Идет загрузка документа (58 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Украины от 19 ноября 2013 года N 2438/5

Минюст
Приказ от 27.06.2018 № 2059/5
действует с 27.07.2018

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

27.06.2018

м. Київ

N 2059/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
06 липня 2018 р. за N 792/32244

Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5

Відповідно до статті 19 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

НАКАЗУЮ:

1. У заголовку та тексті наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за N 1983/24515, після слів "Національного архівного фонду" слово "України" виключити.

2. Затвердити Зміни до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за N 1983/24515, що додаються.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І. С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Заступник Міністра

Д. Чернишов

ПОГОДЖЕНО:

 

Голова Державної архівної
служби України

Т. І. Баранова

 

ЗМІНИ
до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам

1. У заголовку Порядку після слів "Національного архівного фонду" слово "України" виключити.

2. Пункт 1 розділу I викласти у такій редакції:

"1. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ.".

3. У розділі II:

1) у пункті 1:

абзац перший викласти у такій редакції:

"1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ з різними носіями інформації та довідковий апарат до них (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо).";

абзац другий після слова "архіву" доповнити словами ", обладнанням читального залу, зокрема апаратами для перегляду мікрофільмів (мікрофіш), комп'ютерами (для роботи з автоматизованими інформаційно-пошуковими засобами та іншими електронними ресурсами архіву)";

2) пункт 2 викласти у такій редакції:

"2. Документи НАФ надаються на підставі замовлення на видавання справ у читальний зал (додаток 1), що подається користувачем особисто, поштою або з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Користувачеві надсилається електронне повідомлення про отримання його замовлення в електронній формі із зазначенням дати і реєстраційного індексу замовлення.";

3) пункт 3 викласти у такій редакції:

"3. Користувачеві видаються щодня відповідно до його замовлення не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, 20 відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу, та до 20 справ в електронній формі.

Кількість справ, документів, друкованих видань, копій фонду користування, що одночасно перебувають у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.

Оригінали документів видаються користувачу повторно через три місяці після повернення їх до архівосховища.";

4) пункт 6 викласти у такій редакції:

"6. Працівники архівосховища здійснюють поаркушне та поодиничне (щодо аудіовізуальних документів) перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується в аркуші-засвідчувачі. На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.";

5) пункт 8 викласти у такій редакції:

"8. Оригінали документів НАФ, описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 10 робочих днів, копії фонду користування та друковані видання - до одного місяця.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.";

6) пункт 12 викласти у такій редакції:

"12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;

установлення особою, яка є жертвою репресивних органів, обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років";

перебування документів НАФ у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів;

проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхового фонду та фонду користування, перевіряння наявності документів, тематичне опрацювання фондів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Державної архівної служби України, але не більше ніж на один рік;

перебування документів НАФ у тимчасовому користуванні за межами архіву або в іншого користувача в читальному залі архіву.";

7) пункт 13 виключити.

У зв'язку з цим пункти 14 - 16 вважати відповідно пунктами 13 - 15;

8) у пункті 14:

підпункт 4 викласти у такій редакції:

"4) отримувати у працівників архіву консультації відповідно до теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;";

абзац другий підпункту 5 виключити;

підпункти 7, 8 викласти у такій редакції:

"7) користуватися технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, ноутбук, планшет, мобільний телефон, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

8) користуватися за умови інформування працівників читального залу послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, супроводжуючої особи (для осіб з обмеженими фізичними можливостями та неповнолітніх користувачів), яких оформлюють як окремих користувачів;";

абзац другий підпункту 11 виключити;

доповнити новим підпунктом 12 такого змісту:

"12) отримувати безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій інформацію про порядок роботи читального залу, послуги, що надає архів через читальний зал, і порядок їх надання, про наявність обмежень доступу до документів за темою дослідження та строки таких обмежень.";

9) пункт 15 викласти у такій редакції:

"15. Користувачі документів НАФ зобов'язані:

1) інформувати працівників архіву про зміну своїх персональних даних, а також про неможливість відвідувати читальний зал упродовж строку, на який видано справи, документи, з метою продовження строку їх перебування в читальному залі;

2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, виконувати законні вимоги працівників архіву, зокрема здавати перепустку працівнику читального залу, реєструватися в журналі відвідувань читального залу, перевіряти під час отримання описів, справ, документів, копій фондів користування їх цілісність та ставити підпис у замовленні про видавання справ про їх отримання, заповнювати аркуші користування архівними документами (додаток 2);

