Идет загрузка документа (13 kByte)
Главный правовой
портал Украины
Главный правовой
портал Украины
Остаться Попробовать

Об утверждении Порядка учета уникальных документов, хранящихся у владельцев документов или уполномоченных ими лиц, пребывающих в зонах комплектования архивных учреждений

Государственный комитет архивов
Порядок, Приказ от 16.08.2010 № 124
Утратил силу

Про затвердження Порядку обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ

Наказ Державного комітету архівів України
від 16 серпня 2010 року N 124

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
8 вересня 2010 р. за N 789/18084

Наказ втратив чинність
(згідно з наказом Міністерства юстиції України
 від 5 жовтня 2015 року N 1897/5)

Відповідно до статей 12, 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, наказую:

1. Затвердити Порядок обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ (додається).

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Держкомархіву (Кисельова Л. А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Музичук О. В.

4. Наказ набирає чинності через 10 днів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

 

Голова Державного комітету  

О. П. Гінзбург 

ПОГОДЖЕНО: 

 

Міністр культури і
туризму України
 

 
М. А. Кулиняк
 

 

ПОРЯДОК
ОБЛІКУ УНІКАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЗБЕРІГАЮТЬСЯ У ВЛАСНИКІВ ДОКУМЕНТІВ АБО УПОВНОВАЖЕНИХ НИМИ ОСІБ, ЩО ПЕРЕБУВАЮТЬ У ЗОНАХ КОМПЛЕКТУВАННЯ АРХІВНИХ УСТАНОВ

1. Цей Порядок розроблено відповідно до статей 12, 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Державний реєстр національного культурного надбання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1992 року N 466, Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004.

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, архівні відділи райдержадміністрацій, міських рад (далі - архівні установи).

3. Цей Порядок визначає основні вимоги щодо ведення обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ (далі - унікальні документи).

4. Безпосередньо роботу щодо обліку унікальних документів здійснюють відповідні структурні підрозділи або відповідальні особи архівних установ, у зонах комплектування яких перебувають власники документів або уповноважені ними особи, а також власники документів або уповноважені ними особи за власним бажанням або відповідно до договорів з архівними установами.

5. Облік унікальних документів, їх страхового фонду та фонду користування ними здійснюється з метою забезпечення їх адресного пошуку та контролю за їх наявністю і станом збереженості. В архівній установі на кожного власника унікального документа або уповноважену ним особу створюється окремий фонд, де зберігаються страховий фонд унікальних документів та фонд користування ними у вигляді копій.

6. Основними обліковими документами, що містять інформацію про унікальні документи, є: Державний реєстр національного культурного надбання (розділ "Унікальні документи Національного архівного фонду"), анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду, опис страхового фонду, книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування, картка фонду.

7. Архівні установи ведуть облік унікальних документів за аркушем обліку унікального документа, що зберігається у власника документа або уповноваженої ним особи, що перебуває у зоні комплектування архівної установи (далі - Аркуш) (додаток), який укладають у двох примірниках.

8. Перший примірник Аркуша залишається в архівній установі і включається до облікових документів.

Другий примірник Аркуша архівна установа передає власнику унікального документа або уповноваженій ним особі.

9. Внесення змін до Аркуша здійснюється на підставі акта про зміни та доповнення до Аркуша (далі - акт) довільної форми, який укладають, підписують та подають до відповідної архівної установи власники унікальних документів або уповноважені ними особи.

10. Після внесення інформації про зміни та доповнення до Аркуша акти постійно зберігаються в архівній установі у справі фонду.

11. У разі вилучення документа з Державного реєстру національного культурного надбання (розділ "Унікальні документи Національного архівного фонду") в Аркуші зазначаються номер і дата протоколу Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, згідно з рішенням якої документ було вилучено з Державного реєстру національного культурного надбання. Витяг з протоколу Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву постійно зберігається в архівній установі у справі фонду.

 

Заступник начальника управління -
начальник відділу зберігання та обліку
Національного архівного фонду
Державного комітету архівів України
 

 
 
 
Л. А. Кисельова
 

 

Аркуш обліку унікального документа, що зберігається у власника документа або уповноваженої ним особи, що перебуває у зоні комплектування архівної установи*

Назва архівної установи _________________________________________________________________

1. Інформація про внесення документа до Державного реєстру національного культурного надбання

Реєстраційний номер документа за Державним реєстром національного культурного надбання _____

Протокол Експертно-перевірної комісії від ____________ N ___________________________________

Протокол Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) від ____________ N ____________

2. Описування документа

Заголовок документа ___________________________________________________________________

Вид документа ________________________________________________________________________

Автор документа ______________________________________________________________________

Дата (час створення) документа __________________________________________________________

Мова документа _______________________________________________________________________

Анотація _____________________________________________________________________________

Історична довідка ______________________________________________________________________

Власник ______________________________________________________________________________

Відомості про проведення грошової оцінки документа _______________________________________

3. Фізичний стан документа

Матеріальний носій ____________________________________________________________________

Розміри документа _____________________________________________________________________

Обсяг документа ______________________________________________________________________

Фізичний стан документа _______________________________________________________________

Відомості про реставрацію ______________________________________________________________

Відомості про створення страхового фонду та фонду користування ____________________________

4. Місце зберігання документа

Адреса місця зберігання ________________________________________________________________

Архівний шифр: фонд N _______, оп. N ______, од. зб. N _______, од. обл. N ______, арк. N ______

5. Страхування документа

Назва і місцезнаходження страхової компанії ______________________________________________

Дата проведення страхування ___________________________________________________________

Номер страхового поліса _______________________________________________________________

Розмір страхового тарифу ______________________________________________________________

6. Інформація про вилучення документа з Державного реєстру національного культурного надбання

Протокол ЦЕПК від ____________ N _____________________________________________________

Аркуш уклав __________________________________________________________________________
                                                                                          (посада, підпис, розшифрування підпису) 

Дата складання Аркуша ___ ____________ 20__

Інформація про зміни та доповнення
_____________________________________________________________________________________

Дата внесення змін та доповнень ___ ____________ 20__
_____________________________________________________________________________________
                                                                           (посада, підпис, розшифрування підпису) 

____________
* Залежно від обсягу інформації Аркуш може бути заповнений на кількох аркушах.  

____________

Опрос