Идет загрузка документа (187 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении некоторых нормативно-правовых актов по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния

Минюст
Порядок, Приказ от 30.12.2013 № 2804/5
редакция действует с 11.09.2018

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

30.12.2013

м. Київ

N 2804/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
31 грудня 2013 р. за N 2241/24773

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

Із змінами і доповненнями, внесеними
 
наказами Міністерства юстиції України
 від 9 липня 2015 року N 1189/5
,
 від 19 липня 2016 року N 1963/5
,
 від 2 грудня 2016 року N 3447/5
,
від 29 серпня 2018 року N 2825/5

Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, із змінами, та з метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до вимог законодавства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів;

2) Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 04 листопада 2002 року N 94/5 "Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2002 року за N 866/7154.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Начальникам головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити створення належних умов зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

(пункт 4 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5)

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної реєстраційної служби Ворону Д. М. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Анохіна О. В.

 

Міністр

О. Лукаш

ПОГОДЖЕНО:

 

Перший заступник
Голови Державної
реєстраційної служби України

І. І. Завальна

Голова Державної
архівної служби України

О. П. Гінзбург

 

Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

(У тексті слова "головне управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінено словами "головне територіальне управління юстиції" у відповідних відмінках і числах згідно з наказом Міністерства юстиції України від 9 липня 2015 року N 1189/5)

(У тексті слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінено словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінено словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах згідно з наказом Міністерства юстиції України від 19 липня 2016 року N 1963/5)

I. Загальні положення

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі - метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану формуються з актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану на паперових носіях.

II. Місце та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

(абзац перший пункту 1 розділу ІІ  із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5
,
 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 01 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції.

3. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції.

4. Метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції.

5. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві разом з документами, на підставі яких зазначеними закордонними установами проведено державну реєстрацію актів цивільного стану.

(абзац перший пункту 5 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з
 
наказами Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5,
 від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області.

(абзац другий пункту 5 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з
 
наказами Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5,
 від 19.07.2016 р. N 1963/5)

III. Оформлення та облік книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

1. Оформлення книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги передбачає нумерацію аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цієї книги, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, оправлення книги в тверду обкладинку, оформлення обкладинки та титульного аркуша.

2. Книга державної реєстрації актів цивільного стану формується з актових записів цивільного стану одного виду в хронологічному порядку відповідно до дати їх складання за районами (містами), а в межах району - в алфавітному порядку за сільськими, селищними, міськими (крім міст обласного значення) радами.

3. До книги державної реєстрації актів цивільного стану включається 250 актових записів цивільного стану одного виду, складених протягом календарного року.

Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.

Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об'єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих записів або всієї книги.

4. Включені до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги аркуші актових записів цивільного стану (метричних записів) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Для нумерації аркушів не можна застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці.

Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195б.

5. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга розпочинається з титульного аркуша, виготовленого друкарським способом (додаток 1), який забороняється наклеювати на обкладинку книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги. У разі зміни найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану упродовж періоду зберігання книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги на титульному аркуші зазначається нове найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а попереднє береться в дужки.

6. Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.

В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі "Примітка" внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.

7. З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) (додаток 3), що вміщується наприкінці книги.

Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

8. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга оправляються у тверду обкладинку, при цьому вилучаються металеві кріплення (скріпки, шпильки).

На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (додаток 4); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати - дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи.

Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

9. З метою забезпечення збереженості та контролю за наявністю і рухом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг після їх оформлення книги вносяться до книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг (додаток 5). Книга державної реєстрації актів цивільного стану, у якій вміщено актові записи цивільного стану одного виду за декілька років, а також метрична книга, об'єднана за декілька років, обліковуються у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг за останнім роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів).

10. Аркуші у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прошиваються та нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором.

З метою обліку аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша цього журналу.

У засвідчувальному написі, який підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, зазначається цифрами і словами кількість аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

11. Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних територіальних управлінь юстиції складають опис справ постійного зберігання (далі - опис справ) (додаток 6) щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках. Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою.

Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

12. Графи опису справ заповнюються відповідно до відомостей, внесених до титульного аркуша та внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги).

У графах 4, 5 "Крайні дати документів справи (тому, частини)" опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану - дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

(абзац другий пункту 12 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Графа 7 "Примітка" опису справ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.

При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 "Заголовок справи (тому, частини)" позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.

