження не є підставою для зняття з контролю.

18. Після закінчення розгляду звернень, що надійшли через державну установу "Урядовий контактний центр", за результатами прийнятого рішення головний виконавець подає особі, відповідальній за внесення відповідної інформації до електронної бази даних звернень державної установи "Урядовий контактний центр", для зняття з контролю такого звернення скановану копію відповіді заявнику.

19. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу, індексу структурного підрозділу та двох останніх цифр поточного року (наприклад, Б-325/09-19).

Служба діловодства органу Державного бюро розслідувань здійснює відправлення відповідей на звернення громадян засобами поштового та електронного зв'язку в день їх реєстрації; особисто заявнику відповідь на звернення надається на його вимогу.

20. Результати розгляду звернень громадян, зокрема й звернень з особистого прийому, заносяться до відповідної графи журналу.

21. До завершення розгляду звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду зберігаються в самостійному структурному підрозділі органу Державного бюро розслідувань, що визначений головним виконавцем.

Після закінчення розгляду звернення громадян разом з усіма документами та копією письмової відповіді формуються в самостійну групу (матеріали розгляду звернення) і поміщаються в м'яку обкладинку, зразок якої наведено в додатку 7 до цієї Інструкції. У разі надходження повторного або дублетного звернення їх підшивають у хронологічному порядку до цієї групи документів.

Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи заборонено.

Керівник самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань, що визначений головним виконавцем, забезпечує належне оформлення справ, своєчасне передання до відповідальних осіб матеріалів розгляду звернень громадян та їх оригіналів (за наявності).

Контроль за правильністю оформлення, спрямуванням документів до справ, забезпеченням зберігання матеріалів звернень громадян, їх комплектністю покладають на відповідальних осіб.

22. Матеріали розгляду звернень громадян зберігаються у відповідальних осіб для надання довідок і використання в роботі протягом строку, передбаченого зведеною номенклатурою справ органу Державного бюро розслідувань.

Формувати та зберігати справи у виконавців, у самостійних структурних підрозділах органу Державного бюро розслідувань заборонено.

Відповідальні особи на вимогу виконавців невідкладно надають матеріали розгляду звернень, потрібні для доповіді керівництву органу Державного бюро розслідувань, а також іншу інформацію в межах їх компетенції.

Виготовлення копій документів справи на підставі вмотивованої службової записки керівника самостійного структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань здійснюють відповідальні особи у строк, що не перевищує трьох робочих днів, якщо в результаті копіювання документів обсяг копій не перевищує 150 аркушів.

23. За потреби тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян передавання їх особі, відповідальній за ведення архівної справи органу Державного бюро розслідувань, а також знищення матеріалів за зверненнями громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пункту 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

24. Громадянин, який звернувся до органу Державного бюро розслідувань із заявою чи скаргою, користується правами, передбаченими статтею 18 Закону України "Про звернення громадян".

25. Громадянину на його прохання в приміщенні органу Державного бюро розслідувань надається можливість ознайомитися з матеріалами розгляду його звернення, крім відомостей, що належать до інформації з обмеженим доступом, відповідно до законодавства України.

Рішення про надання матеріалів для ознайомлення приймають керівники самостійних структурних підрозділів або керівництво органу Державного бюро розслідувань відповідно до розподілу повноважень.

Про ознайомлення заявника з матеріалами розгляду звернення складають довідку з переліком документів, що надавалися для ознайомлення, та датою.

У разі прийняття рішення про обмеження доступу до відповідної інформації заявнику надають обґрунтоване письмове роз'яснення такого рішення з посиланням на норми чинного законодавства, відповідно до яких обмежується його право на ознайомлення з інформацією.

26. Якщо до органу Державного бюро розслідувань надійшло звернення громадянина з вимогою ознайомлення (надання копії) зі скаргою (заявою), яка надійшла до органу Державного бюро розслідувань стосовно нього від третіх осіб, для ознайомлення громадянину надають копію скарги (заяви) у частині, що його стосується, без розкриття персональних даних автора скарги (заяви) з урахуванням вимог Закону України "Про захист персональних даних".

