Идет загрузка документа (147 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Перечня видов документов, создаваемых во время деятельности Государственной уголовно-исполнительной службы Украины, с указанием сроков их хранения

Минюст
Перечень, Приказ от 11.07.2014 № 1115/5
действует с 05.08.2014

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

11.07.2014

м. Київ

N 1115/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 липня 2014 р. за N 811/25588

Про затвердження Переліку видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І. І.

 

Міністр

П. Петренко

ПОГОДЖЕНО:

 

Перший заступник
Голови Державної
архівної служби України

В. М. Воронін

Тимчасово виконуючий
обов'язки Голови Державної
пенітенціарної служби України

В. І. Ошовський

 

ПЕРЕЛІК
видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання

I. Загальні положення

1. Цей Перелік визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються під час діяльності Державної пенітенціарної служби України, її територіальних органів, кримінально-виконавчої інспекції, установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, воєнізованих формувань, навчальних закладів, закладів охорони здоров'я, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи і установи, що належать до сфери управління ДПтС України).

Строки зберігання документів, визначених цим Переліком, є обов'язковими для апарату ДПтС України, а також органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Цей Перелік не містить типової управлінської документації, строки зберігання якої визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Цей Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур справ, розроблення схем класифікації документів, а також під час роботи експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) галузевого державного архіву ДПтС України, експертних комісій органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України (далі - ЕК).

У разі визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний Перелік, наприклад:

Постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі переліку типових документів);

3 р., ст. 99 ГП (відмітка "ГП" означає, що строки зберігання визначено на підставі галузевого переліку).

4. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

5. Цей Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, плівковий, електронний).

II. Структура Переліку і порядок його застосування

1. Цей Перелік побудований за функціональною ознакою і включає 8 розділів, які відображають лише специфічні напрями діяльності ДПтС України, органів і установ, що належать до сфери управління ДПтС України.

2. Документи в розділах цього Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них відображаються, та в логічній послідовності.

3. Статтям у цьому Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за трьома групами установ, у діяльності яких створюються специфічні документи (графи 3 - 5).

У графах 3, 4 визначено строки зберігання документів, що створюються у процесі діяльності ДПтС України (перша група), територіальних органів та навчальних закладів ДПтС України (друга група), у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ).

У графі 5 - в установах виконання покарань, закладах охорони здоров'я, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління ДПтС України, у діяльності яких не створюються документи НАФ (третя група).

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації установи" означає, що документи безстроково зберігаються в ДПтС України, органах і установах, що належать до сфери управління ДПтС України, а у разі ліквідації цих органів і установ документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються в упорядкованому стані для подальшого зберігання у порядку, визначеному законодавством.

7. Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій - джерел формування НАФ приймає ЕПК.

8. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається структурними підрозділами ДПтС України, органами і установами, що належать до сфери управління ДПтС України, але не може бути меншим одного року.

9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2013 році, починається з 01 січня 2014 року.

10. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 6), уточнюють строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від зазначених у графах 3 - 5 цього Переліку. Примітки "Після заміни новими", "Після проведення ревізії", "Після закінчення книги", "Після звільнення засудженого" тощо вказують, що обчислення строку зберігання здійснюється з настанням певної події.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

11. При визначенні строків зберігання документів слід керуватися відповідною статтею в цьому Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

12. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

13. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності документів та застосуванням Переліку здійснюють ДПтС України та Державна архівна служба України.

III. СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

ГДА

- галузевий державний архів;

ВЛК

- військово-лікарська комісія;

ДІЗО

- дисциплінарний ізолятор;

ДКВС

- Державна кримінально-виконавча служба;

ДПК

- дільниця посиленого контролю;

ДПтС України

- Державна пенітенціарна служба України;

ЕК

- експертна комісія;

ЕПК

- експертно-перевірна комісія;

ІТЗО

- інженерно-технічні засоби охорони;

КВІ

- кримінально-виконавча інспекція;

КПП

- контрольно-пропускний пункт;

МНСІ

- матеріальні носії секретної інформації;

НАФ

- Національний архівний фонд;

ПКТ (ОК)

- приміщення камерного типу (одиночна камера);

Пост.

- постійно;

р.

- рік;

СІЗО

- слідчий ізолятор;

СМРБ

- сектор максимального рівня безпеки;

ТЗІ

- технічний захист інформації;

УВП

- установа виконання покарань;

УДЗ

- умовно-дострокове звільнення;

ЧПНУ

- черговий помічник начальника установи.