13. Після схвалення експертною комісією (ЕК) Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції) описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей або міст Києва і Севастополя (далі - державний архів). Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.

(абзац перший пункту 13 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

IV. Перевіряння наявності та стану справ

1. У відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних територіальних управлінь юстиції проводиться перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Позапланове перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться:

після переміщення документів в інше архівосховище;

після ліквідації надзвичайних ситуацій;

у разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особи, відповідальної за ведення діловодства;

під час реорганізації або ліквідації установи;

за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.

2. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану або комісією, яка створюється відповідно до наказу головного територіального управління юстиції.

(абзац перший пункту 2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з
 
наказами Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5,
 від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів опису справ з описуванням справ на титульному аркуші та внутрішньому описі книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Фізичний стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.

3. Під час перевіряння складається аркуш перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 7), у якому фіксуються всі виявлені недоліки. На кожний опис справ складається окремий аркуш перевіряння.

4. Після завершення перевіряння в кожному описі справ після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підписи осіб, які перевіряли справи цього опису.

5. У разі виявлення в описі справ необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів справ складається новий опис справ у наведеному вище порядку.

6. Акт перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 8) складається після перевіряння наявності та стану документів, і до нього додається аркуш перевіряння наявності та стану документів.

7. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, організовується їх розшук. Для цього необхідно: вивчити книгу обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг; перевірити в архівосховищі справи, що розміщені поруч; вивчити документи справи, у першу чергу акти передавання справ на постійне зберігання до відповідного державного архіву, а також аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ постійного зберігання.

Розшук невиявлених справ постійного зберігання проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені для них в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книг обліку надходжень і вибуття, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181 (далі - Правила).

(пункт 8 розділу IV у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

9. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку і на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 11).

10. У разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції для приймання-передавання справ наказом головного територіального управління юстиції створюється комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

(пункт 10 розділу IV у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5)

11. Під час приймання-передавання перевіряються наявність, стан та умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них (описи справ, книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, алфавітних журналів); стелажного обладнання, протипожежної та охоронної сигналізації.

Наявність і стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища відображаються в акті приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток 12). За аналогічною формою складається акт під час зміни особи, відповідальної за ведення діловодства, який підписується цією особою та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

12. У випадку виявлення нестачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища комісія негайно інформує заступника начальника головного територіального управління юстиції з питань державної реєстрації - начальника Управління державної реєстрації для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна з дотриманням вимог пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил.

(пункт 12 розділу IV із змінами, внесеними згідно з наказами
 Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5,
 від 19.07.2016 р. N 1963/5)

V. Порядок передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державних архівів

1. Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п'яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно до вимог цього Порядку.

Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.

2. Передача відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг і обліково-довідкового апарату до них до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції оформлюється актом про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них (додаток 13).

Під час першого передавання документів до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції подається історична довідка про цей відділ та його документи, яка складається з дотриманням вимог глави 6 розділу XI Правил.

(абзац другий пункту 2 розділу V із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

У разі подання історичної довідки при попередній передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції подається доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни в найменуванні, підпорядкуванні, функціях відділу, що відбулися за цей час, тощо.

3. Перед передаванням книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції спільно з представником державного архіву проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану книг. Виявлені недоліки підлягають усуненню шляхом проведення відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції дезінфекції, знепилення, реставрації тощо.

4. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції проводить порівняння (зіставляння) кожного актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником, включеним до книги, що зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Якщо актовий запис цивільного стану (метричний запис), включений до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, що передається до державного архіву, не містить змін, які внесені до другого його примірника у випадках, передбачених законодавством, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції вносить до нього відповідні зміни, яких бракує.

Запис про внесення змін повинен містити, крім найменування, дати документа, на підставі якого вони були внесені до другого примірника актового запису цивільного стану (метричного запису), вказівку про те, що зміни внесені при порівнянні актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції та печаткою відділу.

5. Якщо до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції не включено актовий запис цивільного стану (метричний запис), другий примірник якого зберігається у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, то ці книги розшиваються.

Необхідний актовий запис цивільного стану (метричний запис) вилучається з книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції та включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції.

Сформована таким чином книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції знову прошивається, її аркуші нумеруються та складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці книги та підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

В аналогічному порядку у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції замінюються невиправно пошкоджені актові записи цивільного стану (метричні записи) на ті записи, які збереглися в кращому стані.