3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення справ, документів НАФ, довідкового апарату, друкованих видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи нестачі документів;

4) не заносити до архіву сторонніх архівних документів (їх копій) та видань;

5) дотримуватися порядку роботи читального залу, тиші та чистоти під час роботи в читальному залі;

6) курити, приймати їжу та напої у спеціально відведених місцях;

7) здавати на зберігання в гардероб верхній одяг (шуби, пальта, куртки, плащі, головні убори), портфелі, спортивні та господарські сумки, пакунки, валізи, парасольки;

8) виконувати вимоги працівників архіву, служб охорони та пожежної безпеки архіву у надзвичайних ситуаціях (пожежа, аварія, загроза терористичного акту);

9) дотримуватися під час роботи з аудіовізуальними документами, електронними документами та мікрокопіями вимог поводження з цими документами та апаратурою;

10) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень авторських та суміжних прав, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;

11) надавати архівам бібліографічну інформацію про видання або примірник видання, адресу інтернет-ресурсу, в яких використано інформацію архівних документів;

12) підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб'єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

13) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.";

10) після пункту 15 доповнити розділ новим пунктом 16 такого змісту:

"16. Під час роботи у читальному залі забороняється:

виносити справи, документи та передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання;

деформувати архівні документи шляхом застосування до них механічного тиску для повного розкриття справи;

розкривати справи більше ніж на 180°;

загортати аркуші справ, якщо палітурка не дає змоги зробити це;

робити помітки, позначки та підкреслювання, виправлення на обкладинках, у текстах, на полях документів;

залишати у справах закладки та інші сторонні предмети;

калькувати документи, робити зліпки з воскових, сургучних та інших печаток та штампів, писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах.".

У зв'язку з цим пункт 16 вважати пунктом 17.

4. Пункт 6 розділу III після слів "замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ," доповнити словами "замовлення на копіювання документів,".

5. У розділі IV:

У пункті 5:

абзац перший викласти у такій редакції:

"5. Документи НАФ видаються у тимчасове користування за межами архіву на строк, що не перевищує одного місяця.";

абзац другий після слів "грошової оцінки" доповнити словами ", наявності страхового фонду та фонду користування на ці документи".

6. Розділ V викласти у такій редакції:

"V. Організація копіювання документів на замовлення користувача

1. Копіювання документів НАФ здійснюється технічними засобами архіву або користувача. Замовлення на копіювання документів за темою дослідження оформлюється користувачем на бланку згідно з формами, наведеними у додатках 5, 6 до цього Порядку, і передається працівникові читального залу.

2. Копіювання документів НАФ може здійснюватися на підставі договору, укладеного між архівом та користувачем.

У додатку до договору зазначаються строки дії договору та умови копіювання, пошукові дані одиниць зберігання, документів, що підлягають копіюванню.

3. Копіювання документів НАФ архів здійснює після оплати користувачем вартості замовлення.

4. Копії документів НАФ виготовляються архівом відповідно до технічних можливостей архіву.

5. Обсяги, строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником та з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

6. Копіювання документів НАФ технічними засобами користувача здійснюється у читальному залі у спеціально відведеному для цього місці, обладнаному столом, або за наявності в окремій кімнаті у присутності працівника архіву.

Самостійне виготовлення користувачем копій документів НАФ є безоплатним.

Копіювання технічними засобами користувачів здійснюється безконтактними мобільними копіювальними технічними засобами (телефони, фотоапарати, планшетні комп'ютери) без штативів, зйомних об'єктивів, освітлювального обладнання, спалаху, звукових сигналів.

Не дозволяються використання контактних технічних засобів (ручного, планшетного, протяжного сканерів, копірів тощо), фіксуючих та притискних засобів, підручних засобів та докладання фізичних зусиль.

Забороняється копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі.

7. Не підлягають копіюванню документи НАФ, фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання може спричинити погіршення їх фізичного стану, а також інформація, що міститься в автоматизованих інформаційно-пошукових системах, базах даних архіву, облікових та довідкових документах архіву (неопублікованих описах, каталогах, картотеках).

8. У разі наявності копії фонду користування наступні копії виготовляються з неї.

9. Розшивання справ під час копіювання допускається у разі сплати замовником вартості палітурних робіт та витратних матеріалів.