IV. Перелік

Номер статті з/п

Види документів

Строк зберігання документів

Примітка

в органах і установах, у діяльності яких створюються документи НАФ

в УВП, СІЗО, закладах охорони здоров'я, на підприємствах, в установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань ДКВС України, у діяльності яких не створюються документи НАФ

в апараті ДПтС України

у територіальних органах та навчальних закладах ДПтС України

1

2

3

4

5

6

1. Організація охорони, нагляду і безпеки, режиму та контролю за виконанням судових рішень

1

Документи (довідки, рапорти, зведення) щодо використання міжрегіональних воєнізованих формувань для дій у надзвичайних ситуаціях

10 р.1

10 р.1

10 р.2

1 У разі обтяжуючих обставин - пост.
2 У разі обтяжуючих обставин - до ліквідації установи

2

Документи (доповідні записки, звіти, довідки, рапорти, листи тощо) про проведення заходів стосовно охорони, нагляду та безпеки в УВП та СІЗО

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

5 р.

 

3

Документи (плани, графіки, довідки, відомості) тактико-спеціальних, штабних навчань з особовим складом міжрегіональних воєнізованих формувань

5 р.

5 р.

5 р.

 

4

Документи, що стосуються нагляду за засудженими в УВП та ув'язненими (СІЗО):
а) річний план нагляду за засудженими;
б) план охорони УВП (СІЗО);
в) табелі постів:
для здійснення нагляду за засудженими;
зовнішньої, внутрішньої охорони СІЗО та корпусних відділень;
г) план проведення загального обшуку;
ґ) план покамерного розміщення (СІЗО);
д) графік проведення обшуків

 
  
  
  
-
  
-
  
  
-
  
-
  
  
-
  
-
  
-

 
  
  
  
3 р.
  
-
  
  
-
  
-
  
  
-
  
-
  
-

 
  
  
  
3 р.
  
До ліквідації установи
  
  
3 р.
  
До ліквідації установи
  
  
3 р.
  
3 р.
  
1 р.

 

5

Документи (довідки, звіти, відомості тощо) щодо впровадження експлуатаційного обслуговування ІТЗО

-

-

3 р.

 

6

Документи чергової частини УВП:
а) схема території житлової та виробничої зон із зазначеними на ній спорудами;
  
б) внутрішній розпорядок дня;
  
в) контрольна картка на засудженого;
  
г) альбоми з фотокартками та установчими даними засуджених, які схильні до скоєння втеч, нападу на працівників УВП та захоплення заручників

 
  
-
  
  
  
  
-
  
  
-
  
  
-

 
  
-
  
  
  
  
-
  
  
-
  
  
-

 
  
До ліквідації установи
  
  
  
  
Доки не мине потреба
  
  
1 р.
1
  
  
3 р.

 
  
1 Після звільнення засудженого

7

Документи (листи, роздавально-здавальні відомості, норми витрат тощо) щодо проведення навчальних стрільб

3 р.

3 р.

3 р.

 

8

Документи (протоколи, акти тощо) про прийняття в експлуатацію ІТЗО

До закінчення експлуатації

До закінчення експлуатації

До закінчення експлуатації

 

9

Документи (довідки, висновки, книги обліку тощо) щодо розслідувань надзвичайних подій, злочинів в УВП і СІЗО

10 р.

10 р.

10 р.

 

10

Технічні плани та технічні характеристики телефонних та радіомереж:
а) за місцем підготовки;
б) надіслані до відома

 
  
  
  
10 р.
Доки не мине потреба

 
  
  
  
10 р.
Доки не мине потреба

 
  
  
  
10 р.
Доки не мине потреба

 

11

Листування з питань впровадження та експлуатаційного обслуговування ІТЗО

3 р.

3 р.

3 р.

 

12

Листування про організацію діяльності міжрегіональних воєнізованих формувань

10 р.
ЕПК

10 р.

10 р.

 

13

Листування щодо виділення (присвоєння) радіочастот

5 р.

5 р.

5 р.

 

14

Постанови, які передбачені Правилами внутрішнього розпорядку УВП та СІЗО:
  
а) про накладення дисциплінарного стягнення засудженому (ув'язненому);
  
б) про переведення засудженого на поліпшені умови утримання або позбавлення таких умов;
  
в) про поміщення засудженого (ув'язненого) в ДІЗО, карцер або переведення засудженого (ув'язненого) до ПКТ або ОК;
  
г) про призначення виду режиму засудженому;
  
ґ) про передачу заборонених для зберігання речей та предметів у дохід держави;
  
д) про заохочення засудженого (ув'язненого);
  
е) про тимчасову ізоляцію до 24 годин засудженого (ув'язненого) в ОК

 
  
  
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
  
  
  
  
-
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
-

 
  
  
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
  
  
  
  
-
  
  
-
  
  
  
  
-
  
  
  
-

 
  
  
  
  
Зберігається в особовій справі засудженого (ув'язненого)
  
  
Зберігається в особовій справі засудженого
  
  
  
Зберігається в особовій справі засудженого (ув'язненого)
  
  
  
  
Зберігається в особовій справі засудженого
  
Зберігається в особовій справі засудженого (ув'язненого)
  
  
Зберігається в особовій справі засудженого (ув'язненого)
  
Зберігається в особовій справі засудженого (ув'язненого)

 

15

Норми належності вогнепальної зброї, боєприпасів, спеціальних засобів

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після заміни новими

16

Листування з питань вогнепальної зброї, боєприпасів, спеціальних засобів

5 р.