6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції передає до державного архіву книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги і обліково-довідковий апарат до них згідно з графіком, затвердженим керівниками цього відділу та державного архівну.

Передавання здійснюється за описами справ у трьох примірниках у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та словами зазначаються фактична кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, переданих до державного архіву, дата приймання-передавання і проставляються підписи осіб, що здавали та приймали книги.

Передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг оформлюється актом приймання-передавання справ на постійне зберігання, що складається у двох примірниках.

Три примірники опису справ та один примірник акта приймання-передавання справ на постійне зберігання разом з книгами державної реєстрації актів цивільного стану, метричними книгами, обліково-довідковим апаратом до них передаються до державного архіву; один примірник опису справ разом з примірником акта приймання-передавання справ на постійне зберігання повертається у відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції направляє копії опису справ та акта приймання-передавання справ на постійне зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції.

7. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву пошкоджені примірники актових записів цивільного стану, які були замінені при передаванні, а також книги, до яких включено другі примірники актових записів цивільного стану, які залишились у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, підлягають знищенню, про що складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).

Знищення проводиться після погодження цього акта ЕПК відповідного державного архіву та затвердження керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану шляхом спалення або подрібнення актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг без подрібнення.

8. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву у графі "Примітка" книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, описів справ зазначаються причина вибуття цих документів, назва, дата і номер документа, що став підставою для їх виключення із списку, наприклад: "Книги державної реєстрації народжень з N 19 по N 29 вибули у зв'язку з передаванням до Державного архіву Донецької області. Акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року N 1"; "Книгу державної реєстрації смертей N 176 розформовано під час підготовки документів до передавання на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Актові записи цивільного стану N 25, N 129 цієї книги включено до книги державної реєстрації смертей N 12, що передана на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області, акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року N 2. Інші актові записи цивільного стану книги державної реєстрації смертей N 176 знищено. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року N 1"; "Книгу державної реєстрації смертей N 176 знищено після передавання документів на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року N 1".

VI. Умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг в архівосховищах відділів державної реєстрації актів цивільного стану

1. Для зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та створення необхідних умов для роботи з ними у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього архівосховище.

За відсутності архівосховища у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються в металевих шафах, які в кінці робочого дня опечатуються.

2. Робочі кімнати працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану повинні бути відокремлені від архівосховища.

3. Архівосховище має бути відділене від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, де зберігаються або застосовуються вогненебезпечні, хімічні речовини, харчові продукти, і не повинно мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі забороняється прокладання газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів.

Якщо архівосховище розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

Обладнання архівосховищ здійснюється з урахуванням вимог глави 5 розділу VIII Правил.

(абзац четвертий пункту 3 розділу VI із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

Зовнішні двері архівосховища ізолюються металом та в неробочий час опечатуються.

Архівосховище відмикається і замикається у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану).

4. Архівосховище має відповідати протипожежним нормам, встановленим законодавством, та бути обладнане пожежною сигналізацією і засобами пожежогасіння.

В архівосховищі забороняються паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

На випадок виникнення пожежі, повені та інших надзвичайних ситуацій, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб у відділі державної реєстрації актів цивільного стану складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та інших документів, що знаходяться в архівосховищі, додаються перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план заходів затверджується в установленому законодавством порядку.

5. В архівосховищі забезпечуються відповідний температурно-вологісний і світловий режими зберігання: температура повітря +17° - +19° C і відносна вологість - 50 - 55 %, для виміру яких подалі від опалювальних та вентиляційних систем встановлюються термометри і гігрометри (психрометри). В архівосховищах з нерегульованим кліматом рекомендовано встановлення кондиціонерів, зволожувачів повітря.

Показники контрольно-вимірювальних приладів щотижня фіксуються у спеціальному журналі. Перевіряння роботи зазначених приладів здійснюється щороку.

Проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі здійснюється з дотриманням вимог глави 4 розділу VIII Правил.

(абзац третій пункту 5 розділу VI із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

6. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги розміщуються на стелажах у хронологічному порядку за роками, в межах років - за видами, з урахуванням вимог, встановлених главою 6 розділу VIII Правил.

(пункт 6 розділу VI із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

7. Вхід в архівосховище та ознайомлення із записами в книгах державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділу державної реєстрації актів цивільного стану у порядку, визначеному керівником відділу.

