Идет загрузка документа (27 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Министерстве образования и науки Украины

Министерство образования и науки Украины (2)
Приказ, Инструкция от 13.02.2018 № 136
действует с 06.04.2018

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

13.02.2018

м. Київ

N 136

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
06 березня 2018 р. за N 271/31723

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України

На виконання Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства забезпечити ознайомлення всіх працівників із вимогами Інструкції.

3. Управлінню адміністративно-господарського та організаційного забезпечення (Єрко І. А.) подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому законодавством порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Полянського П. Б.

 

Міністр

Л. М. Гриневич

 

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві освіти і науки України (далі - МОН).

2. Цю Інструкцію розроблено згідно із Законом України "Про звернення громадян" (далі - Закон), Указом Президента України від 07 лютого 2008 року N 109, постановами Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації" (далі - Інструкція з діловодства), від 24 вересня 2008 року N 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" та від 24 червня 2009 року N 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", іншими нормативно-правовими актами з питань звернень громадян.

3. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому законодавством порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

4. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства, і покладається на спеціально призначених посадових осіб у МОН.

5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

II. Організація роботи з питань приймання, попереднього опрацювання та реєстрації звернень громадян

1. Ведення діловодства за зверненнями громадян у МОН покладається на відповідальний підрозділ МОН (далі - підрозділ), що забезпечує організацію діловодства.

2. У МОН організовано скриньку "Для звернень громадян", яка розміщується у доступному для громадян місці.

3. Кореспонденцію зі скриньки вилучає щодня кожні дві години працівник підрозділу.

4. Попередній розгляд кореспонденції здійснюється з метою відбору такої, що потребує попереднього опрацювання, реєстрації, встановлення строків виконання та ведення окремого діловодства відповідно до вимог законодавства про звернення громадян. Такі документи підлягають передаванню відповідному структурному підрозділу МОН, на який покладено обов'язки організації та ведення діловодства за зверненнями громадян.

Відібрану вхідну кореспонденцію зі зверненнями громадян передають до одного з керівників МОН для отримання резолюції та визначення головного виконавця розгляду звернень громадян.

5. Усі звернення громадян, що надходять до МОН, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги.

6. Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне). Письмове звернення також може надсилатися з використанням мережі Інтернет (електронне звернення) на адресу: ez@mon.gov.ua.

В електронному зверненні має зазначатися електронна адреса, на яку може надсилатися відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку із заявником. Застосування електронного цифрового підпису в електронному зверненні не вимагається.

Електронне звернення (додатки), надіслане(і) без використання електронного підпису, має (мають) бути скан-копією або фотокопією звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, яка розміщується на веб-сторінках офіційного веб-порталу МОН у мережі Інтернет.

7. Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу МОН або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

8. Письмові (електронні) звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

9. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляють особі, яка подала звернення;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, за якими не можна встановити авторство (анонімні звернення);

звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає Міністр МОН.

10. Попереднє опрацювання звернень громадян проводить відповідальний працівник із розгляду звернень громадян з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до звернень громадян, визначених статтею 5 Закону;

суті та короткого змісту звернень громадян;

належності порушених питань до повноважень МОН;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;

звернень, що відповідно до Закону має розглядати особисто керівник МОН;

звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлено громадянину усно (за його бажанням).

11. За результатами попереднього опрацювання звернень громадян готуються резолюції до них.

Відповідно до розподілу повноважень між керівництвом у МОН резолюція містить посаду особи (керівника або заступника), яка накладає резолюцію, назву структурного підрозділу виконавця (співвиконавця), строк виконання.

12. Підрозділ після попереднього опрацювання звернень громадян і накладення резолюції на такі звернення передає для опрацювання оригінали документів головному виконавцю.

Факт передання документів до відповідного структурного підрозділу (головного виконавця) здійснюється через реєстр передання для здійснення контролю за рухом документів. У разі якщо у резолюції визначено декілька структурних підрозділів (співвиконавців), організацію за розглядом таких звернень забезпечує структурний підрозділ (головний виконавець), зазначений у резолюції першим.