5 р.

5 р.

 

17

Документи (роздавально-здавальні відомості, норми витрат) щодо проведення навчальних стрільб

3 р.

3 р.

3 р.

 

18

Добові оперативні зведення про кримінальні прояви та пригоди в УВП та СІЗО

 

 

1 р.

 

19

Відомості про надзвичайні події і кримінальні прояви та пригоди в УВП

Пост.

Пост.

До ліквідації установи

 

20

Постові відомості (СІЗО) та відомості про забезпечення нагляду на добу (УВП)

-

-

3 р.

 

21

Акти про застосування до засуджених (ув'язнених) спеціальних засобів, гамівної сорочки та фізичної сили

-

-

5 р.

 

22

Акти про можливість працевикористання засуджених

-

-

3 р.

 

23

Акти технічного огляду територій, приміщень та споруд УВП

-

-

3 р.

 

24

Акти проведення обшуків та технічних оглядів, протоколи вилучення заборонених предметів

-

-

3 р.

 

25

Журнали обліку:
а) рапортів про порушення ув'язненими і засудженими встановленого режиму тримання та інші правопорушення;
б) грошей, цінних паперів і речей, вилучених у засуджених або при спробі їх доставки;
в) оперативної інформації для ЧПНУ;
г) інструменту та інвентарю у житловій зоні УВП;
ґ) засуджених, яким надаються платні телефонні розмови;
д) засуджених, які перебувають у короткострокових від'їздах або закладах охорони здоров'я;
е) прийому-здачі чергувань ЧПНУ УВП (СІЗО);
є) технічних оглядів камер УВП (СІЗО) та приміщень ДІЗО, ПКТ, ОК, карцеру, СМРБ та ДПК (УВП);
ж) планових обшуків камер СІЗО;
з) результатів проведення поіменних перевірок засуджених

 
-

 
-

 
3 р.
1
  
  
  
  
  
3 р.
2
  
  
  
1 р.
1
  
1 р.
1
  
  
1 р.
1
  
  
1 р.
1
  
  
  
  
1 р.
1
  
  
1 р.
1
  
  
  
1 р.
1
  
1 р.
1

 
1 Після закінчення журналу
  
  
  
  
2 Після звільнення усіх ув'язнених і засуджених, зазначених у журналі

26

Журнали реєстрації (перевірок) засуджених, яким надано право проживання із своїми сім'ями за межами УВП

-

-

3 р.

 

27

Журнали обліку відвідування відділень соціально-психологічної служби УВП адміністрацією УВП

 

 

3 р.

 

28

Журнали (книги) обліку відвідувань ДІЗО, ПКТ, СМРБ, ДПК, ОК та карцеру адміністрацією установи

-

-

1 р. 1

1 Після закінчення журналу (книги)

29

Журнали обліку регламентних робіт і контролю технічного стану ІТЗО

-

-

3 р.

 

30

Журнали обліку видачі спеціальних засобів, гамівної сорочки черговій зміні УВП (СІЗО)

-

-

3 р.1

1 Після закінчення журналу

31

Картки обліку побачень, видачі посилок (передач) і бандеролей

-

-

3 р.1

1 Після звільнення засудженого

32

Книги видачі та приймання зброї та боєприпасів особовому складу

-

-

До ліквідації установи

 

33

Книга кількісної перевірки ув'язнених (СІЗО, УВП)

-

-

3 р.

 

34

Книги обліку спеціальних ключів

-

-

1 р.

 

35

Книги обліку посилок, бандеролей, що надійшли на поштову адресу УВП на ім'я засуджених, та їх вмісту

 

 

3 р.1

1 Після закінчення книги

36

Заяви засуджених про придбання продуктів харчування та предметів першої потреби

-

-

1 р.