 

Директор Департаменту
взаємодії з органами влади

О. В. Анохін

 

____________________________________________________________________________________
                                                (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

____________________________________________________________________________________

  СПРАВА N _____________________ ТОМ N ____________________

____________________________________________________________________________________
                              (найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги))

____________________________________________________________________________________
                                                                                                                                                                                       (дата)

 

На ________ аркушах
Зберігати __________

 

Внутрішній опис документів справи N ______
(книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги)

N
з/п

Найменування адміністративно-територіальної одиниці (район, місто, район у місті, селище, село, повіт, волость тощо)
   (зазначається в алфавітному
                    порядку)

Початковий та кінцевий номери актових записів цивільного стану

Номери аркушів

Початкова та кінцева дати складання актових записів цивільного стану

Примітка

Разом ________________________________________________ актових записів цивільного стану
                                                              (цифрами і словами)
(метричних записів).

Кількість аркушів документів _________________________________________________________.
                                                                                                                            (цифрами і словами)

Кількість аркушів внутрішнього опису ___________________________________________________
                                                                                                                                            (цифрами і словами)

Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану

 
 
_______
(підпис)

 
 
_____________
(ініціали, прізвище)

Дата

(додаток 2 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

Засвідчувальний напис справи N _______
(книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги)

     У книзі підшито і пронумеровано _______________________________________________ аркушів,
                                                                                                                          (цифрами і словами)

у тому числі: літерні номери ___________________________;

пропущені номери ___________________________________

+ аркушів внутрішнього опису _________________________.

Особливості фізичного стану та формування справи

Номери аркушів

1

2

 

 

 

 

Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану

 
 
______
(підпис)

 
 
______________
(ініціали, прізвище)

Дата


(додаток 3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

УМОВНІ ЗНАКИ
видів актових записів цивільного стану

1 - актовий запис про народження;

1 П - поновлений актовий запис про народження;

2 - актовий запис про смерть;

3 - актовий запис про шлюб;

4 - актовий запис про розірвання шлюбу;

5 - актовий запис про зміну імені;

6 П - поновлені актові записи цивільного стану (про смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені).

 

КНИГА
обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

Том N ______________

Розпочато _____________

Закінчено ___________

N
з/п

Дата надходження або вибуття

Найменування адміністративно-
територіальної одиниці (район, місто, район у місті, селище, село, повіт, волость тощо)

Назва, N і дата документа, що підтверджує надходження
(вибуття) документів

Надходження документів

Вибуття документів

Примітка

кількість справ постійного зберігання

кількість справ постійного зберігання

1

2

3

4

5

6

7

Разом у ______________ році надійшло __________________________________________ справ
                                                                                                                                 (цифрами і словами)
(наводяться дані за графою 5);

вибуло ____________________________________________ справ (наводяться дані за графою 6).
                                                        (цифрами і словами)

Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану

 
 
________
(підпис)

 
 
___________________
(ініціали, прізвище)

Дата

(додаток 5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

Фонд N _____________
Опис N ______________
справ постійного зберігання
*

за ________ рік

До опису внесено _________________________________________________________________ справ
                                                                                                                (цифрами і словами)
з N __________ по N _________________, у тому числі:

літерні номери ________________________________________________________________________;

пропущені номери _____________________________________________________________________

___________________________
(посада особи, яка склала опис)

____________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

___________________________
(дата)

 

 

СХВАЛЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК
головного територіального
управління юстиції

Протокол засідання ЕПК державного
архіву

____ ________ ______ N ____

_____ ________ ____ N ____

____________
* Книга державної реєстрації актів цивільного стану (метрична книга).

** Умовний знак виду актового запису цивільного стану (метричного запису), включеного до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

*** Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

(додаток 6 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

_____________________________________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N ___
наявності та стану справ постійного зберігання

Фонд ____________________________
                                        (назва фонду)

Перевіряння проводили

_____________
(дата)

____________
(посада)

____________
(підпис)

_________________________
(ініціали, прізвище)

 

 

_____________
(дата)

____________
(посада)

____________
(підпис)

_________________________
(ініціали, прізвище)

 

 

_____________
(дата)

____________
(посада)

____________
(підпис)

_________________________
(ініціали, прізвище)

 

Разом
______________________________________________________________________________________________________________________ справ.
                                                                                                                                              (цифрами і словами)

Аркуш склали:

