Идет загрузка документа (44 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Министерстве промышленной политики Украины

Министерство промышленной политики Украины (3)
Приказ, Инструкция от 05.02.2014 № 38
действует с 21.03.2014

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

05.02.2014

м. Київ

N 38

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
25 лютого 2014 р. за N 334/25111

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою удосконалення роботи зі зверненнями громадян

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України, що додається.

2. Першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів Мінпромполітики України забезпечити додержання вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України.

3. Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв'язків з громадськістю (патронатна служба) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Міністр

М. К. Короленко

 

Інструкція
з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України

I. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України (далі - Мінпромполітики України).

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

1.3. Діловодство за зверненнями громадян у Мінпромполітики України ведеться окремо від інших видів діловодства та здійснюється відповідно до цієї Інструкції.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Мінпромполітики України (далі - структурні підрозділи) покладається на осіб, відповідальних за ведення діловодства.

1.4. Розгляд звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг) проводиться відповідно до статей 14 - 16 Закону України "Про звернення громадян".

1.5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.

II. Реєстрація та облік звернень громадян

2.1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне), або надіслане поштою.

2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених частинами другою, третьою та п'ятою статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, де пропущені строки їх подання, що передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр промислової політики, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.4. Усі звернення громадян, що надходять до Мінпромполітики України, підлягають обов'язковій класифікації за видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.

2.5. Усі звернення громадян, що надходять до Мінпромполітики України, централізовано реєструються у відділі забезпечення роботи Міністра та звернень громадян Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв'язків з громадськістю (патронатна служба) (далі - Відділ) за формою реєстраційно-контрольної картки, придатної для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1). Реєстраційно-контрольна картка заповнюється відповідно до вказівок щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (додаток 2).

Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.

2.6. Реєстрація звернень громадян у Мінпромполітики України проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

2.7. Спеціалісти Відділу щодня формують реєстр зареєстрованих звернень, відповідно до якого звернення передаються на виконання до структурних підрозділів під підпис особи, відповідальної за ведення діловодства в структурному підрозділі (навпроти кожного звернення - окремий підпис), із зазначенням дати отримання.

2.8. Керівники структурних підрозділів Мінпромполітики України, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, здійснюють подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них.

2.9. Звернення громадян передаються особами, відповідальними за ведення діловодства, виконавцям під підпис у журналах обліку звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах за встановленою формою (додаток 3).

2.10. Облік особистого прийому громадян у Мінпромполітики України ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян (додаток 4).

Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, у тому числі усні, реєструються централізовано. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера "П".

2.11. Після реєстрації документа проставляється реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення (наприклад, "К-103"). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінпромполітики України, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп із зазначенням дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

Реєстраційний індекс колективних звернень складається з літер "Ко" та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли (наприклад, "Ко-104").

2.12. У випадках надходження повторних звернень громадян до Мінпромполітики України їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і додається все попереднє листування.

Звернення громадянина з того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінпромполітики України, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, "К-103/1", "К-103/2", "К-103/3").

2.13. У разі якщо про результати розгляду письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш оригіналу звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

2.14. Керівники та працівники структурних підрозділів Мінпромполітики України при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

2.15. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, що підписані керівництвом Мінпромполітики України, та їх відправка здійснюються централізовано відділом обліку вихідної та внутрішньої кореспонденції Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв'язків з громадськістю (патронатна служба).

III. Строки розгляду звернень громадян

3.1. Звернення громадян розглядаються в строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

3.2. Строк розгляду звернень громадян обчислюється в календарних днях з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді.

3.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в строки, встановлені контролюючим органом або керівництвом Мінпромполітики України.

3.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Мінпромполітики України, відповідальний за розгляд структурний підрозділ Мінпромполітики України у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.

3.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

IV. Контроль за розглядом звернень громадян

4.1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Мінпромполітики України, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень у встановлені законодавством строки.

4.2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

4.3. Звернення громадян знімаються з контролю працівниками Відділу шляхом внесення дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень, що відображаються в реєстраційно-контрольних картках документів.

V. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян

5.1. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копією листа-відповіді повертаються до Відділу для централізованого формування справ, картотек, банку даних та зберігання.

Формувати та зберігати справи у виконавців забороняється.

5.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вкладається у м'яку обкладинку (додаток 6). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до цієї групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.

Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою (додаток 7).

5.3. Звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях зберігаються протягом часу, визначеного зведеною номенклатурою справ Мінпромполітики України.

5.4. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян їх передача особі, відповідальній за ведення архівної справи у Мінпромполітики України, а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

VI. Аналіз роботи зі зверненнями громадян

6.1. Керівники структурних підрозділів Мінпромполітики України або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

6.2. Працівник Відділу, відповідальний за ведення діловодства за зверненнями громадян, щокварталу до 07 числа місяця, наступного за звітним періодом, готує та подає керівнику Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв'язків з громадськістю (патронатна служба) звіт про роботу зі зверненнями громадян, що надійшли до Мінпромполітики України, проведення особистих прийомів громадян та про результати вирішення порушених питань (додаток 8).