 

37

Документи з обліку осіб, до яких обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою в УВП та СІЗО:
а) особові справи осіб засуджених (ув'язнених);
б) облікові та алфавітні картки форми N 1 на засуджених, осіб, які тримаються під вартою;
в) картки контрольно-
строкової картотеки;
г) журнали обліку добової наявності осіб засуджених (ув'язнених);
ґ) картки довідкової картотеки приймального відділення, картки розміщення осіб засуджених (ув'язнених) та картки транзитно-
пересильних осіб

 
  
  
  
  
-
  
-
  
  
  
-
  
-
  
  
-

 
  
  
  
  
-
  
-
  
  
  
-
  
-
  
  
-

 
  
  
  
  
5 р.
1
  
До ліквідації установи
  
  
  
10 р.
  
3 р.
  
  
1 р.

 
  
  
  
  
1 Після звільнення засудженого (ув'язненого)

38

Документи (довідки, акти перевірок), що стосуються діяльності відділів з контролю за виконанням судових рішень органів і установ виконання покарань

5 р.

5 р.

5 р.

 

39

Документи (наряди, довідки, листи, рапорти тощо) про направлення засуджених в УВП

5 р.

5 р.

5 р.

 

40

Документи (листи, довідки, відомості) про засуджених іноземців, їх звільнення та переведення до інших країн

5 р.

5 р.

5 р.

 

41

Документи (посвідчення, розписки, висновки) про дозвіл на короткостроковий від'їзд засуджених у зв'язку з винятковими особистими обставинами

-

-

3 р.

 

42

Звіти (про чисельність засуджених в установах; про кількість УВП, наявність руху та складу засуджених, про кількість, склад і переміщення осіб, узятих під варту, і засуджених, які утримуються в СІЗО):
а) річні;
б) квартальні;
в) місячні

 
  
  
  
  
  
  
  
  
Пост.
3 р.
1
3 р.1

 
  
  
  
  
  
  
  
  
Пост.
3 р.
1
3 р.1

 
  
  
  
  
  
  
  
  
До ліквідації установи
3 р.
2
3 р.2

1 У разі відсутності річних - пост.
2 У разі відсутності річних - до ліквідації установи

43

Добові відомості обліку осіб, доставлених у СІЗО, осіб, які вибули з СІЗО

-

-

3 р.

 

44

Реєстри руху засуджених

-

-

5 р.

 

45

Акти проведення перевірок осіб, які утримуються в СІЗО

-

-

3 р.

 

46

Перепустки та корінці до них на звільнення осіб із СІЗО

-

-

10 р.1

1 Після звільнення із СІЗО

47

Довідки-витяги з особових справ засуджених

-

-

3 р.

 

48

Журнали обліку доручень, заповітів засуджених

-

-

75 р.

 

49

Журнали обліку особових справ засуджених, виданих у тимчасове користування особовому складу УВП установи

-

-

3 р.1

1 Після закінчення журналу за умови повернення справ

50

Журнали обліку дефектних особових справ засуджених

-

-

3 р.

 

51

Журнали інструктажів осіб, які прибули на тривале побачення до засуджених

-

-

3 р.

 

52

Журнали обліку предметів та цінностей, що здаються на зберігання відвідувачами на час тривалих побачень УВП (СІЗО)

-

-

3 р.1

1 Після закінчення журналу

53

Журнали обліку погодинних перевірок наявності засуджених на робочих місцях

-

-

1 р.

 

54

Журнали обліку засуджених, які працюють на виробництві в УВП

-

-

1 р.

 

55

Журнали обліку осіб, які перебувають на території об'єкта, та документів, прийнятих від них

-

-

3 р.

 

56

Журнали індивідуально-виховної роботи серед засуджених

-

-

3 р.

 

57

Журнали обліку руху засуджених у нічний час

-

-

3 р.

 

58

Протоколи засідань комісії щодо застосування пільг до засуджених (УДЗ, амністії, м'якше покарання тощо)

-

-

5 р.1

1 Після закінчення журналу

59

Звіти про результати діяльності кінологічної служби в УВП і СІЗО

3 р.

3 р.

3 р.

 

60

Річні звіти щодо проведення вибракування службових собак в УВП і СІЗО

3 р.

3 р.

3 р.

 

61

Документи (довідки, доповідні записки, рапорти, свідоцтва, листи тощо) з питань службового собаківництва

3 р.

3 р.

3 р.

 

62

Акти про вибракування службових собак

3 р.

3 р.

3 р.

 

63

Акти про застосування розшукових собак

-

-

3 р.1

1 Після вибракування службового собаки

64

Акти огляду та оприбуткування цуценят

-

-

3 р.1

1 Після вибракування службового собаки

65

Акти обстеження та приймання собак

-

-

3 р.1

1 Після вибракування службового собаки

66

Акти про визначення ступеня підготовки службових собак

-

-

3 р.1

1 Після вибракування службового собаки

67

Справи службових собак

-

-

3 р.1

1 Після вибракування службового собаки

68

Щоденники обліку дресирування (тренування) службових собак

-

-

1 р.