Не допускається розшивання для копіювання справ, що мають первісне (оригінальне) оправлення зі шкіри, дерева, тканини, інших матеріалів.

10. Копіювання документів НАФ особового походження та документів, для яких фондоутворювачем або власником встановлені особливі умови користування, проводиться відповідно до встановлених ними умов.

Копіювання документів НАФ, що є об'єктом авторських та суміжних прав, у тому числі творчого характеру та аудіовізуальних, здійснюється із дотриманням законодавства про авторське право.

11. Копії документів НАФ, у тому числі з електронними носіями інформації, виготовлені архівом на замовлення користувачів, видаються їм чи їхнім повноважним представникам в архівах або надсилаються на електронну або іншу адресу, зазначену в заяві користувача чи замовленні на копіювання документів.

Фізична особа зазначає місце проживання (місцезнаходження), юридична особа - місцезнаходження.

Поштові витрати здійснюються за рахунок замовників.

12. Винесення з архіву копій документів НАФ на замовлення користувача оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівника архіву.".

7. Додатки 1 - 5 до Порядку викласти у новій редакції, що додаються.

8. Доповнити Порядок новим додатком 6, що додається.

 

Директор Департаменту
взаємодії з органами державної влади

І. С. Лозінський

 

Форма

(найменування архівної установи)

 

_______________________________________
(посада, прізвище, ініціали керівника архівної установи)

Замовлення на видавання справ у читальний зал

Прошу видати ________________________________________________________________________
                                                                              (прізвище, ім'я, по батькові користувача)
_____________________________________________________________________________________
                                                                               (мета роботи з документами)
такі документи:

Фонд N

Опис N

N справи / одиниці зберігання

Заголовок справи / одиниці зберігання

Дати справи (початкова і кінцева)

Кількість аркушів у справі

Підпис користувача, який отримав документи, дата

Підпис працівника читального залу, якому користувач повернув документи, дата

1

2

3

4

5

6

7

8

_______________
(підпис замовника)

____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

 

Форма

(найменування архівної установи)

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Фонд N ___________________ Опис N _________________ Справа N _________________________

Заголовок справи ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Дата користування

Прізвище, ініціали користувача

Характер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо)

Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощо

Підпис користувача

1

2

3

4

5

Форма

(найменування архівної установи)

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АУДІОВІЗУАЛЬНИМИ ТА ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Одиниця зберігання / одиниця обліку N ______   Рік виробництва ______________________________

Дата користування

Користувач (юридична чи фізична особа)

Мета користування

Примітка

1

2

3

4

 

ЗАЯВА КОРИСТУВАЧА

 
 
 
Фото
 
 
 


__________________________________________
(посада, прізвище, ініціали керівника архівної установи)

громадянина

_____________________
(країна)

_________________________________________,
(прізвище, ім'я, по батькові користувача)

місце проживання (місцезнаходження) ____________________________________________________
_____________________________________________________________________________________,
документ, що посвідчує особу або підтверджує повноваження
_____________________________________________________________________________________
                                        (серія, номер, яким органом і коли виданий / офіційний лист (доручення))

ЗАЯВА

Прошу оформити мене як користувача документами Національного архівного фонду, що зберігаються у
______________________________________________________________________________________
                                                                               (найменування архівної установи)

Рік народження ________________________________________________________________________

Місце роботи, посада ___________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Освіта, науковий ступінь, вчене звання ____________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Мета роботи __________________________________________________________________________
                                                                (підготовка статті, монографії, дисертації, інші дослідження)

Тема (теми) роботи, хронологічні межі
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Використання інформації архівних документів з комерційною метою ___________________________
                                                                                                                                                                                      (так/ні)

Контактна інформація __________________________________________________________________

N телефону ___________________________________________________________________________

Факс _________________________________________________________________________________

E-mail ________________________________________________________________________________

Із Порядком користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за N 1983/24515, ознайомився(лась) і зобов'язуюсь його додержуватися.

Я даю згоду ___________________________________________________________________________
                                                                                            (найменування архівної установи)
на обробку моїх персональних даних з метою _______________________________________________
______________________________________________________________________________________
відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних".