VI. Організація особистого прийому громадян

1. Особистий прийом громадян в органі Державного бюро розслідувань проводять керівництво органу Державного бюро розслідувань, керівники самостійних структурних підрозділів та слідчі.

Особистий прийом громадян керівництво органу Державного бюро розслідувань, керівники самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань здійснюють за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим наказом органу Державного бюро розслідувань.

Особистий прийом громадян слідчі органу Державного бюро розслідувань проводять у день їх звернення в робочі дні та години у порядку черговості або за дорученням керівників слідчих підрозділів.

2. Інформацію про порядок і графік особистого прийому громадян в органі Державного бюро розслідувань розміщують на офіційному вебсайті Державного бюро розслідувань та на спеціальних стендах у місцях, доступних для громадян.

3. Для прийому громадян в органі Державного бюро розслідувань облаштовують приймальню громадян, яку забезпечують потрібними меблями, комп'ютерною технікою, оргтехнікою, засобами зв'язку та пожежогасіння, медикаментами, канцелярським приладдям, юридичною літературою (Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про Державне бюро розслідувань", Кримінальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України тощо), інформаційними стендами зі зразками оформлення звернень відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян" тощо. Біля приміщення приймальні громадян розміщують вивіску, виготовлену з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 03 серпня 2011 року N 857 "Про затвердження зразків та описів печатки і таблички (вивіски) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади".

Вхід громадян до службових приміщень органу Державного бюро розслідувань, в яких проводиться особистий прийом громадян, не потребує оформлення перепустки.

Ці приміщення забезпечуються умовами для подання звернень громадянами з обмеженими фізичними можливостями (доступ до приміщень обладнано пандусами).

4. Організацію особистого прийому громадян керівництвом органу Державного бюро розслідувань покладають на уповноважений підрозділ та/або на посадових осіб, визначених окремим розпорядчим документом (далі - уповноважений підрозділ), або проводять за безпосереднім дорученням керівництва органу Державного бюро розслідувань.

Уповноважений підрозділ здійснює попередній запис на прийом, супроводжує його проведення, забезпечує доступ до приймальні громадян, дотримання пропускного режиму.

Запис на особистий прийом до Директора органу Державного бюро розслідувань здійснюється попередньо і закінчується за п'ять робочих днів до здійснення такого прийому.

Запис на особистий прийом до першого заступника та заступника Директора органу Державного бюро розслідувань здійснюється попередньо і закінчується за три робочі дні до здійснення такого прийому.

Запис на особистий прийом до керівників самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань здійснюється попередньо і закінчується за два робочих дні до здійснення такого прийому.

Під час запису уповноважений підрозділ встановлює прізвище, ім'я, по батькові громадянина, адресу його проживання чи іншу адресу, за якою йому може бути надана відповідь, номери контактних телефонів (за бажанням громадянина) та стислу суть питання, яке буде ним порушуватись на особистому прийомі. Якщо під час запису з'ясується, що питання, з якими звертається громадянин, не належать до компетенції органу Державного бюро розслідувань, уповноважений підрозділ роз'яснює громадянину, до якого органу державної влади чи місцевого самоврядування йому належить звернутися.

В інтересах малолітніх, неповнолітніх та недієздатних осіб на особистий прийом записуються їх законні представники.

Громадянам під час запису повідомляють про дату, години і місце прийому, потребу мати при собі документи, що посвідчують особу, порядок здійснення їх доступу до приміщень органу Державного бюро розслідувань відповідно до вимог пропускного та внутрішньооб'єктового режиму в адміністративних будівлях або надають обґрунтовані роз'яснення щодо причин відмови в записі на особистий прийом.

Час початку прийому для конкретного громадянина у разі запису не встановлюється.

5. Якщо дата наступного прийому за графіком припадає на вихідний, святковий чи неробочий день, дата проведення прийому переноситься уповноваженим підрозділом на інший робочий день за погодженням із посадовою особою, яка здійснюватиме прийом, але не пізніше ніж на 5 робочих днів від дати цього прийому за графіком.