 

69

Журнали перевірок стану розплідника службових собак

-

-

3 р.

 

70

Журнали обліку проведення протиепізоотичних та інших ветеринарних заходів

-

-

3 р.

 

71

Журнали обліку племінної роботи розплідника службових собак

-

-

5 р.

 

72

Журнали обліку службових собак

-

-

5 р.1

1 Після закінчення журналу

73

Журнали обліку наркотичних засобів, психотропних речовин або їх аналогів чи інших одурманливих засобів, призначених для спеціальної підготовки розшукових собак

-

-

5 р.1

1 За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-
господарської діяльності.
У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

74

Журнали реєстрації хворих собак, які поступили для амбулаторного та стаціонарного лікування

-

-

1 р.1

1 Після закінчення журналу

75

Журнали обліку надходження та витрат медикаментів та інших лікувально-
профілактичних засобів і матеріалів

-

-

3 р.1

1 Див. примітку до статті 72

76

Книги обліку контролю за якістю приготування їжі службовим собакам

-

-

3 р.1

1 Після закінчення книги

2. Організація виробничої діяльності та ресурсного забезпечення

77

Наряди виконаних робіт засудженими на підприємстві УВП та в майстерні УВП (СІЗО)

-

-

3 р.

 

78

Рознарядки на виведення засуджених (ув'язнених) на роботу до майстерні УВП (СІЗО) та на підприємство УВП

-

-

1 р.

 

79

Документи (інформації, показники) про підсумки роботи в майстерні УВП (СІЗО) та на підприємстві УВП

-

-

1 р.

 

80

Списки засуджених (ув'язнених) осіб, які залучаються до роботи в майстерні УВП (СІЗО)

-

-

1 р.

 

81

Відомості обліку виконаних робіт засудженими (ув'язненими), бригадою в майстерні УВП (СІЗО) та на підприємстві УВП

-

-

3 р.

 

82

Книги реєстрації закріплення засуджених (ув'язнених) за робочими місцями та обладнанням в майстерні УВП (СІЗО) та на підприємстві УВП

-

-

3 р.

 

83

Розрахунки-заяви на боєприпаси для навчальних цілей та звіти про їх витрачання

3 р.

3 р.

3 р.

 

84

Документи (зведені відомості, заявки, приймальні акти, накладні, акти реалізації та технічного стану озброєння, боєприпасів тощо)

5 р.

5 р.

5 р.

 

85

Речові атестати

3 р.

3 р.

3 р.

 

86

Витратні ордери на видане обмундирування

10 р.

10 р.

10 р.

 

87

Прибуткові документи на одержання речового майна

3 р.

3 р.

3 р.

 

88

Корінці речових атестатів особового складу, який вибув

3 р.

3 р.

3 р.

 

89

Арматурні картки на речове забезпечення осіб рядового і начальницького складу

3 р.1

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття із забезпечення

90

Книга обліку арматурних карток

10 р.

10 р.

10 р.

 

3. Робота з кадрами

91

Документи (відгуки, зауваження, пропозиції та листи) з питань випуску спецфільмів

3 р.

-

-

 

92

Грошові атестати осіб рядового і начальницького складу

5 р.

5 р.

5 р.

 

93

Сценарії спецфільмів та висновки до них

10 р.

10 р.

-

 

94

Листування про присвоєння спеціальних звань

3 р.

3 р.

3 р.

 

95

Журнали індивідуально-виховної роботи серед особового складу ДКВС України

3 р.

3 р.

3 р.

 

96

Журнали обліку успішності та відвідувань занять зі службової та бойової підготовки

3 р.

3 р.

-

 

4. Організація санітарно-епідеміологічного нагляду та медичного забезпечення

97

Акти медичного обстеження громадян, які приступають до служби в органах та установах ДКВС України і визнані:
а) придатними до служби;
  
б) непридатними до служби

 
  
  
  
  
-
  
-

 
  
  
  
  
-
  
-

 
  
  
  
  
50 р.
1
  
3 р.

1 Документи до актів медичного обстеження (аналізи, кардіограми тощо) - доки не мине потреба

98

Листування про встановлення причинного зв'язку захворювань та поранень

5 р.

5 р.

5 р.

 

99

Особові справи померлих засуджених

-

-

75 р.

 

100

Висновки розслідувань щодо смертності засуджених

-

-

75 р. 1

1 Документи зберігаються в особових справах

101

Річні медичні звіти про захворюваність засуджених

5 р.

5 р.

5 р.

 

102

Документи (акти, протоколи, висновки) розслідування медичних помилок

-

-

10 р.

 

103

Журнал запису оперативного втручання у стаціонарі

-

-

75 р.