13. Реєстрація звернень громадян, встановлення строків виконання (за винятком звернень, що не підлягають розгляду), попереднє опрацювання здійснюються у день надходження звернення.

14. Звернення, отримані підрозділом до 16 години, передаються для попереднього опрацювання та реєстрації у день їх надходження. Звернення, отримані після 16 години, передаються наступного робочого дня.

15. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції.

16. Реєстрація письмових (електронних) звернень громадян, а також тих, що надійшли від державної установи "Урядовий контактний центр", у МОН здійснюється за допомогою "Системи електронного документообігу" або в журналі особистого прийому громадян. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненнями та (за потреби) передаються до зацікавлених структурних підрозділів для подальшого зберігання та передання до архіву МОН.

17. Кожному зверненню громадянина встановлюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації.

Реєстраційний індекс звернень громадян може складатися із частин, які відокремлюються одна від одної тире, дробом або рискою. У разі потреби реєстраційний індекс доповнюється іншими позначками.

Реєстраційний індекс звернень громадян має дві обов'язкові частини:

перша частина формується з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, перша частина індексу містить позначку "КО". У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу містить позначку Б/П;

друга частина - порядковий реєстраційний номер, що формується системою під час реєстрації звернення громадянина.

18. Повторні звернення після отримання реєстраційного індексу за допомогою автоматизованої системи пов'язують з реквізитами реєстраційного індексу, який складається з двох обов'язкових частин попереднього звернення, відповідно до якого таке звернення визнано повторним, дублетним або неодноразовим.

19. Повторні звернення під час реєстрації позначаються словом "ПОВТОРНО".

20. Реєстраційний індекс та дату реєстрації проставляють у вигляді реєстраційного штампа в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.

21. Розгляд звернень, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", відбувається відповідно до Порядку взаємодії органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України та державної установи "Урядовий контактний центр" із забезпечення оперативного реагування на звернення, які надходять на урядову "гарячу лінію", Єдиний веб-портал органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 2009 року N 898.

Відповідальна посадова особа за забезпечення оперативного розгляду звернень, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", в МОН визначається на рівні заступника Міністра.

22. Кожному зверненню громадян, що надходить від державної установи "Урядовий контактний центр", встановлюється відповідний реєстраційний індекс, який складається з частин, відокремлених позначкою /0/, та дати реєстрації:

перша частина - порядковий номер звернення в програмно-апаратному комплексі "Система електронного документообігу" МОН;

друга частина містить позначку "УКЦ".

Звернення, що надходять до МОН від державної установи "Урядовий контактний центр", розглядаються у строки, встановлені статтею 20 Закону.

Інформацію про результати розгляду звернень разом з копією листа в електронному вигляді, яким поінформовано заявника, підрозділ МОН вносить до бази даних державної установи "Урядовий контактний центр".

Про відповідь заявнику, надану телефоном або надіслану на вказану ним електронну адресу, повідомляють державну установу "Урядовий контактний центр" електронним листом про результати розгляду звернень.

23. Керівники структурних підрозділів МОН забезпечують всебічний, неупереджений та оперативний розгляд кожного звернення, що надходить від державної установи "Урядовий контактний центр".

III. Розгляд звернень громадян

1. Звернення громадян розглядає керівництво МОН відповідно до розподілу повноважень між Міністром та його заступниками

2. Опрацювання звернень громадян структурними підрозділами МОН згідно з резолюцією спрямовується на об'єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз'яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

3. Громадяни мають право ознайомлюватися з матеріалами перевірки викладених у зверненнях фактів відповідно до законодавства України.

4. Забороняється надсилати скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

5. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян персональних даних без їх згоди, відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, конфіденційної та іншої інформації, якщо це обмежує права й законні інтереси громадян.

6. Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягають розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

IV. Строки розгляду звернень громадян

1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи від дня реєстрації таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

2. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у строк, що не перевищує одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання не можна, встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особу, яка подала звернення. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

3. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції МОН, таке звернення відповідно до статті 7 Закону в строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляють заявника. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення МОН, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

4. Повідомлення щодо прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до частини другої статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.