За рішенням Директора органу Державного бюро розслідувань дата чергового прийому переноситься без внесення змін до графіка не пізніше ніж за три робочі дні до дати прийому, про що уповноважений підрозділ невідкладно повідомляє громадян, які записані на прийом, одним із засобів зв'язку.

6. Заборонено відмовляти громадянину в записі на особистий прийом із посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність тощо.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на особистий прийом, як і громадяни України, якщо іншого не передбачено міжнародними договорами.

У разі відмови громадянина (його представника) у наданні інформації про особу, яка звертається, та про зміст порушеного питання, за яким можна визначити наявність функціональних повноважень в органі Державного бюро розслідувань для його розгляду, запис визнається таким, що не відбувся.

7. Прийом громадян здійснюють керівництво органу Державного бюро розслідувань, керівники самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань з питань, що належать до їх компетенції.

8. Директор Державного бюро розслідувань проводить особистий прийом громадян, які зверталися раніше на особистий прийом до першого заступника та заступника Директора Державного бюро розслідувань, до керівників самостійних структурних підрозділів, відповідно до розподілу повноважень, а також до директорів територіальних органів Державного бюро розслідувань.

Перший заступник та заступник Директора Державного бюро розслідувань здійснюють особистий прийом громадян, які раніше зверталися на особистий прийом до керівників самостійних структурних підрозділів Державного бюро розслідувань, відповідно до розподілу повноважень.

Директор територіального органу Державного бюро розслідувань проводить особистий прийом громадян, які раніше зверталися на особистий прийом до першого заступника та заступника Директора територіального органу Державного бюро розслідувань.

Керівник самостійного структурного слідчого підрозділу органу Державного бюро розслідувань здійснює особистий прийом громадян, що раніше зверталися на прийом до слідчого такого підрозділу.

Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядало керівництво органу Державного бюро розслідувань, керівники самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань проводиться, якщо питання, порушене в першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

9. У разі відсутності керівництва органу Державного бюро розслідувань, керівників самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань у день проведення особистого прийому громадян згідно із затвердженим графіком особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

10. У день завершення запису на особистий прийом відповідно до пункту 4 цього розділу, але не пізніше ніж на наступний робочий день, уповноважений підрозділ органу Державного бюро розслідувань подає керівництву органу Державного бюро розслідувань, керівникам самостійних структурних підрозділів список осіб, що записалися на прийом, із зазначенням стислої суті питання, що порушуватиметься, а також матеріали розгляду їх попередніх звернень.

Уповноважений підрозділ за потреби витребовує у керівників самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань відповідно до їх компетенції матеріали по суті питань, які порушуватимуться під час проведення особистого прийому громадян керівництвом органу Державного бюро розслідувань.

Під час підготовки до особистого прийому громадян Директором Державного бюро розслідувань уповноважений підрозділ витребовує потрібні матеріали у територіальних органів Державного бюро розслідувань.

11. Першочергово проводиться особистий прийом громадян, яким присвоєно звання Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", учасників бойових дій, осіб, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні.

12. Уповноважений підрозділ попередньо перевіряє у громадян, які вчасно з'явилися на особистий прийом, наявність документів, що посвідчують їх особу, а за потреби - документи, що підтверджують їх повноваження на представництво інтересів інших осіб. За відсутності таких документів громадянам чи особам, що представляють інтереси інших осіб, відмовляється в особистому прийомі.

13. Для всебічного і кваліфікованого вирішення порушених громадянином у зверненні питань посадова особа, яка проводить прийом, може залучати до участі в ньому працівників відповідних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань.

У разі подання громадянином під час особистого прийому заяви, повідомлення про вчинення кримінального правопорушення чи звернення з вимогою про внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань їх прийом здійснюється підрозділами досудового розслідування органу Державного бюро розслідувань, до компетенції яких належить розгляд таких заяв і повідомлень.

Присутність інших сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

14. Особистий прийом іноземних громадян і осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах. За потреби для забезпечення їх прийому запрошують посадових осіб, які володіють іноземною мовою та використовують її в роботі.