 

104

Карти епідеміологічного обстеження джерел епідемічних захворювань

-

3 р.

3 р.

 

105

Книги обліку проведення санітарної обробки осіб, узятих під варту, та засуджених

-

-

3 р.

 

106

Журнали реєстрації інфекційних захворювань

-

3 р.

3 р.

 

107

Журнали реєстрації прийому хворих і відмов засуджених від госпіталізації

-

-

25 р.

 

108

Журнали обліку стаціонарних хворих

-

-

10 р.

 

109

Журнали обліку летальних випадків

-

-

До ліквідації установи

 

110

Журнали обліку роботи дезінфектора

3 р.

3 р.

3 р.

 

111

Журнали реєстрації надзвичайних ситуацій у медичній частині СІЗО

-

-

5 р.

 

112

Журнали обліку виявлення тілесних ушкоджень в осіб, які прибули до УВП, СІЗО

-

-

5 р.

 

113

Журнали обліку результатів проходження профілактичного медичного огляду засудженого (ув'язненого) в УВП та СІЗО

-

-

5 р.

 

114

Журнали попереднього запису засудженого на амбулаторний прийом в УВП

-

-

3 р.

 

115

Журнал обліку прийому, виписування засуджених та відмов від госпіталізації в медичній частині (лікарняному закладі) УВП

-

-

5 р.

 

116

Журнали обліку засуджених, стосовно яких встановлено наявність підстав для подання до суду матеріалів про звільнення від подальшого відбування покарання за хворобою

-

-

3 р.

 

117

Книги обліку роботи дозиметричних камер

-

-

3 р.

 

5. Організація проведення соціально-виховної та психологічної роботи з особами, які відбувають покарання

118

Документи (відомості, повідомлення, листи тощо) щодо контролю за вирішенням соціально-побутових питань осіб, звільнених від покарання на підставі акта про помилування

5 р.

5 р.

5 р.

 

119

Документи (заяви, листи, повідомлення, пам'ятки) щодо взаємодії з територіальними органами внутрішніх справ і центрами зайнятості населення з питань підготовки засуджених до звільнення та про надання допомоги в трудовому і побутовому влаштуванні особам, які звільнилися

-

-

3 р.

 

120

Відомості про стан правопорядку та застосування заходів стягнення до осіб, засуджених до позбавлення волі

-

-

3 р.

 

121

Щоденники соціально-виховної роботи із засудженими неповнолітніми

-

-

5 р.1

1 Підшиваються до особової справи засудженого

122

Щоденники індивідуальної роботи із засудженими

-

-

5 р.1

1 Підшиваються до особової справи засудженого

123

Психологічні картки роботи із засудженими, схильними до самогубства, які перебувають на профілактичному обліку

-

-

5 р.1

1 Підшиваються до особової справи засудженого

124

Журнали обліку засуджених (ув'язнених), які потребують підвищеного контролю за їх поведінкою з боку персоналу УВП (СІЗО), та результатів індивідуальної роботи з ними

-

-

3 р.

 

125

Журнали обліку роботи із засудженими (ув'язненими) та надання персоналу УВП (СІЗО) рекомендацій

-

-

3 р.

 

126

Журнали обліку психологічного вивчення засуджених, які прибули до УВП

-

-

3 р.

 

127

Журнали обліку роботи ради колективу засуджених відділень соціально-психологічної служби

-

-

3 р.

 

128

Журнали обліку індивідуальних (групових) занять з психокорекції засуджених (ув'язнених)

 

 

3 р.

 

129

Журнали обліку роботи із засудженими відділень соціально-психологічної служби

-

-

3 р.

 

130

Журнали обліку відвідування адміністрацією УВП відділень карантину, діагностики та розподілу засуджених

-

-

3 р.

 

6. Організація роботи з особами, які відбувають покарання, не пов'язані з позбавленням волі

131

Документи (довідки, відомості) перевірок за фактом вчинення нових злочинів колишніми засудженими в період перебування їх на обліку в КВІ

5 р.

5 р.

5 р.

 

132

Документи (довідки, доповідні записки) перевірок службової діяльності територіальних підрозділів КВІ

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

5 р.

 

133

Справи осіб, притягнутих до адміністративної відповідальності у виді громадських робіт

3 р.1

3 р.1

3 р.1

1 Після зняття з обліку справи

134

Справи осіб, засуджених до покарання у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю

-

-

3 р.1

1 Після зняття з обліку справи

135

Справи та облікові картки осіб, засуджених до покарання у виді громадських та виправних робіт

-

-

3 р.1

1 Після зняття з обліку справи

136

Справи осіб, звільнених від відбування покарання з випробуванням та звільнених від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років

-

-

3 р.1

1 Після зняття з обліку справи

137

Листування із судами, прокуратурою, органами внутрішніх справ та іншими правоохоронними органами з питань діяльності КВІ

5 р.