6.3. Щороку до 15 січня Відділ готує та подає Міністру довідку про роботу зі зверненнями громадян у Мінпромполітики України за звітний рік. Аналітичні довідки поточного характеру складаються за потреби.

 

Заступник директора Департаменту
забезпечення роботи Міністра,
документообігу та зв'язків з
громадськістю (патронатна служба)

О. В. Левкович

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Мінпромполітики України

20__ р.

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Вид звернення

 

Заявник

 

Адреса

За суб'єктом

 

Кількість авторів звернення

 

Дата надходження

Реєстраційний індекс

Кореспондент

Дата відправки

Індекс документа

Кількість додатків

 

 

 

 

 

 

Кратність

 

Аркушів

 

Короткий зміст

 
 
 

Контрольний термін

 

Управління головного виконавця

 

Результат розгляду

 

Дата зняття з контролю

 

Категорія заявника (соціальна група)

 

Соціальний стан заявника

 

Найменування питання

 

 

ВКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки

Елементи реєстраційно-контрольної картки

Пояснення до заповнення

Заявник

Прізвище, ім'я, по батькові автора, для колективних листів - запис "колективний" і зазначається прізвище одного з авторів

Адреса

Місце проживання або роботи, телефон заявника

Дата надходження

Число, місяць, рік одержання

Реєстраційний індекс

Складається відповідно до цієї Інструкції з особливостями, передбаченими для виду звернення (особисте, колективне, анонімне, на особистому прийомі тощо)

Кореспондент

Найменування юридичної особи, що надіслала кореспонденцію

Дата відправки

Число, місяць, рік надіслання листа кореспонденту

Індекс документа

Індекс супровідного листа юридичної особи, що переслала пропозицію, заяву, скаргу

Вид звернення

Пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга; колективне, без підпису; одержане поштою, на особистому прийомі, передане через уповноважену особу

За суб'єктом

Індивідуальне, колективне, анонімне

Кратність

Первинне, повторне, масове, дублетне, неодноразове

Контрольний термін

Зазначається відповідно до резолюції або строків виконання, встановлених законодавством

Короткий зміст

Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги

Категорія заявника
(соціальна група)

Дані про заявника (учасник Великої Вітчизняної війни; дитина війни; інвалід війни; учасник бойових дій; ветеран праці; інвалід I групи; інвалід II групи; інвалід III групи; дитина-інвалід; мати-одиначка; мати-героїня; багатодітна сім'я; особа, що постраждала від аварії на Чорнобильській атомній електростанції; Герой України тощо)

Соціальний стан заявника

Безробітний, військовослужбовець, державний службовець, підприємець, пенсіонер, працівник бюджетної сфери, робітник, селянин, служитель релігійної організації, учень, студент тощо

 

ЖУРНАЛ
обліку звернень громадян

N
з/п

Дата надходження та реєстраційний індекс

Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання чи місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника

Звідки одержано, дата, індекс, взяття на контроль

Короткий зміст порушених питань

Індекс порушених питань

Зміст резолюції, її дата та автор, виконавець, термін виконання

Дата, індекс, зміст документа, прийняті рішення, виконавець, зняття з контролю

Номер справи за номенклатурою

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян

N
з/п

Дата прийому

Хто прийняв

Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадянина

Порушене питання

Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання

Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця

короткий зміст

індекс

1

2

3

4

5

6

7

 

ФОРМА
РЕЄСТРАЦІЙНОГО
ШТАМПА

Найменування
організації

Дата

Індекс

 

ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги

                                                   Міністерство промислової політики України

_____________________________________________________________________________________
                                                                                      (назва структурного підрозділу)

Пропозиція, заява, скарга (необхідне підкреслити)

____________________________________________________________
                                   (реєстраційний індекс, дата надходження)

____________________________________________________________
                                                                 (П. І. Б.)
____________________________________________________________
                                               (місце проживання (роботи))
Розпочато ________________ Закінчено _______________
                                        (дата)                                                      (дата)

Підлягає поверненню

 

  

 

ЗВІТ
про роботу зі зверненнями громадян, що надійшли до Мінпромполітики України

за період
з ________ по ____________

Звідки надійшли звернення

Кількість звернень

З них

Кількість громадян, що звернулися

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Від громадян поштою

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Від громадян на особистому прийомі

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Через уповноважену особу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Через органи влади

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

з них від Кабінету Міністрів України

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Через засоби масової інформації

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Від інших органів, установ, організацій

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Колективних. 2. Повторних. 3. Від героїв, інвалідів Великої Вітчизняної війни. 4. Від ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. 5. Пропозиції. 6. Заяви, клопотання. 7. Скарги. 8. Вирішено позитивно. 9. Відмовлено у задоволенні. 10. Надано роз'яснення. 11. Звернення, що повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України "Про звернення громадян". 12. Звернення, що пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян". 13. Звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України "Про звернення громадян". 14. Розглянуто, надано відповідь з порушенням термінів. 15. У стадії розгляду.

__________________________
(посада)

________________
(підпис)

_________________
(П. І. Б.)

____________

Опрос