5. Відповіді на пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли від вищих органів державної влади, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, редакцій газет, журналів, підписують Міністр, його заступники або державний секретар МОН за розподілом обов'язків.

6. Відповіді надаються у письмовій, усній та електронній формах, про що робиться відповідний запис у "Системі електронного документообігу". Індекс відповіді складається з індексу структурного підрозділу, індексу справи, до якої підшивається листування, порядкового номера відповіді та цифр поточного року. Присвоєння листам-відповідям нових реєстраційних номерів забороняється.

7. Пропозиції, заяви, скарги вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі порушені в них питання, щодо яких вжито необхідних заходів, і дано вичерпні відповіді, що відповідають чинному законодавству.

V. Контроль за розглядом звернень громадян

1. На контролі в МОН перебувають усі зареєстровані звернення громадян, за винятком звернень, що не підлягають розгляду.

2. Безпосередній контроль за виконанням звернень у підрозділах здійснюють їх керівники та спеціалісти.

3. Підрозділ здійснює контроль за строками розгляду письмових (електронних) звернень та за виконанням доручень, наданих під час особистого прийому громадян керівництвом МОН.

4. Підрозділ здійснює контроль за розглядом звернень громадян згідно зі строками виконання.

5. Звернення громадян, що надходять на розгляд МОН, ставляться на контроль та позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

6. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги.

У МОН контроль за своєчасним, правильним і повним розглядом листів і виконанням рішень покладається на керівника структурного підрозділу та головного виконавця.

За рішенням керівника структурного підрозділу відмітку про зняття з контролю в системі електронного документообігу здійснює відповідальна за діловодство особа.

VI. Організація особистого прийому громадян

1. Особистий прийом громадян (далі - прийом) у МОН проводять керівники МОН відповідно до розподілу повноважень, а у разі їх відсутності - уповноважені ними посадові особи, керівники та посадові особи структурних підрозділів МОН, до компетенції яких належать відповідні питання, згідно з графіком особистого прийому громадян.

У разі відсутності Міністра прийом громадян проводять уповноважені ним посадові особи.

2. Графік особистого прийому громадян у МОН затверджується окремим наказом МОН.

3. Запис на особистий прийом громадян до першого заступника Міністра, заступника Міністра, державного секретаря МОН (згідно з розподілом обов'язків) здійснюється лише після розгляду питання у відповідних структурних підрозділах та за умови, що це питання на рівні структурного підрозділу не може бути вирішене.

4. Особистий прийом громадян за наявності всіх необхідних для розгляду справи документів заступники Міністра можуть здійснювати із залученням працівників відповідних структурних підрозділів, керівника структурного підрозділу, а також представників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОН, або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

5. Запис на особистий прийом Міністром здійснюється в установленому порядку після проходження заявником вказаного порядку особистого прийому громадян у МОН.

6. Звернення громадян, незалежно від форми їх отримання (письмові, на особистому прийомі, електронною поштою, ті, що надійшли від державної установи "Урядовий контактний центр"), аналізують підрозділ МОН, що забезпечує організацію діловодства, керівники структурних підрозділів або за їх дорученням інші посадові особи. Особлива увага звертається на усунення причин, що викликають повторні й колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій газет і журналів з питань, що можуть і повинні розглядатись на місцях.

VII. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

1. Формування справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян здійснюються в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства.

2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність направлення документів до справи та їх повнота (комплектність). Звернення, за яким рішення не прийнято, а також документи за зверненнями, оформлені з порушенням вимог Інструкції з діловодства, підшивати забороняється.

3. Автоматизоване архівне зберігання документів на рівні архіву МОН та архіву підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою ведення справ за допомогою програмно-апаратного комплексу "Система електронного документообігу" МОН.

VIII. Аналіз роботи за зверненнями громадян

1. Керівники структурних підрозділів або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, що призвели до порушення прав громадян.

2. Узагальнені аналітичні матеріали щодо результатів роботи за зверненнями громадян щороку до 15 липня (за перше півріччя) та до 15 січня (за рік) підрозділ доводить до державного секретаря та вищих органів виконавчої влади.

 

Начальник управління
адміністративно-господарського
та організаційного забезпечення

І. А. Єрко

Опрос