5 р.

5 р.

 

138

Журнали обліку осіб, засуджених до покарання у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю

-

-

15 р.

 

139

Журнали обліку осіб, засуджених до покарання у виді громадських та виправних робіт

-

-

5 р.

 

140

Журнали обліку осіб, звільнених від відбування покарання з випробуванням та звільнених від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років

-

-

5 р.

 

141

Журнали обліку осіб, засуджених до покарання у виді обмеження волі

-

-

5 р.

 

7. Оперативно-розшукова діяльність

142

Робочі справи агентів

-

5 р.1

5 р.1

1 Після припинення співробітництва

143

Літерні справи

-

-

5 р.

 

144

Особові справи резидентів

-

5 р.1

5 р.1

1 Після припинення співробітництва

145

Робочі справи довірених осіб

-

1 р.1

1 р.1

1 Після припинення співробітництва

146

Оперативно-розшукові справи

5 р.

5 р.

5 р.1

1 Справи, що можуть мати навчальний характер, - 15 р.

147

Акти звірок облікових даних негласних джерел

5 р.

5 р.

5 р.

 

148

Листування з питань обліку негласних джерел

3 р.

3 р.

3 р.

 

149

Листування з питань оперативно-розшукової діяльності

5 р.

5 р.

5 р.

 

150

Листування щодо роботи з негласними джерелами

10 р.

-

-

 

151

Графіки зустрічей з негласними джерелами

3 р.

3 р.

3 р.

 

152

Листування з питань оперативно-
профілактичного обліку

3 р.

3 р.

3 р.

.

153

Листування щодо застосування оперативно-технічних засобів в УВП

5 р. 1

5р. 1

5р. 1

1 Справи, що можуть мати навчальний характер, - 15 р.

154

Журнали обліку оперативної інформації

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після останньої реєстрації

155

Журнали обліку агентів (резидентів)

10 р.1

10 р.1

10 р.1

1 Після зняття з обліку всіх агентів (резидентів)

156

Журнали обліку довірених осіб

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після зняття з обліку всіх довірених осіб

157

Журнали обліку оперативно-розшукових справ

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після знищення останньої зареєстрованої справи

158

Журнали реєстрації облікових карток агентів (резидентів)

25 р.1

25 р.1

-

1 Після знищення останньої зареєстрованої картки

159

Журнали реєстрації архівних справ з оперативно-розшукової діяльності

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після знищення всіх зареєстрованих справ

160

Журнали реєстрації обліково-спостережних карток

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після знищення останньої зареєстрованої картки

161

Журнали оперативно-
профілактичного обліку

-

1 р.1

1 р.1

1 Після зняття з обліку останньої особи

162

Документи (рапорти, довідки, акти, авансові звіти) щодо обліку та звітності за видатками спеціального призначення для оперативно-розшукової діяльності

3 р.1

3 р.1

3 р.1

1 Див. примітку до статті 73

163

Бюлетені з оперативно-розшукової діяльності

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

 

164

Особові картки агентів (резидентів)

25 р.1

25 р.1

25 р.1

1 Після припинення співробітництва

165

Облікові картки агентів (резидентів)

25 р.1

25 р.1

-

1 Після припинення співробітництва

166

Справи з матеріалами службових розслідувань

5 р.

5 р.

5 р.

 

167

План-схема розстановки негласного апарату

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новим

168

Журнали реєстрації робочих (особових) справ агентів (резидентів)

10 р.1

10 р.1

10 р.1

1 Після закінчення журналу

169

Журнали реєстрації осіб, які перебувають на централізованому оперативно-
профілактичному обліку

10 р.1

10 р.1

-

1 Після закінчення журналу

170

Обліково-спостережні картки на підоблікових засуджених

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після зняття особи з обліку

171

Журнали реєстрації клопотань про проведення оперативно-розшукових заходів

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після реєстрації останнього клопотання

172

Акти про знищення облікових карток, робочих (особових) справ агентів (резидентів), довірених осіб та коригувальних документів

25 р.

25 р.

25 р.

 

173

Журнали обліку переміщення негласних джерел

10 р.

-

-

 

174

Оперативні зведення про злочини і надзвичайні події

5 р.

5 р.

5 р.

 

175

Листування з правоохоронними органами з питань оперативно-розшукової діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

5 р.

 

176

Листування з питань боротьби з незаконним обігом наркотичних речовин

5 р. ЕПК

5 р.

-

 

177

Листування щодо боротьби з організованою злочинністю в УВП

5 р. ЕПК

5 р.