____________________________________________
(посада)

______________
(підпис)

_______________________________
(ініціали, прізвище)

____________________________________________
(посада)

______________
(підпис)

_______________________________
(ініціали, прізвище)

____________________________________________
(посада)

______________
(підпис)

_______________________________
(ініціали, прізвище)

______________
(дата)

 

(додаток 7 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
              (місце складання)

перевіряння наявності
та стану справ постійного зберігання

Фонд N ____________, назва фонду ______________________________________________________

Перевіряння проводилося з _____________________________ по _____________________________
                                                                                                (дата)                                                                         (дата)

Перевірянням встановлено:

1. Внесено до описів _____________________________________________________________ справ.
                                                                                                              (цифрами і словами)

2. Не виявлено в наявності ________________________________________________________ справ.
                                                                                                              (цифрами і словами)

3. Мають літерні номери __________________________________________________________ справ,
                                                                                                              (цифрами і словами)

з них:

 

           а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому записі

____________ справ;
       (цифрами)

           б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому записі

____________ справ.
      (цифрами)

4. Пропущено номерів:

 

           а) врахованих у підсумковому записі

____________ справ;
      (цифрами)

           б) не врахованих у підсумковому записі

____________ справ.
      (цифрами)

5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів

____________ справ.
      (цифрами)

6. Разом з числа внесених до описів у наявності є

____________ справ,
      (цифрами)

з них:

 

           а) потребують дезінфекції і дезінсекції

____________ справ;
      (цифрами)

           б) невиправно пошкоджені

____________ справ;
      (цифрами)

           в) потребують реставрації

____________ справ.
      (цифрами)

7. Не внесених до описів __________________________________________________________ справ.
                                                                                                            (цифрами і словами)

8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є
_______________________________________________________________________________ справ.
                                                                                        (цифрами і словами)

9. Характеристика умов зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

Перевіряння проводили

 

 

______________________________
(посада)

_______________
(підпис)

______________________________
(ініціали, прізвище)

______________________________
(посада)

_______________
(підпис)

______________________________
(ініціали, прізвище)

______________________________
(посада)

_______________
(підпис)

______________________________
(ініціали, прізвище)

______________________________
(дата)

 

 

(додаток 8 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________________
(посада керівника відділу державної
реєстрації актів цивільного стану)

________________________________________
(посада керівника державного архіву)

____________           ____________________
          (підпис)                                (ініціали, прізвище)

____________           ____________________
          (підпис)                               (ініціали, прізвище)

____________
            (дата)

____________
            (дата)

М. П.

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
               (місце складання)
приймання-передавання
справ (документів)
на постійне зберігання

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

У зв'язку із ___________________________________________________________________________
                                                                      (закінченням строків зберігання, ліквідацією установи тощо)
______________________________________________________________________________ передає,
                                         (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
а ____________________________________________________________________________ приймає
                                                                           (найменування державного архіву)
документи фонду N _______, ____________________________________________________________
                                                                                                                                (назва фонду)
за _____________________________ роки, а також довідковий апарат до них:

Номери відсутніх справ __________________________________________________________________

Всього прийнято _________________________________________________________________ справ.
                                                                                                          (цифрами і словами)

Передавання здійснив:

_________________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
___________________________________
(дата)

Приймання здійснив:

_________________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
___________________________________
(дата)

(додаток 9 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
               (місце складання)
про невиправні пошкодження
справ (документів)

Фонд N ___________

Назва фонду ___________________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

Разом виявлено пошкоджених _____________________________________________________ справ,
                                                                                                                             (цифрами і словами)
_____________________________________ документів.
                                 (цифрами і словами)

Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _______________________________________
_____________________________________________________________________________________

Керівник (завідувач сектору)
відділу державної реєстрації
актів цивільного стану

 

 

_______________
(дата)

 

____________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
головного територіального управління юстиції
___ ____________ ____ N ___
(дата)

СХВАЛЕНО
  
Протокол засідання ЕПК державного архіву
___ ____________ ____ N ___
(дата)

СХВАЛЕНО
Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву
___ ____________ ____ N ___
(дата)

 

(додаток 10 у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

___________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ

N справи

Заголовок справи

Крайні дати документів справи

Кількість аркушів

Позначки про хід розшуку

Результати розшуку

1

2

3

4

5

6

(додаток 11 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник начальника головного територіального управління юстиції з питань державної реєстрації - начальник Управління державної реєстрації
________________ _______________________
                 (підпис)                           (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
               (місце складання)