15. Особам, які прибули на особистий прийом з ознаками алкогольного чи наркотичного сп'яніння, психічного розладу або поведінка яких створює небезпеку для оточуючих, відмовляють у прийомі. За потреби вживають заходів відповідно до вимог законодавства України.

Особам, які прибули на особистий прийом із тваринами, крім собаки-поводиря, великими і громіздкими валізами, речами, зброєю, відмовляють у прийомі.

Під час проведення особистого прийому в органі Державного бюро розслідувань для забезпечення прозорості та безпеки з дозволу посадової особи, яка веде прийом, та громадянина, прийом якого проводиться, здійснюють аудіо- та відеозапис. Такі записи зберігають у Державному бюро розслідувань і використовують із дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних".

Строк зберігання таких записів становить 30 днів. Після спливу цього строку такі записи знищуються.

16. У разі звернення на особистий прийом громадян з обмеженими фізичними можливостями, які через стан здоров'я чи з інших причин не можуть подати письмового звернення, оформлення такого звернення здійснюють уповноважений підрозділ або відповідальні особи.

17. Питання, з якими звертаються громадяни, за можливості вирішуються під час прийому. Посадова особа органу Державного бюро розслідувань, яка здійснює прийом, керується законодавством України і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

задовольнити прохання чи вимогу й повідомити громадянина про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

прийняти письмове звернення, роз'яснити громадянину причини неможливості вирішення порушеного питання під час особистого прийому, порядок і строки розгляду його звернення.

18. Інформацію про письмові та усні звернення, що подаються на особистому прийомі, заносять до картки на звернення, що надійшло з особистого прийому (додаток 8), або до журналу реєстрації звернень громадян, що надійшли на особистому прийомі (додаток 9).

19. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, їх розглядають у тому самому порядку, що й письмові звернення. У цьому разі уповноважений підрозділ готує довідку за результатами усного звернення під час особистого прийому громадян за підписом посадової особи, яка проводила прийом. У довідці зазначають прізвище, ім'я, по батькові громадянина, місце проживання (адресу для листування), контактний телефон (за бажанням) чи інший засіб зв'язку, суть порушених на прийомі питань, а також виконавців, відповідальних за розгляд такого звернення, та строки розгляду.

За результатами розгляду громадянину надають письмову відповідь відповідно до чинного законодавства.

20. Якщо під час особистого прийому громадянину на його письмове звернення надано відповідні роз'яснення, уповноважений підрозділ готує довідку про вирішення питання по суті безпосередньо на особистому прийомі за підписом посадової особи, яка проводила прийом, та заявника, який засвідчує відсутність потреби надсилання письмової відповіді. Таку довідку долучають до письмового звернення.

21. Звернення, що подані на особистому прийомі, передаються уповноваженим підрозділом відповідальним особам для їх реєстрації. Таким зверненням присвоюють індекс із позначкою "оп" (наприклад, Б-325/оп), а на першому його аркуші проставляють відмітку "З ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ".

22. Контроль за виконанням доручень щодо звернень громадян, які надійшли на особистому прийомі, та узагальнення результатів їх розгляду здійснюють відповідальні особи органу Державного бюро розслідувань.

23. Виїзні особисті прийоми громадян посадові особи центрального апарату Державного бюро розслідувань у його територіальних органах здійснюють за рішенням Директора Державного бюро розслідувань чи особи, яка виконує його обов'язки, на підставі аналізу стану організації роботи зі зверненнями громадян у територіальних органах Державного бюро розслідувань за певний період часу. Про здійснення виїзного особистого прийому громадян видається організаційно-розпорядчий документ, який підписує Директор Державного бюро розслідувань чи особа, яка виконує його обов'язки.

24. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються за окремими графіками, інформацію про які оприлюднюють на офіційному вебсайті Державного бюро розслідувань та у ЗМІ.

25. Організацію виїзних особистих прийомів здійснює уповноважений підрозділ центрального апарату Державного бюро розслідувань спільно із представниками територіального органу Державного бюро розслідувань, на території якого здійснюється особистий виїзний прийом.

VII. Контроль за розглядом звернень громадян

1. Відповідальні особи здійснюють загальний контроль за проходженням звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду.