5 р.

 

178

Документи (аналітичні довідки, огляди, звіти, доповідні записки) про стан оперативної роботи в УВП і СІЗО

5 р.

5 р.

-

 

8. Забезпечення охорони державної таємниці

179

Документи (плани та акти перевірок, доповідні записки, листи, довідки) з питань організації ведення секретного діловодства та здійснення контролю за забезпеченням режиму секретності в роботі із МНСІ

5 р.

5 р.

5 р.

 

180

Документи (рапорти, заяви, довідки) персоналу ДКВС України стосовно виїзду за межі України під час проведення відпустки

1 р.

1 р.

1 р.

 

181

Документи (доповідні записки, довідки, експертні висновки державних експертів з питань державних таємниць, листи тощо) стосовно результатів проведення експертиз щодо наявності відомостей, що становлять державну таємницю

Пост.

-

-

 

182

Документи (запити, довідки, доповідні записки, листи тощо) з питань надання допуску та доступу до державної таємниці персоналу ДКВС України

5 р.

5 р.

5 р.

 

183

Документи (доповідні записки, рапорти, пояснювальні записки тощо) про втрату секретних документів або інших МНСІ, що становлять державну таємницю, печаток та штампів, про розголошення секретних відомостей

10 р.

10 р.

10 р.

 

184

Номенклатура посад працівників, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці

5 р.

5 р.

5 р.

 

185

Документи (довідки, доповідні записки, звіти тощо) з питань ТЗІ

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

 

186

Акти придатності режимних приміщень до конкретного виду робіт

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

5 р. ЕПК

 

187

Висновки про фактичну обізнаність громадянина у відомостях, що становлять державну таємницю

10 р. ЕПК

10 р. ЕПК

10 р. ЕПК

 

188

Внутрішній опис секретних документів, що знаходиться у виконавця

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення опису

189

Довідки про наявність допуску до державної таємниці

Знищуються після закінчення терміну дії довідки

Знищуються після закінчення терміну дії довідки

Знищуються після закінчення терміну дії довідки

 

190

Облікові картки (форма N 6) громадян про надання допуску та доступу до державної таємниці

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після скасування допуску до державної таємниці

191

Переліки режимних приміщень (зон, територій)

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

192

Приписи на виконання завдань осіб, які прибули у відрядження

10 р.

10 р.

10 р.

 

193

Технічна документація з питань ТЗІ

10 р.

10 р.

10 р.

 

194

Листування з установами, організаціями з питань ТЗІ

10 р. ЕПК

10 р. ЕПК

10 р. ЕПК

 

195

Журнали обліку експертних висновків державних експертів з питань таємниць

Пост.

-

-

 

196

Журнали обліку закінчених діловодством журналів, картотек і завершених провадженням справ

Пост.

Пост.

Пост.

 

197

Журнали обліку МНСІ

5 р. 1

5 р. 1

5 р. 1

1 Після знищення носіїв

198

Журнали обліку робочих зошитів, спецблокнотів, окремих аркушів

1 р. 1

1 р. 1

1 р. 1

1 Після списання зареєстрованих документів

199

Журнали реєстрації облікових карток (форма N 6) працівників про надання їм допуску та доступу до державної таємниці

3 р.1

3 р.1

3 р.1

1 Після надсилання або знищення всіх облікових карток

200

Журнали обліку довідок про наявність допуску до державної таємниці

1р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після знищення облікових довідок

201

Журнали реєстрації висновків про фактичну обізнаність громадянина у відомостях, що становлять державну таємницю

10 р.

10 р.

10 р.

 

202

Журнали обліку виїздів за межі України персоналу ДКВС України

5 р.

5 р.

5 р.

 

203

Журнали обліку виконання секретних робіт за нарядами

1 р.

1 р.

1 р.

 

204

Журнали обліку секретних виробів

5 р.

5 р.

-

 

205

Журнали обліку атестацій та атестаційних перевірок щодо забезпечення ТЗІ у приміщеннях, виділених для роботи з відомостями, що становлять державну таємницю

5 р.1

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення журналу

206

Журнали обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецсховищ) МНСІ та ключів від них

5 р.

5 р.

5 р.

 

207

Журнали записів про розкриття сховищ і робочих папок у разі відсутності відповідальної за них особи

3 р.

3 р.

3 р.

 

208

Журнали здавання (приймання) під охорону територій, сховищ МНСІ та ключів від них

1 р.1

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу

 

Заступник директора Департаменту
взаємодії з органами влади

С. В. Мартиненко

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії Державної пенітенціарної служби України
04.12.2013 N 5

СХВАЛЕНО
Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України
20.03.2014 N 1

Опрос