приймання-передавання справ
постійного зберігання
під час зміни керівника відділу
державної реєстрації актів
цивільного стану

Відповідно до наказу ___________________________________________________________________
                                                                               (найменування головного територіального управління юстиції)
від ___ ____________ ____ N ___ _________________________________________________ передав,
                                                                                                                     (ініціали, прізвище)
а ____________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена на підставі
                                      (ініціали, прізвище)
зазначеного наказу, у складі голови ______________________________________________________
                                                                                                                                    (ініціали, прізвище)
і членів комісії ________________________________________________________________________
                                                                                                           (ініціали, прізвище)
_____________________________________________________________________________________
                                                                                                    (ініціали, прізвище)
документи архіву та обліково-довідковий апарат до них.

Разом прийнято _________________________________________________________________ справ,
                                                                                                            (цифрами і словами)
_________________________________ описів у ________________________________ примірниках.
                          (цифрами і словами)                                                                    (цифрами і словами)

Стан документів і описів _______________________________________________________________
                                                                                                                (загальна характеристика)
_____________________________________________________________________________________

Водночас передаються _________________________________________________________________
                                                                                                  (кількість алфавітних журналів, їх стан)

Стан приміщення архівосховища ________________________________________________________
                                                                                                                              (загальна характеристика)
_____________________________________________________________________________________

Наявність і стан обладнання та інвентарю архівосховища ____________________________________
_____________________________________________________________________________________
                                                                                         (загальна характеристика)

Передав

_____________________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

Прийняв

_____________________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

Голова комісії

_____________________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

Члени комісії:

_____________________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

 

_____________________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

____________
(дата)

 

 

 

(додаток 12 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5
,
у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану головного територіального
управління юстиції)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів
цивільного стану управління державної реєстрації
головного територіального управління юстиції)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                  (дата)

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
               (місце складання)

про передачу книг державної реєстрації
актів цивільного стану, метричних книг
та обліково-довідкового апарату до них

У зв'язку із закінченням строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану _____________________________________________________________________________________
         (найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції)
передав до відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації _____________________________________________________________________________________
                                                             (найменування головного територіального управління юстиції)
для проведення звіряння та подальшої передачі до державного архіву:

1) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги
                                                          (потрібне підкреслити)

Усього передано _______________________________________________________________________
                                                                                                                     (цифрами і словами)
книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг;
                                                  (потрібне підкреслити)

2) обліково-довідковий апарат до них, електронні носії:

Усього передано ____________________________________ одиниць обліково-довідкового апарату.
                                                                           (цифрами і словами)

Передавання здійснив:
______________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
________________________________
(дата)

Приймання здійснив:
______________________________________
(посада, підпис,
ініціали, прізвище)
________________________________
(дата)

(додаток 13 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5
,
у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

 

________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів
цивільного стану)

ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________________
(посада керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану)
________________ _______________________
                (підпис)                          (ініціали, прізвище)

________________
                   (дата)

М. П.

АКТ
_______________ N _____
_______________________
               (місце складання)

про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду

На підставі ____________________________________________________________________________
                                                                                    (назва і вихідні дані примірної номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _____________________________________________________________________
                                                                                                                       (назва фонду)

Разом __________________________________________________ справ за _________________ роки.
                                                               (цифрами і словами)

Керівник відділу державної
реєстрації актів цивільного
стану управління державної реєстрації
головного територіального
управління юстиції
  

____________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК головного
територіального управління юстиції

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву

_____________ N ______

_____________ N ______

Описи справ постійного зберігання за __________________ роки схвалено ЕК ________________________________________________________________________ та погоджено з
                                        (найменування головного територіального управління юстиції)
ЕПК _________________________________________________________________________________
                                                                                                   (найменування державного архіву)
(протокол від ___ ________________ N ________).

Документи в кількості ______________________________________________________________ справ
                                                                                                                (цифрами і словами)
вагою _________________ кг здано в ________________________________________ на переробку за
                                                                                                                    (найменування установи)
приймально-здавальною накладною від ___ ________________ N ________ або знищено шляхом спалення (потрібне підкреслити).

______________________________________
(посада особи, яка здала (знищила) документи)

____________
(підпис)

________________________
(ініціали, прізвище)

______________
(дата)

 

 

 

(додаток 14 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. N 1189/5
,
у редакції наказу Міністерства
 юстиції України від 19.07.2016 р. N 1963/5)

____________

Опрос