Підрозділ організаційно-адміністративного та аналітичного забезпечення органу Державного бюро розслідувань здійснює облік і контроль за виконанням запитів та звернень, взятих на контроль за резолюцією керівництва органу Державного бюро розслідувань.

2. Про порушення порядку та строків розгляду і вирішення зазначених у зверненнях питань щомісяця інформуються відповідні керівники самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань, а в разі виявлення систематичності таких порушень - керівництво органу Державного бюро розслідувань відповідно до розподілу повноважень.

3. Керівництво органу Державного бюро розслідувань, керівники самостійних структурних підрозділів органу Державного бюро розслідувань здійснюють безпосередній контроль за додержанням вимог законодавства України з питань роботи зі зверненнями громадян та цієї Інструкції.

VIII. Узагальнення та аналіз звернень громадян

1. Письмові та усні звернення громадян систематично, але не менше ніж один раз на квартал узагальнюють і аналізують відповідальні особи з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, удосконалення роботи органу Державного бюро розслідувань з питань розгляду звернень громадян та вжиття своєчасних заходів реагування на виявлені порушення актів законодавства, що регламентують роботу зі зверненнями громадян.

2. Відповідальні особи щороку до 15 січня готують для Директора органу Державного бюро розслідувань матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок із порівнянням аналогічного періоду минулого року щодо:

кількісних даних про структуру звернень за їх видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги);

статистичних даних за звітний період щодо кількості звернень громадян, які надійшли поштою, засобами телефонного та електронного зв'язку (електронні звернення), через мережу Інтернет (електронна форма, що розміщена на офіційному вебсайті Державного бюро розслідувань), звернень, поданих на особистому прийомі;

даних про тематику основних питань, порушених громадянами, дотримання порядку та строків їх розгляду і вирішення порушених у них питань;

кількості звернень Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни, учасників бойових дій, осіб, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", ветеранів війни та праці, осіб з інвалідністю, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, внутрішньо переміщених осіб, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки;

інформації про здійснений особистий прийом громадян керівництвом органу Державного бюро розслідувань та іншими посадовими особами;

інформації щодо звернень громадян, у яких йдеться про недоліки в роботі органу Державного бюро розслідувань, оскарження рішень або дій їх посадових осіб, наслідки їх розгляду;

виявлених фактів порушення Закону України "Про звернення громадян", невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, заходів реагування на них;

заходів, вжитих органом Державного бюро розслідувань для поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян.

Поточні аналітичні довідки складаються за потреби.

3. За потреби Директор Державного бюро розслідувань може прийняти рішення про оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян у Державному бюро розслідувань.

Оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян здійснюється відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року N 630.

4. Стан роботи зі зверненнями громадян у територіальних органах Державного бюро розслідувань перевіряється під час їх комплексних, тематичних перевірок та внутрішніх аудитів.

 

Начальник Відділу
організаційно-адміністративного
та аналітичного забезпечення

О. Коваль

 

ЗРАЗОК

ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян

N
з/п

Дата надходження та реєстраційний індекс

Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, адреса електронної пошти, номер телефону, категорія, соціальний стан заявника

Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль

Вид звернення, форма та ознака надходження

Стислий зміст основних та додаткових питань

Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання

Відмітка про передання на виконання

Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю

Номер справи за номенклатурою

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

ЗРАЗОК

 

РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ШТАМП

Назва органу Державного бюро
розслідувань

Реєстр. інд. ______ від ___ ____ 20__ року

Кількість аркушів:

Основного документа ______ Додатків ______

Штамп має форму прямокутника розміром 70 х 30 мм.