_________________
(підпис користувача)

_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

 

Форма

(найменування архівної установи)

АКТ
про видавання справ у тимчасове користування N ______

______________
              (дата)

                                             _________________
                                                       (місце складання)

_____________________________________________________________________________________
                    (найменування юридичної особи, до якої видаються справи (одиниці зберігання / одиниці обліку),
                                                                                   та її місцезнаходження)

Підстава _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

Мета видачі справ
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

Видано такі справи з фонду ______________________________________________________________
                                                                                                                (N і назва фонду)

N з/п

Опис N

N справи (одиниця зберігання / одиниця обліку) за описом

Заголовок справи (одиниці зберігання / одиниці обліку)

Дати документів справи (початкова і кінцева)

Кількість аркушів у справі

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

Разом видано ___________________________________ справ (одиниць зберігання / одиниць обліку)
на строк до ___________________________________________________________________________
                                                                              (цифрами і словами точна дата повернення справ)

Справи видано в упорядкованому стані з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами, оправлено в обкладинки.

Отримувач зобов'язується не надавати справи (одиниці зберігання / одиниці обліку), отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу архівної установи, що їх видала.

Отримувач зобов'язується повернути справи у строк, зазначений в цьому Акті. Отримувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.

Керівник архівної установи,
що видала справи

Керівник юридичної особи,
що отримала справи

____________________________________
                                       (посада)

______________________________________
                                       (посада)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

"___" ____________ 20__ року

М. П. (за наявності)

М. П. (за наявності)

Видав справи

Отримав справи

Працівник архівної установи

Працівник юридичної особи, відповідальний за збереженість отриманих документів

____________________________________
                                       (посада)

______________________________________
                                            (посада)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

"___" ____________ 20__ року

Справи повернено у повному обсязі та збереженості.

Справи прийняв

Справи здав

Працівник архівної установи

Працівник юридичної особи, відповідальний за збереженість отриманих документів

____________________________________
                                       (посада)

______________________________________
                                          (посада)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

________
  (підпис)

_________________________
   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

"___" ____________ 20__ року

 

Форма

(найменування архівної установи)

ЗАМОВЛЕННЯ N _____ ___________
                                                               (дата)
НА КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

________________________________________
(посада, прізвище, ініціали керівника архівної установи)

Прошу виготовити для _________________________________________________________________
                                                                       (прізвище, ім'я, по батькові користувача або представника юридичної особи)
копії документів:

Фонд N

Опис N

N справи (одиниця зберігання / одиниця обліку)

Номери аркушів*

Спосіб відтворення, електронний носій інформації

Кількість негативів**

Розміри та кількість позитивів

1

2

3

4

5

6

7

Копії документів прошу надіслати поштою / електронною поштою.

"___" ____________ 20__ року

__________________
                (підпис)

_______________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище користувача (замовника))

Відмітка про оплату вартості замовлення __________________________________________________

__________________
                 (підпис)

_______________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище бухгалтера)

Прийнято на копіювання

"___" ____________ 20__ року

__________________
                (підпис)

_______________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище виконавця)

Виконано

"___" ____________ 20__ року

__________________
                (підпис)

_______________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище виконавця)

Замовлення одержав

"___" ____________ 20__ року

__________________
                (підпис)

_______________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище користувача (замовника), повноважного представника або працівника архіву, якщо замовлення надіслане поштою)

____________
* Обов'язково зазначається наявність зворотного боку аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (наприклад, арк. 1 та зворот або арк. 4 та зворот). Якщо аркуші справи копіюються підряд, потрібно зазначити, з якого до якого аркуша копіювати, не перераховуючи зворотів (наприклад, 1 - 10 арк. та звороти). У разі виготовлення цифрової копії зазначається вид електронного носія (диск, флеш-карта) архіву чи власний.

** Підраховується кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.

 

Форма

(найменування архівної установи)

ЗАМОВЛЕННЯ N _____ ___________
                                                               (дата)
НА КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТЕХНІЧНИМИ ЗАСОБАМИ
КОРИСТУВАЧА

________________________________________
(посада, прізвище, ініціали керівника архівної установи)

Прошу дозволити мені _________________________________________________________________
                                                                                                  (прізвище, ім'я, по батькові користувача)
виготовити копії документів:

Фонд N

Опис N

Справа N

Кількість аркушів у справі

Номери аркушів

Спосіб копіювання

1

2

3

4

5

6

Зобов'язуюсь дотримуватися вимог Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за N 1983/24515.

"___" ____________ 20__ року

____________________
(підпис користувача)

Завідувач читального залу архіву

___________
        (підпис)

___________________________
     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" ____________ 20__ року

____________

Опрос