 

ЗРАЗОК

ФОРМА
для подання електронних звернень громадян до органу Державного бюро розслідувань

Електронне звернення

Поштова адреса

Державне бюро розслідувань,
вул. Симона Петлюри, 15, м. Київ, 01032

Адреса електронної пошти

info@dbr.gov.ua

Вид звернення: пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга

 

Особисті дані заявника

Прізвище, ім'я, по батькові

 

Місце проживання, індекс

 

Адреса електронної пошти

 

Контактний телефон

 

Зміст звернення

 

Дата

 

Адреса електронної пошти, на яку може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку

 

Підпис

 

 

ЗРАЗОК

ЕЛЕКТРОННА РЕЄСТРАЦІЙНА КАРТКА
звернення, що надійшло на "гарячу лінію" органу Державного бюро розслідувань

Номер реєстрації

Дата реєстрації

 

 

Прізвище, ім'я, по батькові заявника

 

Місце проживання / місце реєстрації

 

Адреса електронної пошти

 

Контактний телефон

 

Відомості про заявника

Вид
(анонім, фізична особа, юридична особа, орган місцевого самоврядування, громадська організація)

Стать

Категорія

 

 

 

Дані про звернення

Ознака надходження звернення
(первинне, повторне, неодноразове, масове)

Вид звернення (пропозиція / зауваження, заява / клопотання, скарга)

Суб'єкт звернення (індивідуальне, колективне, анонімне)

Тематика питання

 

 

 

 

Стислий зміст звернення

 

Посадова особа, яка прийняла звернення

 

Під час телефонної розмови: надано усне роз'яснення (задоволено, відмовлено, роз'яснено, переадресовано), потрібно надати письмову відповідь________________________________________

Відповідальний підрозділ, на розгляд якого передано звернення (основний виконавець)____________

Відповідальний підрозділ, на розгляд якого передано звернення (співвиконавці)__________________

Автор резолюції

 

Термін виконання

 

дні (днів)

Виконано за

 

дні (днів)

Продовження терміну розгляду на

 

дні (днів)

Порушено термін розгляду на

 

дні (днів)

Хто надав дозвіл на продовження

 

Реагування на порушення терміну

 

Надіслано за належністю

 

Попередня відповідь про розгляд звернення

 

Остаточна відповідь про розгляд звернення

 

Результати розгляду (задоволено, відмовлено, надіслано за належністю, надано роз'яснення, обґрунтовано, необґрунтовано)

 

 

ЗРАЗОК

ШТАМП
для позначення повторного звернення

ПОВТОРНО

Виконавець попереднього
звернення _________________________
__________________________________

                       Зареєстровано за
вх. N _____________________________

від ___ ____ 20__
 

Штамп має форму прямокутника розміром 50 х 30 мм.

 

ЗРАЗОК

ШТАМП
про взяття на контроль

орган Державного бюро розслідувань

КОНТРОЛЬ

Термін виконання ___ ____ 20__
 

Штамп має форму прямокутника розміром 60 х 20 мм.

 

ЗРАЗОК

ДЕРЖАВНЕ БЮРО РОЗСЛІДУВАНЬ

______________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу органу Державного бюро розслідувань)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
МАТЕРІАЛИ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕННЯ

N _____________ Том N _____ від ______________

Прізвище, ім'я, по батькові _______________________________________________________

 

Долучено:

N __________ від _________

N __________ від _________

N __________ від _________

 

Зберігати ______ років

Стаття переліку ______


 

м. Київ
20__
 

 

ЗРАЗОК

КАРТКА
на звернення, що надійшло під час особистого прийому

Ознака надходження звернення (первинне, повторне)

 

Число, місяць, рік прийому

 

Прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, що здійснює прийом

 

Вид звернення (письмове, усне)

 

Реєстраційний індекс, дата

 

Стислий виклад порушених основних та додаткових питань

 

Прізвище та посада виконавця, зміст доручення

 

Строк виконання

 

Результат розгляду, реєстраційний індекс, дата документа, в якому міститься остаточне рішення

 

 

ЗРАЗОК

ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому

N з/п

Число, місяць, рік прийому

Прізвище, ініціали, посада особи, що здійснює прийом

Вид звернення (усне, письмове)

Реєстраційний індекс, дата

Стислий зміст основних та додаткових питань

Прізвище, ініціали, посада виконавця, зміст доручення

Строк виконання

Результат розгляду, реєстраційний індекс, дата документа, в якому міститься остаточне рішення

Номер справи за номенклатурою

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

____________

Опрос